Factuur maken? Offerte opstellen? Zo doe je dat!

“If a client pays peanuts, he gets monkeys” sprak ooit de beroemde reclameman David Ogilvy. Die gevleugelde woorden gelden ook voor jouw klanten. Lever jij als zelfstandige een prima dienst of product af, dan mag daar een correcte betaling tegenover staan. De weg erheen is geplaveid met een aantrekkelijke offerte en een waterdichte factuur.


Wat zijn dat eigenlijk, offertes en facturen?

Zonder offerte geen opdracht. Stop dus voldoende tijd in dit zakelijke voorstel aan je klant in spe. Want je kan pas aan de slag als je offerte is goedgekeurd.


De factuur stuur je op wanneer het werk achter de rug is. Als vergoeding voor het bloed, het zweet en de tranen die je voor je klant hebt gelaten.




De offerte van A tot Z

Veel zelfstandigen beschouwen de offerte als een veredelde prijslijst, en haspelen die af tussen de soep en de patatten. Maar zo doe je het document onrecht aan. Je zakelijke voorstel kan immers een overtuigend instrument zijn voor je verkoop. Het is vaak je eerste contactmoment met de klant, en je weet wat het spreekwoord zegt: you never get a second chance to make a first impression. Stop je voldoende tijd en energie in je offerte, dan verdien je dat later gegarandeerd terug.




Wanneer stuur je een offerte?

Het antwoord is simpel: zo snel mogelijk. De klant heeft haast en je concurrentie ligt niet te slapen. Reageer dus meteen op een offerteaanvraag, hou je aan de afspraken die je erin vermeldt en bel nadien gerust nog eens op. Klanten houden van betrokken leveranciers.


Toch beslissen maar weinig klanten in een oogwenk aan wie ze hun vertrouwen geven. Daarom is een geslaagde offerte zo belangrijk. Je voorstel blijft hangen in het hoofd van de klant, zodat je tijdens het vaak lange beslissingsproces bovenaan zijn lijstje staat.


Tip: heb je niet genoeg tijd voor het werk of kan je niet bieden wat de klant vraagt? Stop dan ook geen tijd in je offerte. Wees selectief, en vecht enkel de veldslagen die de moeite waard zijn. Gaat het om een leuke klus, waarvoor jij in het vak bent gestapt? Heeft je klant echt interesse in je aanbod of talent? Waag dan je kans, en maak een offerte op uit de duizend.




Vraag je af wat je klant nodig heeft.

Een offerte is een verzoek om informatie. Wat wil je toekomstige klant precies van jou te weten komen? Dat kan je achterhalen met een behoeftenanalyse. Daarbij formuleer je het antwoord op vragen zoals:

  • wat vraagt de klant?
  • wat verwacht hij? 
  • wat is het doel van de offerte? Een deal sluiten of een vervolggesprek vastleggen? 
  • wie gaat de offerte lezen? Alleen de contactpersoon? Of zijn er meer lezers, en wat is hun rol?
  • moet je aan bepaalde randvoorwaarden voldoen?

Besteed zeker voldoende tijd aan je behoeftenanalyse. Stel je de foute vragen, dan loop je het risico veel tijd te stoppen in offertes die weinig opleveren. De gouden regel: formuleer een expliciet antwoord op de vragen die je klant stelt. Zo geef je geen uurtarief op wanneer je klant om een totaalprijs vraagt.




Welke gegevens bevat je offerte? Een voorbeeld.

Er zijn natuurlijk een aantal no-brainers, zoals:

