Btw voor starters: wat moet je weten?

Ben je sowieso btw-plichtig? Kies je je btw-tarieven zelf? En hoe kom je in aanmerking voor een vrijstelling? Als starter heb je mogelijk nog een aantal cruciale vragen wat btw betreft. Hieronder vatten we de spelregels nog eens samen.


Btw: wat is het?

De btw (‘belasting over de toegevoegde waarde’) is een vorm van belasting die de eindklant, de consument, betaalt. Als zelfstandige heb je wel de verplichting om die belasting bij de consument te ‘innen’ en vervolgens over te maken naar de overheid. Zelf betaal je eigenlijk geen btw, want de btw die je betaalt op je aankopen mag je in mindering brengen van de btw die je van klanten ontvangt.



Btw-plicht en tarieven

Als zelfstandige ben je in de meeste gevallen btw-plichtig. Dat betekent dat je op je facturen btw moet aanrekenen aan je klanten. Welk btw-tarief je moet hanteren, wordt bepaald door wat je verkoopt. Sommige vrije beroepen en beroepen met een sociaal karakter zijn vrijgesteld van de btw-plicht.

Voor de meeste producten of diensten geldt het algemene btw-tarief van 21%. Er zijn wel enkele uitzonderingen:


12% btw


Dat is het geval bij steenkool, margarine, banden voor landbouwmachines en tractoren, fytofarmaceutische producten, privé-investeringen in sociale huisvesting, restaurant- en cateringdiensten. Afhaalmaaltijden vallen daarbuiten, voor dranken geldt 21% btw.


6% btw


Dit tarief is vooral van toepassing op basisproducten en geleverde diensten met een sociaal karakter, zoals levensnoodzakelijke producten, personenvervoer, landbouwdiensten enzovoort.


0% btw


Het 0%-tarief geldt voor dag- en weekbladen die tenminste 48 keer per jaar in printversie verschijnen, recuperatiestoffen en -producten. Ook import- en exportdiensten naar niet-EU-landen, internationaal personenvervoer en bemiddeling bij vervoer, opslag en invoer vallen onder dit tarief.

Belangrijk: bij verkoop en inkoop in het buitenland gelden aparte btw-regels, die ook nog eens variëren tussen producten of diensten en EU- of niet EU-landen. Vraag je boekhouder hierbij om advies.



De btw-aangifte

Je bent als zelfstandige verplicht om een periodieke btw-aangifte bij de overheid in te dienen. Afhankelijk van je activiteiten en omzet moet dat maandelijks of driemaandelijks. In die btw-aangifte geef je zowel je ontvangen btw (van klanten) als betaalde btw (aan leveranciers) weer. Het verschil tussen beide bedragen stort je vervolgens door aan de btw-administratie.

In de maand december hoef je geen specifieke btw-aangifte in te dienen, maar je moet meestal wel vóór 24 december een ‘decembervoorschot’ betalen. Of je een voorschot moet betalen, hangt af van het resultaat van je btw-aangifte voor het derde kwartaal (of de maand november als je maandaangever bent). Bij een positief saldo betaal je geen decembervoorschot, in het andere geval wel.

Tip: in de praktijk laat je zowel je aangifte als het doorstorten veiligheids- én gemakshalve over aan een erkende boekhouder.

Niet vergeten: de klantenlisting

De btw-administratie vraagt ook dat je jaarlijks vóór 31 maart een lijst van je belastingplichtige klanten – de zogeheten ‘klantenlisting’ – indient. Daarop vermeld je de btw-nummers van klanten aan wie je voor meer dan 250 euro (exclusief btw) hebt geleverd, samen met het effectieve totaalbedrag. Op de site van de FOD Financiën vind je de richtlijnen terug voor de opmaak van je klantenlisting.



De btw-vrijstelling: voor kleine ondernemingen

Als je omzet minder dan 25.000 euro (excl. btw) bedraagt, dan kan je kiezen voor de btw-vrijstelling. De juridische vorm van je onderneming speelt daarbij geen rol. De voordelen? Je hoeft geen btw aan je klanten aan te rekenen en geen periodieke btw-aangifte in te dienen. De klantenlisting blijft verplicht (behalve als je een nihilaangifte indient). Keerzijde van de medaille is dat je de btw op je eigen aankopen niet kan recupereren.

Om te weten of de btw-vrijstelling in jouw geval de beste optie is, ga je het best te rade bij je boekhouder. De vrijstelling kan je ook via hem of haar, of via Xerius Ondernemingsloket, bij je btw-controlekantoor aanvragen. Zodra je de vrijstelling geniet, moet je ook ‘bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen’ op al je facturen vermelden.