Quelles sont vos obligations comptables ?
Environ six starters sur dix démarrent leur activité en créant une entreprise personne physique. Logique, car la création de cette forme juridique est simple et abordable. De plus, elle ne demande qu’une comptabilité limitée et « simple ». Même si ce terme peut être trompeur, car il faut y faire très attention. Dans cet article, nous passons en revue vos obligations comptables.
Votre comptabilité est le meilleur outil dont vous disposez pour être au courant de la situation financière de votre entreprise et pour la tenir à l’œil. Elle vous permet de prendre les bonnes décisions, mais il s’agit également d’une obligation légale pour les indépendants. En cas de contrôle, vous devez pouvoir présenter clairement vos chiffres.
Votre comptabilité doit reprendre les informations suivantes :
Une bonne comptabilité contient les informations liées aux revenus et aux dépenses de votre entreprise, ainsi que les justificatifs nécessaires : factures, extraits de compte, tableaux d’amortissement, etc. Pour une petite entreprise (entreprise personne physique, société en nom collectif et société en commandite simple) qui réalise un chiffre d’affaires inférieur à 500.000 euros hors TVA, une « comptabilité simple » suffit.
Une comptabilité simple ou simplifiée implique que vous restez parfaitement informé(e) de l’ensemble de vos dépenses et de vos revenus :
- Le livre des ventes : un aperçu chronologique de vos factures, reprenant les numéros des factures ouvertes
- Le livre des achats : une liste de vos dépenses en fonction de vos activités
- Le journal financier avec un livre de caisse, pour toutes les transactions au comptant et un livre de banque, pour toutes les transactions effectuées via un compte bancaire
- Le livre d’inventaire qui reprend la description et l’évaluation de votre stock
Ensuite, vous devez rendre les éléments suivants aux autorités :
- la partie 2 de la déclaration annuelle à l’impôt des personnes physiques ;
- le listing clients annuel, un aperçu de vos clients qui disposent d’un numéro de TVA belge et le chiffre d’affaires afférent ;
- la déclaration TVA trimestrielle qui indique l’ensemble de votre TVA payée et reçue.
Cette dernière s’applique uniquement si vous facturez de la TVA. Les « petites entreprises » qui réalisent un chiffre d’affaires annuel inférieur à 25.000 euros peuvent demander une dispense de l’assujettissement à la TVA. Mais attention, même les bénéficiaires du régime de franchise doivent introduire un listing clients annuel.
En quoi une comptabilité « double » est-elle différente ?
Outre la comptabilité « simple », il existe aussi la comptabilité « double » ou complète. À l’instar de la comptabilité simplifiée, vous devez y consigner toutes vos dépenses et tous vos revenus. Mais il doit y avoir un paiement ou une recette pour toute transaction. Les transactions sont dès lors comptabilisées « en double ».
Les sociétés (SRL, SA, SC…) doivent toujours tenir une comptabilité double, tout comme les entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 500.000 euros. Mais de nombreux indépendants en personne physique l’utilisent également, car elle offre un aperçu beaucoup plus détaillé de l’ensemble de votre gestion. Une comptabilité double demande néanmoins beaucoup plus de travail et implique que vous deviez réaliser un bilan. Cela signifie que vous devez tous les ans déposer vos comptes annuels à la Banque Nationale (BNB).
Voilà pourquoi un comptable n’est pas un luxe superflu :
En cas de comptabilité double, un comptable est obligatoire. En revanche, un indépendant en personne physique pourrait en théorie tenir lui-même sa comptabilité simple. Le bien-fondé de la manœuvre dépend de vos connaissances et du temps que vous souhaitez y consacrer.
De plus, pour un profane, même les obligations d’une comptabilité simple sont tout sauf un jeu d’enfant. Un comptable peut vous aider dans les comptes et régler vos obligations vis-à-vis des autorités. Un comptable est aussi une personne de confiance et un conseiller :
- Il vous conseille. Et pas uniquement sur les frais ou les impôts, mais par exemple aussi sur la manière d’établir un plan financier, sur le moment de passer à une autre forme juridique, sur l’endroit où trouver des investisseurs privés.
- Il vous fournit un service sur mesure. Si vous souhaitez par exemple réaliser une partie de votre comptabilité vous-même, votre comptable vous conseille la solution comptable adaptée aux besoins de votre entreprise, à sa taille et à votre croissance future. Autre exemple : vous pouvez convenir de ne vous rencontrer qu’une fois par an et remplir vous-même votre déclaration TVA tous les trimestres.
- Il vous informe des dernières réglementations. Dès que de nouvelles réglementations peuvent apporter des bénéfices à votre entreprise, votre comptable peut s’en occuper rapidement. Citons par exemple de nouvelles réglementations en matière de coûts déductibles, le taxshift ou les régimes fiscaux favorables comme le tax shelter.