  • Je bedrijfsgegevens, zodat je klant meteen ziet dat de offerte van jou komt. Door je logo erbij te zetten maak je die herkenning nog groter. Bovendien maakt je offerte op die manier een afgewerkte, verzorgde indruk. Want vergeet nooit: dit velletje A4 is vaak de eerste indruk die een klant van jou krijgt.
  • De gegevens van je klant. Zo geef je de klant het gevoel van een offerte op maat, in plaats van een exemplaar van dertien in een dozijn.
  • Verstuur je veel offertes? Dan kan een offertenummer handig zijn.
  • Je prijs (vast of verrekenbaar) en – heel belangrijk – de vermelding of het bedrag inclusief of exclusief btw is. 
    Onthoud altijd: een rechtvaardige prijs is een transparante prijs. Vermeld zo nauwkeurig mogelijk de prijs van je materialen en je werkzaamheden. Kan je de werkuren niet 100% precies inschatten, onderneem dan toch een goede poging. Zo heeft je klant een idee van waar hij aan toe is.
  • Omschrijving van de producten die je zal leveren of de werken die je wil uitvoeren.
  • Een uiterste geldigheidsdatum van de offerte. Meestal is dat 1 maand. Uiteraard heeft deze datum pas zin als je ook de datum vermeldt waarop je de offerte hebt opgesteld.
  • De voorwaarden van de offerte en/of een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
  • Je handtekening – of deze van iemand die mag ondertekenen voor jouw bedrijf.
  • Een planning van de werken. Vermeld ook onder welke voorwaarden je die planning kan halen.



Nog enkele gouden tips

  • Bouw onderhandelingsruimte in. Stelt je klant prijs- of planningvoorwaarden die niet haalbaar zijn? Ga dan in gesprek om de gulden middenweg te zoeken. Vind je die niet? Jammer, misschien tot een volgende keer. Want “het is zo en niet anders!” leidt zelden tot een vruchtbare samenwerking.
  • Toon je enthousiasme. Je doet je werk goed en graag, en daar mag je best mee uitpakken. Straal uit dat je zin hebt om aan de opdracht te beginnen. Een nieuwe klant is voor jou een nieuw avontuur. Aarzel niet om dat in je offerte te tonen.
  • Wees liever een expert dan een betweter. Voor specifieke wensen bestaan meestal specifieke redenen. Jaag de klant dus niet in de gordijnen door hem te vertellen wat hij nodig heeft. Kom je toch met een tegenvoorstel op te proppen, beargumenteer dan de voordelen ervan. Denk niet voor de klant, maar denk met hem mee.
  • Zet de voordelen voor de klant in de verf. Vertel in jouw offerte waarom de klant die prijs betaalt. Maak duidelijk waar jouw meerwaarde ligt, zodat hij zich niet blind staart op je prijs. Motiveer je keuzes door ze te koppelen aan het voordeel voor je klant.



Welk tarief gebruik je voor je offerte?

Dit is misschien wel de meest interessante vraag van allemaal – en meteen ook de moeilijkste. De prijs is voor je klant vaak criterium nummer één om de knoop door te hakken. Omdat de kwestie zo belangrijk is, helpt Xerius jou graag een handje. Met de bruto-netto calculator kom jij te weten welk dagtarief je moet vragen om het netto-inkomen te verdienen dat je wenst.

Bereken je dagtarief

Verkoop je producten? Dan is het belangrijk om een goed overzicht te bewaren over je kosten en je opbrengsten. Met Xerius Drive maak je vooraf de berekening. Zo weet je waar je aan toe bent, nog vóór je de sprong waagt.

Maak gratis je kostenplaatje in Xerius Drive

Je offerte: liever digitaal of toch op papier?

Hoe raakt je offerte veilig bij de klant? Met een papieren versie krijg je nooit 100% zekerheid. Je voorstel kan verloren gaan bij de post, of je klant kan bij hoog en bij laag beweren nooit iets te hebben ontvangen. Ook met e-mail slaap je niet op twee oren. Een e-mailadres is snel fout of onduidelijk, je document raakt verloren in een overvolle inbox of komt in de spamfolder terecht.


Daarom doen steeds meer bedrijven een beroep op het online versturen, raadplegen en goedkeuren van offertes. De voordelen van deze werkwijze zijn legio.



Goedkoper dan per post

In tegenstelling tot een papieren exemplaar – waarvoor je papier, inkt en postzegel betaalt – is een online offerteplatform zo goed als gratis. Bij de meeste software blijft de kostprijs voor het verzenden van een offerte gelijk, ongeacht het aantal.


Niet alleen de prijs voor het verzenden keldert, ook de uren die je besteedt aan opvolging. Zo kan je focussen op het sluiten van de overeenkomst in plaats van achter je klant aan te hollen.



