Stap voor stap je eerste werknemer aanwerven.

Je zaak heeft de zeilen in de wind. Toch is het elke dag opnieuw alle hens aan dek om het werk rond te krijgen. Logisch dat je je afvraagt: “moet ik een eerste werknemer aanwerven?” In het kielzog volgen meteen de andere vragen: hoe loonkosten berekenen? Wat met de werkgeversbijdrage RSZ? De informatie die je hier vindt, loodst jou naar veilige haven.

Wanneer is een extra kracht welkom?

Stroomt het werk langs deuren en ramen naar binnen? Dan kan je proberen om te hozen met de mankracht die je in huis hebt. Maar kijk uit, want je mag je medewerkers niet zomaar overuren laten kloppen. Wat in de arbeidsovereenkomst staat, is heilig, want overeengekomen binnen het paritair comité. Een extra kracht aannemen, dan maar? Daarover lees je meer met een klik op de knop hieronder.

Extra kracht aannemen, ja of neen 





Hoe vind je de eerste werknemer? Enkele gouden tips.

Om eens een open deur in te trappen: je wil uiteraard iemand met wie het “klikt”. Daar moet je altijd wat geluk in hebben, al kan je het geluk natuurlijk een handje toesteken.


Tip 1: omschrijf duidelijk de functie die vrij is en het profiel dat je voor ogen hebt.


Tip 2: maak je selectiecriteria (zoals diploma’s, competenties, ervaring, persoonlijkheid, sociale vaardigheden en ambitie) meetbaar. Zorg dat je punten kan geven aan cv’s, tests en gesprekken. Zo kan je de kandidaten makkelijker vergelijken, en dien je minder op je buikgevoel af te gaan. Al blijft je intuïtie uiteraard een belangrijk criterium.


Tip 3: zoek ook buiten de gebaande paden. Het blijft een goed idee om een vacature online te plaatsen, maar spreek daarnaast eveneens je netwerk aan. Of denk aan vroegere stagiairs en eerdere sollicitanten.


Tip 4: voorzie vooraf een goed onthaalplan en opleidingstraject. Geen slechtere start dan een werknemer die zich op de eerste werkdag niet welkom voelt.


Tip 5: laat je sollicitant – indien mogelijk – een dag proefdraaien. Neemt hij of zij spontaan initiatief? “Ziet” de kandidaat het werk? Schiet je kandidaat collega’s te hulp? Je scheidt al snel het kaf van het koren.

Laat iemand anders voor jou zoeken


Je kan de werving en selectie ook toevertrouwen aan specialisten, zoals de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), uitzendbureaus, wervings- en selectiekantoren of headhunters. Deze experts weten vaak waar je witte raven nestelen, en komen sneller met geschikte profielen op de proppen. Uiteraard hangt daar altijd een prijskaartje aan vast.



Je eerste werknemer aanwerven: een stappenplan

Stap 1: bereid je voor

  • Welk loon kan je betalen? En hoe zit de berekening ervan precies in elkaar? Dat kom je hier te weten.
  • Welke extralegale voordelen gooi je daar bovenop? Denk zeker eens na over de top 10: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, ecocheques, GSM en het bijhorende abonnement, laptop, terugbetaling woon-werkverkeer, mogelijkheid tot thuiswerken, bedrijfswagen met tankkaart en onkostenvergoeding.
  • Welke arbeidsovereenkomst wil je afsluiten? Van beperkte of onbeperkte duur? Voor handenarbeid of hoofdarbeid? Voltijds of deeltijds? Hier lees je meer over de verschillende arbeidsovereenkomsten.
  • Heb je certificaten nodig voor verlaging van de werkgeversbijdragen? Of om de bijzondere status van je werknemer aan te tonen?


Stap 2: sluit aan bij een sociaal secretariaat

Dat kan bij SD Worx, partner van Xerius. Hun experts nemen alle administratieve poespas van je schouders.



Stap 3: controleer of je gegevens in de KBO correct zijn

Dat is nodig om te kunnen starten als werkgever. Kloppen de punten en de komma’s niet in de Kruispuntbank van Ondernemingen, dan kan je belangrijke RSZ-verminderingen mislopen. Zo bepaalt je vestigingsplaats bijvoorbeeld welke premies en fiscale voordelen je krijgt. Bovendien bieden juiste gegevens in de KBO ook een betere bescherming bij beroepsfouten. Klop hiervoor aan bij Xerius.



Stap 4: registreer je bij de RSZ als werkgever

En hopla, je krijgt meteen je RSZ-nummer.



Stap 5: sluit een arbeidsongevallenverzekering af

Dat is verplichte kost als werkgever. Daarvoor kan je gewoon aankloppen bij je verzekeraar.



Stap 6: doe de “Dimona IN” aangifte

Gaat je werknemer aan de slag? Geef dit onmiddellijk elektronisch aan bij de RSZ. Deze aangifte heet “Dimona IN” – kort voor “Déclaration Immédiate Onmiddellijke Aangifte. Houdt je werknemer ermee op, dan geef je dat ook meteen aan. Dat heet – nogal logisch – “Dimona OUT”.

