Privacy Statement


Xerius gaat zorgzaam om met jouw gegevens

Xerius hecht veel belang aan jouw privacy. Daarom zetten we in op de bescherming van jouw persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer worden geregeld in verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, ook wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG genoemd.


Op deze pagina kom je te weten

  • welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen,
  • met welk doeleinde we ze verwerken,
  • op basis van welke wettelijke verwerkingsgrond en
  • aan wie we de gegevens doorgeven. 

We willen jouw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document lees je precies hoe wij werken.


Deze privacyverklaring is op maat van onze huidige diensten, zowel online als offline. Eventuele aanpassingen aan de website of aan onze diensten, kunnen ook leiden tot wijzigingen in de privacyverklaring.. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Daarom is het raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.


Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten van Xerius. Xerius is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere sites en bronnen die  doorverwijzen naar ons of naar waar wij een link plaatsen.


Meer weten over de privacywetgeving in België en Europa in het algemeen? Dan kan je terecht op www.privacycommission.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, de vroegere Privacycommissie.






Xerius, aangenaam kennis te maken!

Deze website is een gezamenlijke website van Xerius Sociaal Verzekeringsfonds (SVZ) met ondernemingsnummer 0410.682.657, Xerius Ondernemingsloket (OL) met ondernemingsnummer 0860.109.391, Xerius Onderlinge Verzekeringsvereniging (OVV) met ondernemingsnummer 0454.283.959 en Xerius Voorzorgfonds (VZ) met ondernemingsnummer 0410.958.217, samen Xerius genoemd.


Onze contactgegeven vind je onderaan deze pagina.






Wij verwerken jouw gegevens

In het kader van onze online en offline diensten, verzamelen en verwerken we jouw gegevens. Hierbij beperken we ons tot de verwerking voor doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring.




Jouw persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn de gegevens van jou als natuurlijke persoon die jou kunnen identificeren, direct of indirect.


Xerius respecteert de privacy van alle gebruikers van haar website en diensten en draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens van jou als natuurlijke persoon vertrouwelijk behandeld worden.


Xerius verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van jou als bezoeker van de website, als aangeslotene of mogelijk toekomstige klant of als andere betrokkene, zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, enz.




Onze diensten

Wanneer je je aanmeldt voor een van onze diensten vragen we je om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de diensten uit te voeren. Deze gegevens worden opgenomen in een geautomatiseerde verwerking, en laten ons toe onze taken uit te voeren en een goede dienstverlening te verzekeren.


Xerius heeft een aantal wettelijk vastgelegde opdrachten. Volgende verwerkingen doet Xerius in het kader van de wettelijke opdracht:



Xerius Ondernemingsloket VZW (verder Xerius OL genoemd)

opdracht zoals bepaald in het WER, boek III

  • informeren over de opstartformaliteiten als ondernemer,
  • inschrijven handelsondernemingen en vestigingen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO),
  • registreren syndicus in de Kruispuntbank Van Ondernemingen (KBO),
  • wijzigen gegevens in KBO,
  • uittreksel onderneming uit de KBO,
  • inschrijven in het register van vervangende ondernemers,
  • stopzetten onderneming,
  • aanvragen beroepskaart voor vreemdelingen,
  • aanvragen vergunningen.


Xerius Sociaal Verzekeringsfonds VZW (verder Xerius SVZ genoemd)

opdracht zoals bepaald in wetten en Koninklijke Besluiten aangaande het sociaal statuut der zelfstandigen en vennootschapsbijdragen

  • beheren van de sociale zekerheid van zelfstandigen, bedrijfsleiders en vrije beroepen,
  • berekenen en innen van sociale bijdragen,
  • informeren over uw sociale rechten zoals pensioen en moederschapshulp,
  • aansluiten zelfstandigen en vennootschappen bij een sociaal verzekeringsfonds.

Daarnaast bieden we ook een aantal extra diensten uit eigen beweging aan waarbij de verwerkingsgrond gebaseerd is op uw toestemming of een overeenkomst tussen u en Xerius.



Xerius Ondernemingsloket VZW

  • aanvragen btw-nummer,
  • stopzetten btw,
  • opmaken en neerleggen documenten voor publicatie oprichting in Belgisch Staatsblad,
  • initiëren aansluiting bij Xerius sociaal verzekeringsfonds
  • aanvragen Legal Entity Identifier (LEI).