Overal raadpleegbaar 

De ontvanger kan je offerte overal en altijd bekijken. Sterker nog: hij kan ze direct ondertekenen met tools zoals Signrequest of CloudSign. Op zijn smartphone, tablet of computer, op kantoor, op vakantie of op het toilet – overal kan hij zijn akkoord geven. Handig toch?

Bezorg je de offerte toch liever op papier, zonder online tool? Maak deze dan op in Word of Excel, en exporteer vervolgens naar PDF.

Mag je factuur afwijken van je offerte?


Volgens de wet worden offertes opgemaakt “in de context van” de algemene voorwaarden. Wat in jouw algemene voorwaarden staat, is dus doorslaggevend. Het aanvaarden van een offerte – expliciet door de ondertekening ervan, impliciet door de werken te laten uitvoeren – betekent altijd dat de klant akkoord gaat met je algemene voorwaarden.




Een waterdichte factuur maken: wat is het geheim?

Is de klus achter de rug? Dan is het money time. Net als bij de offerte ga je voor de factuur niet over één nacht ijs. Stel je de factuur niet op volgens de regels, dan heb je geen poot om op te staan wanneer de klant zijn staart intrekt. Basiskennis over factureren is daarom altijd een must. Ook al zijn particulieren je doelgroep, vroeg of laat klopt er ook een bedrijf bij jou aan. En zo’n dikke vis laat je toch niet zomaar zwemmen?




Wanneer is het nodig om een factuur op te stellen?

Dat is altijd het geval wanneer je in de weer bent voor btw-plichtigen, zoals bedrijven, zelfstandigen, vzw’s en overheidsinstellingen.


Ga je aan de slag voor privépersonen – je verkoopt bijvoorbeeld via een webshop babykledij aan particulieren? Dan hoeft een factuur niet. Al bestaan ook daar uitzonderingen op de regel, zoals de verkoop en herstellingen van auto’s of auto-onderdelen, diensten rond verhuizing of meubelbewaring, werken aan gebouwen en de verkoop ervan.






Welke facturen bestaan er?



Standaardfactuur

  • basisfactuur met alle belangrijke informatie
  • kan dienen voor verschillende transacties in verschillende sectoren
  • de meest gebruikte factuur

Commerciële factuur

  • speciale factuur voor buitenlandse handel, gebruikt om goederen te verzenden tussen landen.
  • bevat contactgegevens van de koper en verkoper, verkochte items, de kostprijs van de items en de verschuldigde belastingen.
  • vermeldt ook het carrier-identificatienummer, het land van herkomst, een geharmoniseerde code voor elk artikel en een verklaring dat elke factuur authentiek is.
  • wordt enkel gebruikt voor douaneaangifte wanneer een product de grenzen oversteekt.

Periodieke factuur of tussentijdse factuur

  • wordt tussentijds verstuurd bij grote en langdurige projecten, wanneer vooruitgang is geboekt.
  • zo kan het bedrijf werknemers betalen tijdens de werken.
  • wordt vaak gebruikt in de bouwsector.

Timesheet

  • wordt gebruikt door dienstverlenende bedrijven die uren aanrekenen in plaats van een product.
  • trouwe gebruikers zijn consultancybureaus, die betaald worden op basis van het aantal gepresteerde kuren.

Facturatie op basis van tijdsregistratie

  • op basis van een vast uurtarief en het aantal uren dat het project kost.
  • bij deze vorm van facturatie is het belangrijk om je werk niet te onder- of overschatten.
  • wordt gebruikt voor creatieve jobs, waarbij niet vooraf vaststaat hoeveel tijd het project zal vragen.

Recurrente factuur

  • wordt periodiek opgesteld, vaak op het eind van de maand.
  • vaak gebruikt in de verhuursector, bijvoorbeeld voor de huur van gereedschap of kantoorruimte.


Pro-formafactuur of voorschotfactuur

  • geeft de koper een idee van de kost van een product of dienst.
  • wordt door de verkoper gebruikt om bepaalde goederen of diensten tegen de geschatte prijs te leveren.
  • kan soms ook dienen als aanbetaling voor het geschatte projectbedrag.

De voorschotfactuur

  • vaak gebruikt in de bouwsector, bijvoorbeeld om voor begin van de werken al 50% aan te rekenen.

