Een goede boekhouder zoeken: hoe de juiste vinden?

Zo, de binnenweg naar jouw ideale boekhouder gezien? Hieronder zetten we alle wegwijzers nog eens op een rijtje. Op die manier kom je stap voor stap tot bij een specialist die volledig op jouw lijn zit.

Stap voor stap je ideale boekhouder vinden

1. Leg je oor te luisteren bij collega-ondernemers

De meeste zelfstandigen vinden hun boekhouder via mond-tot-mondreclame. Dat is logisch, want je collega geeft jou méér dan enkel de contactgegevens. Je verneemt meteen ook relevante info over de aanpak van je boekhouder en eventuele specialisatie.

2. Kies een boekhouder met expertise in jouw vakgebied

Je boekhouder is je rechterhand op belangrijke momenten, zoals je belastingaangifte, de aankoop van een pand of een investering. Ook tussendoor moet je advies inwinnen en resultaten bespreken. Zoek daarom een boekhouder in je buurt én met ervaring in je specifieke branche. Die ervaring is zelfs nog belangrijker wanneer je apotheker of bakker bent of een vrij beroep uitoefent. Want dan gelden voor jou specifieke fiscale regels.

3. Ga op (gratis) kennismakingsgesprek

Een kennismakingsgesprek is normaal altijd gratis. Verken dus gerust het aanbod: zoek op Google naar boekhouders in je buurt, contacteer de beroepsfederatie ITAA, selecteer een drietal adressen en ga langs. Met deze tips maak je dan uit wie uit het beste hout gesneden is:

• je krijgt uitgebreide antwoorden
  Een vraag als “Kies ik voor een eenmanszaak of voor een vennootschap?” is een goede graadmeter. Goede boekhouders lichten alle opties uitgebreid toe. En raden jou pas daarna een piste aan.
• je boekhouder kent je sector
  Een boekhouder kan moeilijk elk beroep uit het hoofd kennen. Maar enige voeling is toch nodig. Volgt er een lange stilte nadat je je beroep hebt toegelicht, dan is hij of zij allicht niet jouw perfecte match.
• je boekhouder denkt proactief mee
  Een goede boekhouder speelt in op jouw ambities. Hij of zij kaart dus bepaalde kwesties zelf aan: kostprijs, sociale bijdragen, mogelijke subsidies,...
• je boekhouder spreekt mensentaal
  Een goede boekhouder doet zijn advies helder uit de doeken. Een handige test: vraag meer informatie over de procedures voor betaling van de sociale bijdragen. Is het betoog duidelijk en helder? Prima, dan kan deze boekhouder jou zelfs de relativiteitstheorie van Einstein uitleggen!

TIP: Hoe helder het advies van je boekhouder ook is, om helemaal mee te zijn met zijn of haar verhaal, neem je best een aantal begrippen op in je woordenschat. Dit begrippenlijstje legt je kort de belangrijkste begrippen uit voor een vlot gesprek met jouw boekhouder.

Een voorbeeld uit de praktijk

Eén keer per jaar krijgt iedere Belg het op zijn bord: de belastingaangifte. Als zelfstandige krijg je zelfs beide delen van het dikke formulier te verwerken. Daarom laten de meeste ondernemers deze klus over aan hun boekhouder. Dat is geen must, want je kan ook zelf de koe bij de horens pakken. Maar wees gewaarschuwd: dat is geen wandelingetje in het park.

Optie 1: je vult de aangifte zelf in

Welk cijferwerk moet je dan allemaal vermelden?