Xerius Onderlinge Verzekeringsvereniging VZW (verder Xerius OVV genoemd)

  • aanvullende sociale verzekeringen voor zelfstandigen
  • begeleiden en adviseren bij pensioenopbouw en bescherming van het inkomen bij arbeidsongeschiktheid.

Alle gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Xerius bij een derde partij waarmee Xerius een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Hierin zijn uiteraard strenge normen op het vlak van informatieveiligheid opgenomen.


Het doorgeven van gegevens binnen verschillende entiteiten van Xerius kan gebeuren op basis van gerechtvaardigd belang. Hierbij wegen we uiteraard zorgvuldig uw belangen af.


Bijvoorbeeld:

  • wanneer u aangeeft bij Xerius OL dat u wilt aansluiten bij Xerius SVZ, worden uw identificatiegegevens doorgegeven vanuit Xerius OL aan Xerius SVZ
  • wanneer u een VAPZ afsluit bij Xerius OVV, worden uw identificatiegegevens en inkomsten doorgegeven vanuit Xerius SVZ aan Xerius OVV.

In beide situaties is dit in uw eigen belang. We maken het u gemakkelijker omdat u niet zelf de gegevens moet opvragen en opnieuw bezorgen. In het kader van het only-once principe willen we vermijden dat u informatie die u vroeger al doorgaf of waarover een andere Xerius entiteit beschikt opnieuw moet invullen of bezorgen.


Belangrijk voor u om weten is dat u eenvoudig verzet kunt aantekenen als u niet akkoord gaat met deze werkwijze. Hoe dit kan, leest u verder in deze privacy verklaring in het onderdeel over uw rechten.






Jouw bezoek aan onze website

Wanneer je contactgegevens achterlaat op onze website, worden deze gebruikt voor de aangevraagde diensten of simulaties, en bewaard.


Je IP-adres en technische gegevens van je smartphone of computer zijn ons ook bekend bij het bezoek van onze website.


Onze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn zowel eigen cookies als cookies van derde partijen. Meer over de gebruikte cookies en hoe je deze uitschakelt of verwijdert, vind je in ons Cookie Statement.


Onze website kan links bevatten naar websites of informatie van derden. Wij hebben geen controle over die websites of informatie van derden. De aanbieders van die websites of informatie hebben hun eigen privacybeleid dat mogelijks indruist tegen dat van Xerius. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud, het gebruik of het privacybeleid van die websites.


Via onze website kan je gegevens delen via sociale media zoals Facebook. Sociale media kanalen hebben hun eigen voorwaarden en privacybeleid die buiten de controle en verantwoordelijkheid van Xerius vallen. Voor wat je publiceert en deelt aan (persoons)gegevens via die kanalen aanvaardt Xerius dan ook geen enkele verantwoordelijkheid.






Onze e-mailcommunicatie

Wanneer je e-mails of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij jou naar jouw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het voor ons mogelijk je vragen te verwerken en jouw verzoeken te beantwoorden.


Zowel jij als wij moeten er ons bewust van zijn dat uitwisselingen via e-mail onderschept kunnen worden door buitenstaanders. Daarom moeten we er samen naar streven de informatie te beperken. Je kan er ook voor kiezen om via dit kanaal geen administratieve mededelingen van ons te ontvangen. Via je Xerius-account kan je je voorkeuren aangeven.






Onze marketing

Met uitzondering van de sociale persoonsgegevens, worden jouw gegevens gebruikt om diensten van Xerius te promoten. Je kan je daartegen verzetten of je toestemming intrekken. We geloven oprecht dat het zinvol kan zijn voor jou als (toekomstig) ondernemer dat we je op de hoogte houden van wat er reilt en zeilt in de wereld van zelfstandigen en vennootschappen. Jij beslist of je gebruik wil maken van deze service of niet. Hoe dit kan, lees je verder in deze privacyverklaring in het onderdeel over jouw rechten.






Wij geven jouw gegevens niet zomaar door aan derden

Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld zonder jouw expliciete toestemming of op jouw vraag. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van gegevens te respecteren.


Binnen het kader van onze wettelijke opdracht, zijn wij verplicht bepaalde gegevens door te geven aan officiële instanties, bijvoorbeeld (indicatieve lijst):

  • aan de Kruispuntbank van Ondernemingen bij het opstarten van een onderneming
  • aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid voor Zelfstandigen (RSVZ) in het kader van uw sociaal statuut.

Wanneer u bepaalde diensten bij ons afneemt, is het hiervoor soms ook noodzakelijk dat we specifieke gegevens doorgeven aan andere instanties. In deze gevallen gebeurt deze doorgifte n.a.v. uw vraag of opdracht aan ons.