De pro-formafactuur

  • kan dienen om, na aanvaarding van de offerte door je klant, vergunningen te regelen voor import of export van de te bestellen goederen. Soms is dit document ook nodig voor de aanvraag van een L/C of een transportverzekering.
  • is geen officiële factuur, en je klant neemt deze ook niet op in zijn boekhouding. Je kan een pro-formafactuur naar je klant versturen samen met je verkoopsvoorwaarden, om het order te bevestigen.
  • op dit document staat duidelijk het woord “pro-forma” vermeld.
  • bevat net als de factuur alle details van de transactie, maar is geen vraag tot betaling.
  • kan bij internationale transacties verplicht zijn door het land van invoer. Zo baseert de douane zich op dit document om de waarde te kennen van goederen waarbij geen betaling dient te gebeuren, zoals stalen en monsters, tijdelijke uitvoer, kosteloze onderdelen en garantie- en vervangleveringen.

Facturatie op basis van waarde

  • is gebaseerd op de diensten voor de klant, of de waarde ervan.
  • het bedrag hangt af van de hoeveelheid werk, niet van de tijd nodig om het project af te werken.
  • wordt gebruikt als je de waarde van een dienst of product op voorhand kan bepalen.

Facturatie op basis van een vaste prijs

  • geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen.
  • helpt jou om een vaste prijs voor het project te berekenen.
  • wordt vaak gebruikt voor kmo’s en freelancers.

Wat staat er op een correcte factuur? Een voorbeeld.

Vanzelfsprekend:

  • je eigen bedrijfsnaam
  • je rechtsvorm
  • het adres van je bedrijf
  • je bankrekeningnummer
  • je btw-nummer

Vergeet zeker ook niet:

  • de gegevens van de klant: officiële naam, adres en btw-nummer
  • factuurdatum en leverdatum van je dienst of product
  • volgnummer: de nummers van je facturen moeten ononderbroken oplopen
  • omschrijving van elke dienst
  • eenheidsprijs: per uur, per stuk, per meter,...
  • de zogenaamde “maatstaf van heffing”: het totaalbedrag exclusief de btw
  • het btw-tarief – afhankelijk van je activiteit is dat 6%, 12% of 21% – en het totaalbedrag van de btw
  • de totaalprijs: maatstaf + btw
  • het gerechtelijk arrondissement waartoe je zaak behoort. Heb je een vennootschap? Vermeld dan de rechtbank van koophandel van je regio.
  • eventuele kortingen trek je af van het totaalbedrag, exclusief de btw.

Niet verplicht, maar zeker aan te bevelen:

  • je algemene verkoopsvoorwaarden
  • een vervaldatum, in het zinnetje “gelieve te betalen voor DD/MM/JJJJ”
  • een sympathiek bedankje, genre “bedankt voor het vertrouwen, het was fijn voor u werken.” Ook altijd meegenomen: een oproep om je zaak te volgen op sociale media. Of kies voor de klassieker “Bent u tevreden? Vertel het voort. Bent u niet tevreden, vertel het mij”.

Tip: maak je jouw allereerste factuur voor je allereerste klant? Je hoeft niet per se met het volgnummer 1 te beginnen. Zo merkt je klant niet dat hij de spits afbijt.








Een cruciaal gegeven: de btw op je factuur

Je factuur maken is in essentie een fluitje van een cent. De hond in het kegelspel is de belasting over de toegevoegde waarde, kortweg btw. Eerst en vooral moet je weten welk tarief voor jou van toepassing is. Is dat de gangbare 21%? Of val je onder de uitzonderingen van 12%, 6% of zelfs 0%?


Vermeld op je factuur altijd de bedragen exclusief btw. Dat is de prijs die je werkelijk aanrekent aan de klant. Daaronder vermeld je dan het btw-tarief en het btw-bedrag. Zoals in dit voorbeeld:

Omschrijving

Bedrag

installatie internet kantoor excl. btw
€ 1.000
btw 21%
€ 210
totaal incl. btw
€ 1.210

Heb je bepaalde goederen of diensten gratis geleverd? Dan vermeld je dit best niet op de factuur. Anders kan het gebeuren dat jij zelf de btw moet betalen.