• Je bruto-omzet: het totaalbedrag van alle verkopen van je bedrijf.
• Je reële beroepskosten: alle uitgaven die noodzakelijk zijn om je zaak draaiende te houden. Heel wat beroepskosten kan je volledig aftrekken van je inkomsten. Denk maar aan kosten voor je kantoor of professionele huisvesting en kosten voor telefoon en internet. Ben je zelfstandige in bijberoep? Let dan zeker goed op met de btw, en zorg voor een correcte aangifte van je kosten.
• Je forfaitaire (beroeps)kosten: oefen je een vrij beroep uit? Dan kan je ook kiezen voor forfaitaire kosten. Die bedragen een vast percentage van je omzet min je sociale bijdragen. Hoe hoger je omzet, hoe kleiner het percentage. In de praktijk kiezen veel vrije beroepers voor de reële beroepskosten, omdat deze meestal hoger liggen.
• Je (pensioen)verzekeringen: ook een VAPZ of Gewaarborgd Inkomen zijn beroepskosten. Langs die weg betaalt de fiscus een flink deel van jouw pensioen en vervangingsinkomen.
• Je sociale bijdrage: elk jaar krijg je van je sociaal verzekeringsfonds een fiscaal attest. Daarop staat een samenvatting van de bijdragen die je het jaar ervoor betaalde. Ook deze bijdragen zijn aftrekbaar, waardoor je minder belastingen betaalt.

Optie 2: je schakelt je boekhouder in

Toch loop je een zeker risico door in je eentje het fiscale labyrint in te trekken. Denk alleen al aan de tijd die je verliest bij het invullen. Die kan je toch nuttiger besteden voor je zaak? En er zijn nog meer redenen om de klus aan je boekhouder toe te vertrouwen. Kijk maar:

• Elk jaar groeit het aantal fiscale codes. De wildgroei aan codes op je belastingaangifte gaat onverminderd voort.
• Je boekhouder bemerkt vast aftrekposten die jij over het hoofd zag. Reken maar uit hoeveel je zo bespaart op je belastingen.
• Als expert kent je boekhouder alle uitzonderingen. De regels rond inkomsten uit meerdere activiteiten, zegt jou dat iets? De deels aftrekbare beroepskosten? Het fiscaal statuut van de meewerkende echtgenoot? Het kan allemaal in je voordeel spelen. En je boekhouder weet hoe.

Conclusie

Je kan gerust zelf je belastingaangifte invullen. Maar de job aan je boekhouder toevertrouwen is een investering die je beslist terugverdient.

Wat kost een goede boekhouder of accountant?

Er zijn veel formules mogelijk, want alles hangt af van jouw situatie. Ben je zelfstandige in hoofd- of bijberoep? Hoe complex is je zaak? Hoeveel taken vertrouw je je boekhouder toe?

Daarom zullen de meeste boekhouders jou de vrijheid laten: verkies je een forfait per jaar of per kwartaal? Of betaal je liever per uur? In dat laatste geval mag je uitgaan van uurtarieven die starten vanaf 75 euro, exclusief btw. Vraag altijd een duidelijke offerte, waarin alle taken vermeld worden: invoeren van je facturen, btw-aangifte, belastingaangifte, jaarafsluiting, gesprekken, en ga zo maar door.

Tip: staar je niet blind op de prijs. De investering in een goede boekhouder verdien je dubbel en dwars terug. Wat krijg je voor je geld – die vraag is van belang. Onthoud ook altijd dat boekhoudkosten 100% fiscaal aftrekbaar zijn als beroepskost.

Je kan veranderen van boekhouder

De relatie met je boekhouder of accountant is gefundeerd op vertrouwen. Dat vertrouwen mag echter niet blind zijn. Zorg ervoor dat je altijd op de hoogte bent van wat je consultant doet, en dat je ook begrijpt waar hij of zij mee bezig is. Vergeet niet dat het om jouw zaak gaat, en dat jij dus de eindverantwoordelijkheid draagt.

Voel je je niet meer gelukkig bij de samenwerking? Dan is veranderen mogelijk. Als je indertijd een schriftelijk contract afsloot, respecteer dan de voorziene opzegtermijn. Bij een mondelinge overeenkomst bepaal je in onderling overleg een redelijke opzegtermijn. Je nieuwe boekhouder gaat best van start bij het begin van een nieuw kwartaal of – nog beter – een nieuw boekjaar.