Bijvoorbeeld (indicatieve lijst):

  • aan de Local Operating Unit (LOU) bij het aanvragen van een Legal Entity Identifier (LEI)
  • aan de herverzekeraar bij afsluiten van een aanvullende sociale verzekering. 

Onze website maakt gebruik van cookies van derde partijen waarbij gegevens aan hen doorgegeven kunnen worden. Meer over de gebruikte cookies en hoe je deze uitschakelt of verwijdert, vind je in ons Cookie Statement.






Jouw gegevens kunnen ons bereiken vanuit verschillende bronnen

Jijzelf als bron van gegevens

Je deelt ons gegevens mee wanneer je gebruikmaakt van onze website of van de diensten die wij aanbieden. In het bijzonder gaat het hier over gegevens die je actief aan ons overmaakt wanneer je een contactformulier invult, een simulatie aanvraagt, een aanvraag start, met ons mailt, met ons chat, interageert via sociale media, enquêtes invult of telefonisch contact opneemt. Om gebruik te kunnen maken van sommige Xerius-diensten zoals Xerius Drive, moet je een account aanmaken. Deze diensten hebben ook een eigen privacyverklaring zodat je ook in die gevallen goed op de hoogte bent van hoe wij met die gegevens omgaan.


Je deelt met ons mogelijk ook gegevens op een minder zichtbare of actieve manier.  Dit is het geval bij het gebruik van deze website. Xerius maakt gebruik van cookies en andere gelijkaardige technologieën. Meer over de gebruikte cookies en hoe je deze uitschakelt of verwijdert, vind je in ons Cookie Statement.


We verzamelen gegevens over de onlinediensten die je gebruikt en de manier waarop. Concreet gaat het hier over gegevens zoals jouw IP-adres, browser, muiskliks, bekeken pagina’s, links enz. Op deze manier kunnen we onze onlinediensten aanpassen in functie van noden en interesses, en beter begrijpen hoe onze diensten worden gebruikt.


Wanneer je op onlinediensten inlogt via je account van een sociale netwerksite of gebruikmaakt van de sociale netwerkfuncties die aanwezig zijn op onze website, deel je via de sociale netwerksite met ons een aantal basisgegevens van jouw profiel op de sociale netwerksite en bepaalde gegevens met betrekking tot jouw gedrag op de sociale netwerksite, zoals likes. Welke gegevens gedeeld worden, is afhankelijk van jouw persoonlijke instellingen op de sociale netwerksite. Als je niet wil dat deze informatie gedeeld wordt, raden wij je aan om jouw instellingen op de betreffende sociale netwerksite na te kijken en naar wens aan te passen.




De overheid als bron van gegevens

In het kader van onze wettelijke opdracht ontvangen wij van de overheid gegevens die noodzakelijk zijn om onze taken te kunnen uitvoeren. Deze gegevens kunnen door de bevoegde medewerkers van Xerius geraadpleegd worden in officiële bronnen zoals kruispuntbanken. Ze kunnen ook automatisch in ons systeem komen via digitale fluxen. Het verkrijgen, de verwerking en het gebruik van deze gegevens is strikt gereglementeerd.




Derden als bron van gegevens

Het kan zijn dat Xerius gegevens krijgt van een betrouwbare derde partij. Met betrouwbare partij wordt bedoeld dat deze partij de gegevens op een rechtmatige manier heeft verzameld en deze ook rechtmatig mag delen met ons. Concreet wil dit zeggen dat de gegevens met jouw weten voor dat doel verzameld werden en dat je op de hoogte gebracht werd dat de gegevens doorgegeven zouden worden. Indien nodig zullen wij bij het eerste contact vermelden van welke partij we deze gegevens doorkregen.






Wij beschermen jouw gegevens

Geheimhouding

Niet iedereen bij Xerius krijgt toegang tot jouw gegevens. Alleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens in het kader van hun werkopdracht. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren. Deze geheimhoudingsplicht is een belangrijk onderdeel van onze arbeidscontracten en contracten met externen.




Verwerkers

Om sommige diensten te kunnen aanbieden doen we beroep op verwerkers. Dit zijn ondernemingen die in opdracht van Xerius bepaalde taken uitvoeren waar persoonsgegevens direct of indirect aan te pas komen. We hebben o.a. verwerkers om ons bij te staan op het vlak van IT-infrastructuur en beveiliging, marketing- en communicatie, advocaten en gerechtsdeurwaarders, bedrijven voor (digitale) archivering en bedrijven die verzendingen verzorgen.