Reken geen btw op je facturen naar het buitenland!


Dat is makkelijk, denk je dan. Helaas wordt het kluwen er niet minder om. Want er gelden andere regels voor goederen of diensten, voor binnen of buiten de EU, voor particulieren of bedrijven. Gelukkig legt Xerius jou alles helder uit. 





Hoe hanteer je de vrijstellingsregeling?

Blijft je jaarlijkse omzet onder de kaap van 25.000 euro? Dan kan je het leven een stuk makkelijker maken door te kiezen voor vrijstelling van btw. Zoals de naam al doet vermoeden, maak je dan facturen op zonder btw te tellen. En je vermeldt de gevleugelde woorden “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”.


Let wel: deze optie is niet altijd zaligmakend. Zo kan je bijvoorbeeld zelf geen btw terugvorderen van de beroepskosten die je maakt. Ga dus goed na of je niet in je eigen vlees snijdt, bijvoorbeeld door meer te lezen over de btw.


Tip: werk je met een kwartaalaangifte? Dan kan je de btw vooraf betalen. Op het einde van elk kwartaal betaal je dan enkel nog het verschil.





Fout in je factuur? Boete + creditnota.

Vergeet je een verplichte vermelding op je factuur? Dan zwaait de overheid met een administratieve boete:

  • € 25 per factuur (met een minimum van € 50 en een maximum van € 500) bij je eerste overtreding, op voorwaarde dat deze niet bewust is en de Schatkist geen schade berokkent;
  • € 50 per factuur (met een maximum van € 250) bij andere eerste overtredingen;
  • € 125 per factuur (met een maximum van € 1.250) bij je tweede overtreding;
  • € 250 (met een maximum van € 5.000) bij volgende overtredingen.

In plaats van deze boetes kan de overheid ook een proportionele geldboete opleggen wanneer je factuur een fout bevat:

  • in het identificatienummer, de naam of het adres van jezelf of de klant;
  • In de aard, hoeveelheid of prijs van de geleverde goederen of diensten.

Deze boete bedraagt dan maximaal 200% van de verschuldigde btw.

Een foute factuur vlak je weer uit met een creditnota. Daar voeg je eventueel een nieuwe – dit keer correcte – factuur aan toe.





Wanneer moet je factuur de deur uit?

De regel is simpel: zo snel mogelijk nadat je jouw product of dienst leverde. Vaak heb jij zelf behoorlijk wat kosten aan het begin van elke maand. Dan is het mooi meegenomen dat je daar de centen voor hebt.


De uiterste datum om je factuur te versturen is de 15de dag van de maand volgend op de levering van je product of dienst. Een tip: reserveer één dag per maand – bij voorkeur in de eerste week – om je administratie bij te spijkeren.


Ook de btw heeft zijn eigen regelmaat. Die is opeisbaar in de maand of het kwartaal waarin je jouw product of dienst leverde. Bijgevolg moet je deze doorstorten in die maand of dat kwartaal. Dat gebeurt via je btw-aangifte – je boekhouder weet er alles van.


De btw van een voorschotfactuur is opeisbaar in de maand of het kwartaal waarin je klant het voorschot betaalde.


Belangrijk: talm je met facturen op te maken? Of stort je de btw te laat door? Dan zwaait de overheid met – je raadt het al – boetes en verwijlintresten.




Een voorbeeld maakt veel duidelijk

Stel: op 25 maart schilder je de gevel van je klant.

  • Je hebt tot 15 april om je factuur op te stellen en te versturen. Al doe je dat het best zo snel mogelijk na het beëindigen van de werken.
  • De btw neem je op in de aangifte van de derde maand (als je met maandaangiftes werkt) of van het eerste kwartaal (bij kwartaalaangiftes).
  • Verstuurde je begin maart een voorschotfactuur, die de klant betaalde op 20 maart? Dan stort je de btw door in de derde maand of het eerste kwartaal. Betaalde de klant begin april? Dan stop je de btw in de aangifte van de vierde maand of het tweede kwartaal.




Hoeveel tijd heeft je klant om te betalen?

