Quels frais pouvez-vous déduire en tant qu'indépendant?

Les frais professionnels? On entend parfois les histoires les plus folles à leur sujet. La réalité est toutefois plus nuancée: une affaire unipersonnelle requiert d'effectuer les dépenses et investissements qui s’imposent et souvent, il est absolument nécessaire de pouvoir les déduire. Mais de quelles dépenses s'agit-il exactement ? Et à quoi convient-il d’être attentif en matière de frais déductibles ? Nous avons répondu pour vous en termes simples à ces questions.


Frais professionnels: quoi et comment ?

Il est logique que vos frais doivent avoir trait à votre profession. Chaque dépense nécessaire pour faire tourner votre affaire est considérée comme une dépense professionnelle. Chaque année, vous – ou dans la pratique, votre comptable – renseignez ces frais dans votre déclaration d'impôts sur les personnes physiques. La somme totale est alors déduite de votre chiffre d'affaires, d'où l’expression «frais déductibles».

Le résultat est ce que l'on appelle le revenu professionnel net (revenu net). Il s'agit du montant sur lequel vous payez vos impôts. Moins il est élevé, moins vous payez d'impôts. Et cela peut faire une énorme différence. Nos impôts sont en effet progressifs. Si vous gagnez moins, vous payez proportionnellement (beaucoup) moins d'impôts.



Quelles sont les dépenses prises en compte?

Une dépense professionnelle est soumise à quatre conditions:

  • la dépense a un lien avec votre profession. Il ne s’agit donc pas d’une dépense privée. Vous avez cependant parfois aussi des « dépenses mixtes ». Songeons, par exemple, à la maison dans laquelle est établi votre bureau. Seule la surface de cet espace de travail peut entrer dans les frais professionnels. Il en va de même pour internet, le téléphone, l’énergie,…
  • la dépense vous permet de générer ou conserver un revenu imposable. Autrement dit : cette dépense vous aide à faire tourner votre affaire. Qu'il s'agisse d'une machine, de frais de bureau ou d'un repas avec un client ;
  • la dépense doit être engagée dans l'année durant laquelle vous la déduisez de vos impôts. Si, par exemple, vous avez effectué une commande fin 2015 mais que la facture est établie début 2016, cette dépense ne peut être portée en compte en 2015 ;
  • vous devez avoir une preuve de la dépense. Souvent, il s’agira d’une facture, mais une souche de TVA, une note de frais ou un accusé de réception conviennent également. Vous devez conserver ces documents. Le délai de conservation officielle est de sept ans. Si vous travaillez dans un secteur où ce type de preuve n'est pas habituellement délivré, vous pouvez également opter pour une déduction forfaitaire (voir plus loin).


Frais professionnels entièrement déductibles

Beaucoup de dépenses peuvent être intégralement déduites de vos impôts. Il s'agit, par exemple, de votre bureau ou de votre logement professionnel (intérêt sur votre emprunt, location, chauffage, téléphone, internet…). Il en va de même pour les dépenses suivantes :

  • les cotisations sociales que vous payez chaque trimestre ;
  • les assurances (pension) comme un revenu garanti ou une PLCI ;
  • les factures que vous payez à votre comptable lui-même.


Frais professionnels partiellement déductibles

Certains frais ne peuvent être que partiellement déduits. Le pourcentage de déductibilité varie :

  • frais de restaurant : 69 % ;
  • frais de représentation, pour des réceptions et des cadeaux d'affaires : 50 % ;
  • carburant pour votre voiture : 75 % (exception : pour vous rendre au travail et en revenir, vous pouvez déduire 0,15 euro par km) ;
  • voiture : entre 75 et 100 % pour les affaires unipersonnelles, entre 50 et 100 % pour les sociétés (en fonction des émissions de CO2).


Quid des gros investissements ?

Les gros investissements concernent des acquisitions que vous utilisez en général longtemps. Songeons, par exemple, à un bureau, une voiture, une machine ou des équipements IT. Les investissements ne sont pas des frais professionnels ponctuels, mais ils sont répartis sur plusieurs années : vous allez les amortir. Un laptop est, par exemple, amorti sur trois ans. Vous pouvez donc déduire un tiers du prix d'achat de l'appareil trois années consécutives.



Déduction forfaitaire

Vous exercez une profession libérale ? Vous pouvez opter pour des frais professionnels forfaitaires. Les dirigeants d’entreprise aussi peuvent utiliser les frais professionnels forfaitaires. Ceux-ci sont déterminés par un pourcentage de votre chiffre d'affaires (moins vos cotisations sociales). Plus votre chiffre d'affaires est élevé, plus le pourcentage est faible. L’avantage ? Vous ne devez pas conserver les souches et les preuves d'achat. Mais dans la pratique, beaucoup de personnes qui ont une profession libérale choisissent de déclarer leurs frais réels, tout simplement parce qu'ils sont généralement plus élevés.

Aucun forfait n’est prévu pour les personnes qui exercent une activité commerciale (pas les professions libérales) en personne physique. Dans ce cas, vous devez calculer et prouver vos frais professionnels réels.

Ce qu'il faut retenir ?
Chaque dépense engagée pour votre affaire peut être (partiellement) récupérée par la suite. Restez raisonnable. N’exagérez pas avec, par exemple, les souches de restaurant. Et avec un peu d'habilité fiscale, vous pourrez peut-être déduire les frais de deux voitures, mais n'oubliez pas que le fisc procède à des contrôles toujours plus sévères.

Votre comptable vous en dira plus sur les aspects pratiques (la manière d’entrer vos frais dans votre déclaration).