We selecteren onze verwerkers zorgvuldig en leggen hun strikte regels op in een verwerkersovereenkomst. Hierin bepalen we o.a. dat

  • zij enkel mogen verwerken volgens de opdracht die wij hun geven
  • zij enkel over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om deze opdracht uit te voeren
  • zij zich tegenover ons hebben verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken.

Bewaartermijn

We gebruiken jouw gegevens enkel als er een duidelijk doelbinding is. Als Xerius geen doel meer heeft voor de verwerking, worden de gegevens verwijderd. Xerius zal jouw persoonsgegevens bewaren en gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen, voor het oplossen van geschillen en voor het ten uitvoer brengen van onze overeenkomsten.


Uitgangspunt voor de bewaartermijn van jouw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn voor het specifieke verwerkingsdoeleinde. Voor de uitoefening van jouw en onze rechten kan deze echter langer zijn.


Voor de accounts die je aanmaakt binnen onze online diensten, bewaren wij je registratiegegevens zo lang je account actief is of voor zover nodig om je de diensten te verlenen. Voor de gegevens waarover we beschikken en die als doeleinde marketing hebben, kan je eenvoudig vragen deze te verwijderen of nog handiger: je kan je gewoon zelf uitschrijven.


In bepaalde gevallen kan je vragen om jouw gegevens te verwijderen. Verder in deze verklaring lees je welke rechten je hebt en hoe je ze kan laten gelden.




Maatregelen

Xerius vindt het belangrijk dat jouw gegevens op een veilige manier worden behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en organisatorische maatregelen om jouw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verkeerd gebruik, verlies of openbaarmaking. We laten ook geregeld audits uitvoeren op deze beveiligingsmaatregelen.


Daarnaast moet Xerius ook de voorschriften volgen die opgelegd worden door de verschillende kruispuntbanken zoals de Minimale Normen van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ).


Helaas is het uitwisselen van informatie via het internet nooit 100% veilig. Hoewel we er alles aan doen om de veiligheid van jouw gegevens te vrijwaren, kunnen we dit zelf niet op absolute wijze garanderen.


Voor onze online-diensten besteedt Xerius zorg aan de veilige toegang voor klanten en geregistreerde gebruikers. Om toegang te krijgen, moet de gebruiker zijn identiteit bewijzen aan de hand van een identificatieprocedure die alleen hij kan toepassen. De gebruiker verbindt zich ertoe de dienst als een goede huisvader te gebruiken en alles in het werk te stellen om te voorkomen dat derden kennis kunnen nemen van deze identificatiegegevens die strikt persoonlijk zijn. De verantwoordelijkheid voor het naleven van deze identificatieprocedure en voor de schadelijke gevolgen van het misbruik van de identificatieprocedure ligt uitsluitend bij de gebruiker. Toegangscodes zijn voor persoonlijk gebruik en mogen niet gedeeld worden met anderen.




Europese Economische Ruimte – EER

Xerius heeft geen vestigingen buiten België en heeft met haar verwerkers contractueel vastgelegd dat transfer van persoonsgegevens buiten de EER niet toegelaten is, tenzij er voldoende garanties voor bescherming zijn. Dit is nodig omdat de wetgeving in landen buiten de EER niet altijd dezelfde gegevensbescherming biedt als in de EER-lidstaten. Als die landen volgens de Europese Commissie geen voldoende hoog beschermingsniveau bieden, dan moet dit opgevangen worden door een verwerkersovereenkomst te sluiten volgens een model goedgekeurd door de Europese Commissie.


Onze website maakt gebruik van cookies van derde partijen waarbij gegevens aan hen doorgegeven kunnen worden. Meer over de gebruikte cookies en hoe je deze uitschakelt of verwijdert, vind je in het Cookie Statement.






Jij en je rechten

De AVG voorziet voor jou als natuurlijk persoon heel wat rechten wanneer jouw gegevens door ons verwerkt worden.




Jij kan inkijken welke gegevens wij verwerken

Jij hebt het recht te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken. Je kan een overzicht opvragen met het type gegevens waarover wij beschikken. Wil je inzage in de concrete persoonsgegevens die Xerius van je verwerkt, dan kan je die inkijken via jouw account met toegang tot onze online diensten. Wanneer het andere gegevens betreft of je geen toegang hebt, kan je ons contacteren.


