De juridische aspecten van ondernemen: zo ben je voorbereid

1. Eigendomsrechten

Een smartphone of wagen kan je eenvoudig verzekeren tegen diefstal. Maar hoe zit dat met je ideeën? Jouw vondsten, merken of technische processen kan je beschermen met intellectuele eigendomsrechten: bezit je die laatste, dan word je gezien als de eigenaar en voorkom je plagiaat.

Soms ontstaan intellectuele eigendomsrechten vanzelf, zoals bij:

• Auteursrechten, op creaties in een concrete en originele vorm (een boek, foto, artikel, slogan, cartoon, documentaire …).
• Handelsnamen, op voorwaarde dat je je handelsnaam als eerste registreert in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Andere eigendomsrechten vereisen een registratie, zoals:

• Merkrechten, om je merknaam of logo te beschermen. Lees meer over je merknaam registreren.
• Modelrechten, om het model van je product of dienst te claimen.
• Octrooirechten, om je technische processen te vrijwaren.

Nagaan welke eigendomsrechten op jouw zaak van toepassing zijn? Gebruik deze checklist van het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP).

2. Facturen en bestelbonnen

Op je facturen mogen een aantal gegevens nooit ontbreken, zoals je ondernemingsnummer, je adres en de totaalprijs. Maar er gelden ook andere vormvereisten. Deze checklist verlicht je facturatieleed.

Soms moet je een bestelbon opmaken. Dat is bijvoorbeeld het geval als je klant een voorschot heeft betaald, en de levering van je product of dienst pas later plaatsvindt. Vermeld (naast je eigen gegevens en die van de klant) op je bestelbon ook altijd:

• de eenheidsprijs, hoeveelheden en totale prijs;
• het betaalde voorschot;
• het overige verschuldigde saldo;
• een beschrijving van je product of dienst;
• de leveringsdatum of –termijn.

Vergeet tot slot niet dat zowel je klant als jij de bestelbon moeten ondertekenen.

3. Verkoopsvoorwaarden

Wanneer je iets verkoopt, sluit je eigenlijk met je klant een contract af. Dat contract veronderstelt ook een wettelijke informatieplicht: je bent verplicht om je klant duidelijk te informeren over de verkoopsvoorwaarden. Je kan die vermelden op de achterzijde van je bestelbon of factuur.

• Lees hier wat je informatieplicht naar de klant concreet inhoudt.

Daarnaast zijn er ook een aantal zaken die je best vermeldt om jezelf bij eventuele problemen in te dekken: de zogeheten ‘onrechtmatige bedingen’. Denk aan klachten over je leveringswijze of -termijn.

• Lees hier wat je als onrechtmatige bedingen mag opnemen.

4. Wanbetalers

Je klant betaalt zijn facturen niet? Ga dan niet meteen in de aanval, maar neem eerst vriendelijk via e-mail of telefonisch contact op. Er kunnen namelijk verschillende redenen aan de basis liggen: tijdsgebrek, een verkeerd facturatieadres, een misverstand … Komt het toch tot een procedure in de rechtbank, dan zal de rechter je verzoeningspogingen mee in rekening nemen.

Er is meer aan de hand

• Heeft je klant betalingsmoeilijkheden? Dan kan je hem een afbetalingsplan voorstellen. Voorzie daarin wel een clausule dat je te allen tijde het volledige bedrag kan opeisen, mocht je klant de afspraken niet naleven.
• Blijft je klant je aanmaningen negeren, dan kan je hem een ingebrekestelling opsturen: een officiële brief waarin je een laatste keer eist om binnen een bepaalde termijn te betalen, en eventueel met juridische stappen dreigt. Je mag hem deze administratie ook aanrekenen.
• In het slechtste geval moet de rechtbank Je kan in je verkoopsvoorwaarden zelf bepalen welke rechtbank bevoegd is.. Geeft de rechter je gelijk, dan kan je vervolgens een deurwaarder inschakelen om de openstaande rekening van je klant in orde te brengen.

5. Beroepsaansprakelijkheid

Tegenslag zit in een klein hoekje: het kan gebeuren dat je medewerkers of jij – tijdens de uitoefening van je activiteiten – schade berokkenen aan een derde partij. Om financiële kopzorgen na een professionele fout te vermijden, sluit je best een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af. Die dekt je kosten bij schade van lichamelijke, materiële of immateriële aard (bv. verdriet na een ongeval). Voor sommige beroepen (architecten, boekhouders, reisorganisatoren) is die verzekering zelfs verplicht.

Naast de beroepsaansprakelijkheidsverzekering bestaat ook die voor bestuurdersaansprakelijkheid. Die laatste beschermt je privévermogen bij fouten tijdens je bestuursmandaat in een vennootschap.

6. Financiële moeilijkheden

Gaat je zaak financieel door een lastige periode, maar valt ze te redden? Dan kan de Wet op de Continuïteit van Ondernemingen (WCO) een mogelijke oplossing zijn. Die wet beschermt je tijdelijk tegen schuldeisers, zodat je je volledig kan focussen op het herstel van je onderneming. Voor meer informatie kan je bij je boekhouder of een gespecialiseerd advocatenkantoor terecht.

Is er geen beterschap in zicht? Dan moet je de boeken neerleggen. Je faillissement vraag je aan bij de rechtbank van koophandel. Ook schuldeisers of het openbaar ministerie kunnen je faillissement aanvragen. Als ondernemer in Vlaanderen kan je voor kosteloze bijstand terecht bij Dyzo.

7. De stopzetting van je onderneming

Pensionering, faillissement, ziekte, een andere uitdaging … Je zaak stopzetten kan om tal van redenen. Beslis je om je vennootschap vrijwillig stop te zetten? Dan moet je een akte van ontbinding en vereffening in het Belgisch Staatsblad laten publiceren. Afhankelijk van je vennootschapsvorm, moet je hiervoor bij de notaris passeren. Voor een eenmanszaak is dit niet nodig.

Daarnaast moet je – zowel in een eenmanszaak als in een vennootschap – deze zaken laten schrappen:

• Je ondernemingsnummer in de KBO,
• Je btw-nummer in je btw-kantoor (binnen de 30 dagen),
• Je aansluiting bij je sociaal verzekeringsfonds (binnen de 15 dagen, als je definitief stopt als zelfstandige),
• Je vergunningen (bv. een handelaarsvergunning voor alcohol of tabak).

Hier lees je meer over de stopzetting van je eenmanszaak of vennootschap.