Stuur je de factuur naar een andere zelfstandige of onderneming? Deze heeft 30 dagen de tijd, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de factuur. Uiteraard kan je samen een andere termijn afspreken. Een tip: zet dat op papier, zoals met alle goede afspraken.


Bij facturen voor particulieren bestaat geen vaste termijn. De wet spreekt van een redelijke termijn, die in de praktijk neerkomt op één tot twee weken. Ook hier een gratis tip: bepaal zelf een redelijke betalingstermijn in je algemene voorwaarden. Zo vermijd je misverstanden en mistoestanden.

Geen onbetaalde facturen meer, kan dat?

Laat je klanten vooraf betalen

Dat is uiteraard de makkelijkste manier om openstaande facturen te vermijden. Vooraf betalen ligt echter moeilijk wanneer je diensten levert, omdat je het totale factuurbedrag vaak pas kent na afloop van het werk. In dat geval kan je tussentijdse facturen sturen, of werken met voorschotten. Of misschien gaat je klant wel door de knieën voor een kleine korting bij voorafbetaling. Neem de precieze kortingvoorwaarden dan wel op in je algemene bepalingen.




Zet nog meer vaart achter de betaling van je facturen

  • Vermeld in je algemene voorwaarden – naast de vervaldatum van de factuur – wat de klant te wachten staat bij wanbetaling: kommer en kwel zoals nalatigheidsintresten en aanmaningskosten. 
  • Check voor je aan de slag gaat hoe je klant er financieel voor staat. Je kan zijn jaarlijkse balans gratis inkijken bij de balanscentrale van de Nationale Bank. Zo kom je te weten of hij wel de middelen heeft om je factuur te betalen.
  • Stuur regelmatig een overzicht van je gewerkte uren door. Zwijgen is dan toestemmen: betwist de klant je cijfers niet, dan kan je stellen dat hij ermee instemt. Om helemaal zeker te zijn kan je het overzicht zelfs door hem laten ondertekenen.



De galante oplossing bij niet-betaling: de minnelijke invordering

Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. In een beleefde brief, e-mail of zelfs WhatsApp vraag je om de factuur te betalen. Verzuur de verstandhouding niet door te zwaaien met dreigementen of advocaten. Misschien belandde jouw factuur gewoon op het verkeerde bureau.


Leveren jouw vriendelijke herinneringen, telefoontjes en zelfs bezoekjes alleen loze beloftes op? Dan is de tijd rijp voor een echte aanmaning, de zogenaamde ingebrekestelling. Zorg er wel voor dat je die aangetekend verstuurd. Anders gaat het opnieuw van: “tiens, ik heb niks gekregen”.


Soms kan het een goed idee zijn om een afbetalingsplan voor te stellen in je ingebrekestelling. Zo krijg je stukje bij beetje je geld te zien. Kies ook hier voor zekerheid, en zorg dat je het totaalbedrag kan opeisen als je klant het plan niet naleeft.


Zijn al je inspanningen boter aan de galg? Dan kan je overwegen om een tweede ingebrekestelling te sturen. Dit is juridisch echter niet vereist. Bovendien geef je een zwak signaal, omdat je niet tot actie overgaat. Het heeft beslist meer effect om hulptroepen op te trommelen: een advocaat of een incassobureau.




De drastische oplossing bij niet-betaling: de gerechtelijke invordering

Maakt de zalvende hand geen indruk, dan kan je nog één kanon in stelling brengen: een procedure voor de Ondernemingsrechtbank die vermeld staat in je algemene voorwaarden. Helt de weegschaal van Vrouwe Justitia over in jouw voordeel? Dan zal een gerechtsdeurwaarder met dit vonnis de klant dwingen tot betaling, desnoods door beslag te leggen op zijn goederen.


Ga voor Xerieuze resultaten: laat je administratieve rompslomp over aan Xerius

De eerste horde in de voorbereiding naar een eigen zaak heb je al genomen: je weet nu hoe je een offerte moet opstellen en een factuur maakt. Je hebt wellicht nog meer vragen over de weg die je moet afleggen om zelfstandige te worden. Laat ons je de weg wijzen - je zal zien dat het nogal meevalt met die regels en formaliteiten.

Zelfstandige worden