Wanneer je jouw recht van inzage uitoefent, zullen we je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens. Sommige persoonsgegevens uit klassieke back-upbestanden, log- of archiefbestanden zullen niet opgenomen zijn in dit overzicht omdat deze gegevens geen deel uitmaken van de courant verwerkte persoonsgegevens en daarom niet onmiddellijk beschikbaar zijn. Conform de richtlijnen van de AVG worden ze volgens sectoriële richtlijnen ook verwijderd uit of onbeschikbaar gemaakt in deze bestanden.




Jij kan jouw gegevens (laten) verbeteren

Wanneer bepaalde gegevens die Xerius over je heeft niet (meer) correct zijn, is het aangewezen dat deze verbeterd worden. Als je over een Xerius account beschikt, kan je zelf bepaalde persoonsgegevens wijzigen of vervolledigen. In de andere gevallen kan je ons contacteren met de vraag die gegevens te verbeteren of te vervolledigen.




Jij kan jouw gegevens (laten) verwijderen

In sommige gevallen kan je bepaalde persoonsgegevens verwijderen of laten verwijderen. Dit kan uiteraard niet met gegevens die nodig zijn om aan onze wettelijke opdracht te voldoen. Indien je over een Xerius account beschikt, kan je zelf bepaalde persoonsgegevens verwijderen. In de andere gevallen kan je ons contacteren met de vraag die gegevens te verwijderen.




Jij kan je verzetten tegen bepaald gebruik van jouw gegevens

Wanneer Xerius persoonsgegevens van je verwerkt waarbij toestemming de verwerkingsgrond is, dan kan je die toestemming weer intrekken wanneer je maar wilt. Als je over een Xerius account beschikt, kan je zelf jouw toestemmingen aanpassen of intrekken. In de andere gevallen kan je ons contacteren met de vraag dit voor jou te doen.


Bepaalde verwerkingen doen wij met gerechtvaardigd belang als verwerkingsgrond. Dit houdt in dat we de belangen van de betrokkene en ons zorgvuldig afwegen en besluiten dat het in het belang van de betrokkene is dat de verwerking plaatsvindt. Xerius probeert deze afweging zo objectief mogelijk uit te voeren.


Bijvoorbeeld: Als je aangesloten bent bij Xerius, gebruiken we jouw gegevens voor direct marketing voor Xerius activiteiten of diensten. Onderaan iedere mailing vind je daarom de mogelijkheid om je uit te schrijven: zo kan je je verzetten.


Als je het niet eens bent met het resultaat van onze afweging, dan kan je je daartegen verzetten en zullen wij jouw gegevens op die manier niet verder verwerken.




Jij kan vragen dat wij jouw gegevens overdragen aan een derde partij

Je hebt in sommige gevallen het recht om ons te vragen persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen in digitaal formaat. De privacywetgeving voorziet echter een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens. Als je gebruik wilt maken van dit recht, dan zullen we nagaan of dit van toepassing is in dat geval.




Jij kan je rechten uitoefenen

Afhankelijk van het doeleinde en de verwerkingsgrond kan je je beroepen op bovenstaande rechten. Niet alle rechten zijn in alle gevallen en voor alle gegevens van toepassing.


Om de communicatie zo vlot mogelijk te laten verlopen, vragen we dat je jouw vraag zo specifiek mogelijk stelt zodat we zo concreet en correct kunnen behandelen. Geef duidelijk aan welk recht je wil uitoefenen in het kader van welke verwerking. We maken je er ook attent op dat we jouw identiteit redelijkerwijs moeten kunnen verifiëren om jouw rechten uit te oefenen. Dit om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent. Het kan zijn dat wij daarvoor een kopie van jouw identiteitskaart, eventueel met gewist rijksregisternummer, vragen. Richt je concreet verzoek tot privacy@xerius.be. Nadat je je verzoek om rechten te laten uitoefenen geplaatst hebt, nemen we binnen 30 dagen contact met je op


Wanneer je naar aanleiding van je eerder verzoek een klacht hebt in verband met de uitoefening van jouw rechten, kan je deze richten tot svz.kwaliteit@xerius.be.


Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van Xerius? Raadpleeg dan zeker de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit www.privacycommission.be. Als je dat wil, kan je daar ook een klacht indienen.




Jij kan ons contacteren

Voor algemene vragen over onze werking kan je terecht bij

Xerius
Brouwersvliet 4
2000 Antwerpen


078 15 00 15
info@xerius.be

Specifieke vragen i.v.m. privacy en jouw rechten kan je richten aan privacy@xerius.be.