<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1807140382886183&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Aanmelden Xerius Drive >

Aftrekbare beroepskosten: de mythe ontkracht

24 januari 2018 door Stefaan Viaene

Meerwaarde-van-kosten

‘Je moet kosten maken’ of ‘zet het maar op de zaak’: door die vaak verkondigde boodschappen zou je haast denken dat alles gratis is voor zelfstandigen, maar niets is minder waar. In deze blogpost maken we komaf met de mythe van het kosten maken.

Eerst en vooral dit: hoewel meer kosten minder belastingen betekent, moet elke kost uiteindelijk wél betaald worden. Stel jezelf daarom telkens de vraag of de kost die je wil maken ook effectief een meerwaarde betekent voor je zaak: til je er je product of dienst mee naar nieuwe hoogtes? Geef je er een boost mee aan je naamsbekendheid? Kan je er efficiënter door werken?

De 4 voorwaarden waaraan een beroepskost moet voldoen

Kosten aftrekken werkt zo: als zelfstandige haal je inkomsten uit je activiteiten, maar je doet er ook uitgaven en investeringen voor. Zowel je omzet als het totaal van die beroepskosten vermeld je jaarlijks in je aangifte van de personenbelasting. Hoe hoger de totale kost die je aftrekt van je inkomsten, hoe lager het inkomen waar je belasting op moet betalen. Je betaalt wel minder belastingen, maar er blijft ook minder over om je privékosten mee te betalen.

Om in aanmerking te komen als beroepskost moeten je uitgaven en investeringen aan deze voorwaarden voldoen:

1. De kost houdt verband met je beroep

Geen privékost dus. Soms heb je echter ook ‘gemengde kosten’ (zie verder). Denk maar aan je woning waarin je een kantoor hebt. Let wel: enkel het deel dat je professioneel gebruikt, kan je ingeven als beroepskost. Hetzelfde geldt voor internet, telefoon, energie …

2. De kost helpt je zaak vooruit

Met andere woorden: je doet de uitgave of investering om je bedrijf te starten of te laten floreren. Het maakt niet uit of dat nu een machine is, kantoormateriaal of een etentje met een (potentiële) klant.

3. Betaling en belastingaftrek gebeuren in hetzelfde jaar

Plaatste je bijvoorbeeld op het einde van 2017 nog snel een bestelling, dan kan je de kost niet meer inbrengen in je belastingaangifte van 2017 als de factuurdatum in januari 2018 valt.

4. Je hebt een bewijs nodig van de kost

In de meeste gevallen is dat een factuur, maar ook btw-bonnen, ontvangstbewijzen en onkostennota’s zijn geldige bewijsstukken. Die documenten moet je zeven jaar bijhouden.

Wat te doen met ‘gemengde’ kosten?
Je wagen, internetabonnement of een ruimte in je woning die dienstdoet als werkplek: in de praktijk zijn er heel wat zaken die je zowel professioneel als privé gebruikt. Die kosten splits je op: een deeltje mag je inbrengen als beroepskost, de rest is privé. De precieze verdeelsleutel moet vooral geloofwaardig zijn binnen jouw specifieke situatie. Twijfel je of bepaalde uitgaven in aanmerking komen als beroepskost? Steek dan zeker je licht op bij je boekhouder.

Sommige beroepskosten zijn volledig aftrekbaar, andere gedeeltelijk

Heel wat beroepskosten kan je integraal aftrekken van je belastingen. Zoals kosten aan je kantoor of professionele huisvesting (intresten op je lening, huur, verwarming, telefoon, internet …). Dat is ook het geval voor:

  • De sociale bijdragen die je elk kwartaal betaalt;
  • (Pensioen)verzekeringen zoals een Gewaarborgd Inkomen of een VAPZ;
  • De kosten van je boekhouder zelf.

Daarnaast zijn er kosten die je slechts deels kan inbrengen:

  • Restaurantkosten: 69%
  • Representatiekosten, voor recepties en relatiegeschenken: 50%
  • Brandstof voor je auto: 75% (uitzondering: om van en naar het werk te rijden, mag je 0,15 euro per km aftrekken)
  • Auto: tussen 75% en 100% voor eenmanszaken, tussen 50% en 100% voor vennootschappen (afhankelijk van de CO2-uitstoot)

Voor vrijeberoepers: forfaitaire beroepskosten
In plaats van continu bewijsstukken bij te houden, kan je als vrijeberoeper ook gebruikmaken van een kostenforfait: een bepaald percentage van je omzet, verminderd met je sociale bijdrage. Hoe hoger je omzet, hoe kleiner dat percentage. Maar hoewel het stukken makkelijker is, maken de meesten toch geen gebruik van het forfait. Dat komt omdat de reële beroepskosten meestal hoger liggen. Je boekhouder kan je helpen om de juiste keuze te maken.

Grote investeringen schrijf je boekhoudkundig af over verschillende jaren

Grotere investeringen gaan meestal een langere tijd mee: een kantoor of industriegebouw, wagen, machine, IT-materiaal … In tegenstelling tot de eenmalige beroepskosten schrijf je investeringen over verschillende jaren af. Investeer je bijvoorbeeld in een nieuwe laptop, dan mag je drie jaar na elkaar een derde van de aankoopprijs van het toestel aftrekken.

Conclusie: wik en weeg elke kost

In het wilde weg kosten maken of al je uitgaven over de zaak laten lopen, is geen goed idee. Het komt de financiële gezondheid van je bedrijf niet ten goede en bij een belastingcontrole kan je op de vingers getikt worden. Heb je een vraag over de aftrekbaarheid van een bepaalde kost? Of merk je op het einde van je boekjaar dat je inkomen erg hoog ligt? Eén adres: je boekhouder.

Stefaan Viaene

Geschreven door Stefaan Viaene

Stefaan staat sinds 2009 als verantwoordelijke van zijn team in voor de ondersteuning van ondernemers. Dagelijks zorgt hij samen met zijn team voor correct advies aan starters, en een vlotte opstart van nieuwe ondernemingen.

Ontvang wekelijks een blogupdate

Reageer op dit artikel


Dit artikel gebruiken op je eigen website? Lees hier de voorwaarden.

Een goed idee voor een blogartikel? Laat het ons weten via communicatie@xerius.be of meld je aan als guestblogger