Comment établir une facture?

Pour les indépendants qui débutent, les factures à établir constituent souvent le côté obscur de l’entrepreneuriat. Raison de plus pour vous faciliter la vie. Voici une checklist pour en venir à bout sans douleur!


1. Obligatoire, la facture ?

Il n’est pas nécessaire de faire une facture pour des biens ou services à usage privé, mais il y a beaucoup d’exceptions, notamment pour les grossistes, le secteur de la construction et les garagistes. Ainsi, si vous vendez des vêtements d’enfant à des particuliers via un web-shop, vous ne devez pas établir de factures. Par contre, si vous vendez à des personnes ou organismes soumis à la TVA (entreprises, indépendants, asbl et organismes publics), la facture est incontournable.



2. Quand facturer ?

Vous devez facturer au plus tard le 15 du mois suivant le mois où vous avez fourni votre bien ou service. Conseil : réservez une journée au début de chaque mois pour gérer ce travail d’administration.



3. Que mettre sur votre facture?

Votre facture contient bien sûr le nom de votre entreprise, sa forme juridique, son adresse, son numéro de compte et son numéro TVA.

Les éléments suivants sont aussi incontournables:

  • Données de votre client : son nom officiel, son adresse, son numéro TVA
  • Date de la facture ET date de livraison du bien ou service fourni
  • Numéro d’ordre : toutes vos factures doivent être numérotées en continu
  • Description de chaque service
  • Prix à l’unité : par heure, pièce, mètre…
  • Base d’imposition : le montant total hors TVA
  • Taux TVA (6%, 12% ou 21% selon votre activité) et montant total de la TVA
  • Prix total incluant la TVA

Conseil : vous rédigez la facture de votre tout premier client ? Le numéro d’ordre ne doit pas nécessairement être 1. Votre client n’a pas besoin de savoir que vous faites vos premiers pas !

A conseiller également: vos conditions générales de vente, et une échéance (‘Merci de régler ce montant avant le …’). Une petite attention supplémentaire, qui fait un monde de différence : pensez à remercier votre client d’avoir fait confiance à votre entreprise.



4. Compter la TVA ou non?

Si vous faites moins de 25.000 euros de chiffre d’affaires par an, vous n’avez pas à vous soucier de la TVA. Le revers de la médaille, c’est que vous ne pouvez pas non plus déduire la TVA des factures de vos fournisseurs. Pour émettre une facture en tant que ‘petite entreprise’, vous devez indiquer la phrase suivante:

" Petite entreprise soumise au régime de franchise - TVA non applicable."

Ceci dit, cette dispense ne constitue pas toujours un avantage, par exemple si vous avez d’importants frais professionnels : vous ne pourrez pas en récupérer la TVA.



5. Des clients à l’étranger?

Si vous faites une facture à une société basée à l’étranger, vous ne devez jamais compter de TVA. Il y a cependant d’autres règles à respecter selon qu’il s’agit de biens ou services, de pays qui font partie ou non de l’Union Européenne, et de particuliers ou d’entreprises.



6. Comment conserver vos factures?

Plus vous gérez soigneusement vos factures entrantes, vos souches TVA et autres documents, plus vous gagnez du temps et évitez des dépenses inutiles. Si vous gratifiez chaque année votre comptable d’une caisse pleine à ras-bord de papiers non classés, le temps qu’il prendra à mettre de l’ordre dans votre puzzle financier risque de vous coûter cher. En outre, vos factures ne sont pas seulement utiles sur le plan fiscal : ce sont aussi de précieux justificatifs en cas de différend.

Quelques règles d’or pour éviter les problèmes : 

  • Conservez vos factures sortantes sur un cloud comme Dropbox ou Google Drive.
  • Organisez vos dossiers dans une structure arborescente : séparez les factures entrantes et sortantes, et faites en sorte d’avoir un justificatif papier pour chaque coût.
  • Conservez tous vos documents au moins 7 ans (c’est la durée de conservation obligatoire).

Et vous, comment faites-vous pour facturer en toute simplicité et convivialité ? Des conseils à partager?