Goede offerte maken? 7 tips en een voorbeeld om mee te scoren!

Administratie als zelfstandige: een noodzakelijk kwaad? Hangt er maar vanaf hoe je het bekijkt. Zo is er een hemelsbreed verschil tussen een duidelijke offerte en een offerte waar je echt opdrachten mee binnenhaalt. Enkele handige tips én een voorbeeld die je gerust kan kopiëren!


1. Vooraf: heb je alle info?

Zelf onlangs nog eens een offerte aangevraagd? Dan weet je dat heel wat zaken een invloed hebben op de prijs. Als ondernemer zal je merken dat je soms essentiële info mist om een degelijke offerte te maken. Durf daarom vragen stellen aan je potentiële klant. Zo toon je bovendien dat je echt geïnteresseerd bent én vermijd je prijsdiscussies achteraf.


Een handig hulpmiddel daarvoor is het BANT-model. Dat toont je de belangrijkste aspecten die je even aftoetst bij je klant:

  • Budget: heeft je klant genoeg budget? En in welke mate speelt de prijs een rol?
  • Autoriteit: wie hakt de knoop door rond de aankoop? Praat je wel tegen de persoon die de beslissingen neemt?
  • Nood: wat wil je klant precies, en hoe wil hij/zij het? Zijn er eventuele obstakels onderweg?
  • Timing: wanneer moet jouw dienst of product er liggen?


2. Overtuigende begeleidende mail

"Beste,
Hierbij de offerte.
Hopende u hiermee geholpen te hebben."


Tja, met de subtiliteit van een bulldozer maak je je niet sympathiek, hoe voordelig je offerte ook is. Want vergis je niet: voor vele klanten, zeker grote bedrijven, is een klantvriendelijke leverancier net zo belangrijk als een goede.


Bedank de aanvrager dus met een persoonlijk mailtje. Een ideale gelegenheid om ook nog even je sterktes kort in de verf te zetten. Met toverzinnen als:


"Ik kan u tegen overmorgen al een voorstel/plan sturen."
"Dienst/product x is de snelste/efficiëntste oplossing voor uw vraag."
"Als dat past, kan ik u vandaag nog kort bellen om de opdracht te overlopen."


Om je eigen expertise nog kracht bij te zetten, kan je nog extra documenten meesturen. Denk aan productinfo, een vergelijkende studie, je referentieproject(en),… Ook zo trek je een potentiële klant over de streep.



3. Wat moet erin

Deze elementen mogen niet ontbreken in je offerte.

  • Klantgegevens
  • Je eigen gegevens
  • Datum
  • Offertenummer
  • Werkzaamheden
  • Prijs (totaal, per stuk of per uur)
  • Levertijd of deadline
  • Geldigheidsduur


4. Op maat van je klant

Stem de inhoud van je offerte af op je klant. Soms zie je al bij de aanvraag – al dan niet tussen de regels – welk type klant je voor je hebt. Speelt vooral de prijs een rol? Is de opdracht superdringend? Of geven ervaring en kwaliteit de doorslag? Met die elementen kan je wat spelen. Zo kan je uitpakken met een flexibele prijs, een scherpe levertermijn of een ervaren team achter je.


Verplaats je ook qua stijl in de wereld van je klant. Voor jonge, hippe klanten kan je een en ander wat losser schrijven, terwijl een klassiek groot bedrijf het liever wat zakelijker ziet. Vermijd ook vakjargon en wollige termen, zeker als je klant niet helemaal thuis is in jouw sector.



5. Je diensten of producten op een rij

Niets zo vervelend voor een klant om achteraf voor onverwachte kosten te staan. Zet in je offerte al je werkzaamheden of producten op een rij, met de respectievelijke prijzen. Werk je als freelancer, vermeld dan ook je uurtarief.


Een duidelijk opgesplitste prijs is ook een handige truc om te tonen dat jij niet zomaar één product of dienst levert, maar dat er veel meer bij komt kijken. En dat je klant dus veel terugkrijgt voor zijn geld!


Tip! Bij grotere offertes is iets ‘van het huis’ vaak een winner. Een kleine moeite (of kost) voor jou, maar het snoepje dat de klant over de streep kan halen. Bijvoorbeeld: de verzending, extra advies, een startvergadering …



6. Picobello in orde

Vaak is jouw offerte maar één van de vele die je potentiële klant aanvraagt. Het best zie je dit document daarom als een soort sollicitatiebrief. Zorg dat inhoud en vorm picobello zijn. Personaliseer de offerte met je eigen logo en huisstijl.


Hou het ook taalkundig netjes: spelfouten zijn taboe. Dergelijke slordigheden geven al snel een knauw aan je professionele imago.



7. … en nu?

Oef, offerte verstuurd! Lean back and relax … of net niet? Gun uiteraard je potentiële klant wat bedenktijd. Maar komt er geen reactie, neem dan zelf even contact op. Misschien zijn er wel enkele hinderpalen (prijs, levering, juridisch …) die je eenvoudig kan aanpassen. Of misschien is een ander product of dienst beter geschikt. In elk geval: met een bijgestuurde offerte komt die deal misschien wél in zicht!