Je klantenlisting of btw-listing indienen: hoe zit dat precies?

Als zelfstandige draai je onvermijdelijk mee in een papiermolen … al wordt dat stilaan meer een molentje. Want het aantal formaliteiten – en al zeker die op papier – daalt stelselmatig. De jaarlijkse klantenlisting of btw-listing is weliswaar nog altijd verplicht, maar een klassieker in de starterscategorie ‘losweg vergeten’. Dit overzicht toont je wat je hoe moet aangeven.


De klantenlisting: wat en wanneer?

Aan de hand van deze verplichte lijst controleert de overheid hoeveel btw je van je klanten ontvangen hebt. Jaarlijks stuur je de FOD Financiën een lijst door van al je Belgische btw-plichtige klanten waarop je het jaar daarvoor 250 euro of meer omzet (excl. btw) gemaakt hebt. Klanten zonder btw-nummer – particulieren en sommige vrije beroepers – hoef je uiteraard niet op te nemen in de lijst. 

Elk jaar dien je de klantenlisting in vóór 31 maart. Het makkelijkst is online: via deze webpagina op de FOD Financiën geef je de lijst snel digitaal door.


Opgelet: wat als geen van je klanten een Belgisch btw-nummer heeft? Of wat als al je klanten onder de grens van 250 euro zitten? Ook dan moet je een klantenlisting indienen, al zal die eenvoudigweg leeg zijn. Dat heet een nihil-listing.



Hoe vul je de lijst in?

In de elektronische toepassing zie je enkele kolommen. Per klant vul je daarin een aantal zaken in die je op je facturen terugvindt:

  • Het btw-nummer van je klant;
  • De totale omzet (exclusief btw) per klant (als die tenminste hoger is dan 250 euro);
  • Het totale btw-bedrag per klant.


Wanneer hoef je ‘m niet in te dienen?

Geen verplichting zonder uitzonderingen, natuurlijk. Deze zelfstandigen mogen de btw-listing rustig aan zich laten passeren:

  • Vrije beroepers zonder btw-nummer.
  • Kleine bedrijven die vrijgesteld zijn van btw (= minder dan 25.000 euro omzet) én een nihil-listing hebben (zie vorig kaderstuk).


Nog vragen?

Heb je nog twijfels over jouw specifieke situatie? Of speel je liever op zeker? Vraag dan raad aan je boekhouder, ook hij/zij kan deze jaarlijkse verplichting voor jou regelen!