Een tip: vraag je sociaal secretariaat om dit varkentje te wassen. Zo kan jij op beide oren slapen, en vermijd je eventuele sancties. Die zijn trouwens niet van de poes.


Stap 7: sluit je verplicht aan bij een externe dienst voor preventie en bescherming

Zo krijg je advies over hygiëne, gezondheid en veiligheid op de werkvloer. De dienst houdt ook de gezondheid van je mensen in het oog.



Stap 8: stel de arbeidsovereenkomst op en laat die ondertekenen

Op het moment dat je werknemer begint moet dit varkentje al gewassen zijn. Een geschreven arbeidscontract is trouwens niet verplicht, al vermijd je zo wel veel discussies. Zonder zo’n papiertje geldt automatisch een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.



Stap 9: stel het arbeidsreglement op

Goede afspraken maken goede vrienden, ook op de werkvloer. Het arbeidsreglement tekent de lijntjes waarbinnen jij en je werknemer kleuren. Sommige van deze regels, voorschriften en normen worden verplicht door de overheid, andere kan je er zelf aan toevoegen. Zorg ervoor dat je tekst van de allereerste keer tot op de komma juist zit. Want eens correct opgesteld en goedgekeurd, kan je eenzijdig niets meer wijzigen.



Stap 10: hou rekening met specifieke situaties

Stel je werknemers te werk op meerdere plaatsen? Hou dan – op papier of digitaal – een speciaal personeelsregister bij, dat op elk moment in te kijken valt. Idem met je arbeidsreglement. Daarvan moet op elke werkplek een exemplaar aanwezig zijn.


Alle stappen achter de rug? Dan ben je klaar voor de eerste werkdag, en begint de volgende fase: een goede opvolging en begeleiding.

Loonkosten berekenen van je eerste werknemer

Hoeveel kost je eerste werknemer? De vraag is simpel, het antwoord allerminst. Het bedrag dat jij op tafel legt komt niet in de portemonnee van je medewerker terecht. Hier lees je meer over de vele puzzelstukken van het loon.




De loon- en arbeidsvoorwaarden hangen af van je paritair comité

Dat overlegorgaan tussen werkgevers en werknemers kwam hierboven al even ter sprake. Die praatgroep legt per bedrijfstak tal van afspraken vast. Wat is het wettelijke minimumloon in je sector? Komt de werkgever tussen in het woon-werkverkeer? Moet je eindejaarspremie of ecocheques betalen? En hoeveel?


Heb je geen flauw idee tot welk paritair comité jij behoort? Waag dan geen wilde gok, want het antwoord is te belangrijk. Stel je vraag aan SD Worx. Dan hoor je meteen ook welke loon- en arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn.




Alle puzzelstukken in één rekensom.




De puzzelstukken even in detail bekeken.

Het brutoloon

Het uur- of maandloon van je werknemer is altijd het vertrekpunt. Deze minimumbedragen kies je niet zelf, ze zijn vastgelegd door je paritair comité. Eronder duiken mag niet, hoger leggen wel. Zo kan je bijvoorbeeld extra ervaring of talent van je nieuwe kracht naar waarde schatten. Dat lukt ook door extralegale voordelen toe te kennen, die fiscaal en sociaal vaak interessant uitpakken. Denk bijvoorbeeld aan maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, gsm en laptop.


Zorg ervoor dat het loon marktconform is. Met peanuts kan je geen talent aantrekken of behouden. En zeker even belangrijk: wat je betaalt moet ook intern rechtvaardig zijn. Een te hoog loon voor één werknemer creëert interne spanningen. Of je werknemer wordt misschien onbetaalbaar wanneer de zaken even minder goed draaien.


Spreek met je werknemer een brutoloon af. Je hebt als werkgever geen vat op het nettoloon dat hij of zij zal krijgen. De inhoud van het loonzakje hangt immers ook af van elementen zoals het aantal kinderen ten laste, het beroepsinkomen van de partner en zijn of haar huwelijkse staat.



De sociale zekerheid

Het loon van je medewerker spekt ook de sociale zekerheid. Het berekende bedrag bestaat uit twee delen:

  • bovenop het brutoloon betaal je patronale RSZ-bijdragen. Het precieze percentage hangt af van je beroepssector en het statuut van je werknemer. In de meeste gevallen bedraagt deze werkgeversbijdrage 25%. Ben je actief in de social profit-sector? Dan loopt dat percentage op tot 32,40%. Voor lagere lonen kunnen kortingen van toepassing zijn.
  • het tweede deel is de werknemersbijdrage van 13,07%. Deze wordt niet opgeteld bij het brutoloon, maar ervan afgetrokken.


Bedrijfsvoorheffing

Deze belasting wordt ingehouden op het loon van je werknemer. Hoeveel precies blijft plakken, hangt af van twee factoren: zijn of haar gezinssituatie en het loon.



Andere kosten

Onder bepaalde voorwaarden – en afhankelijk van je paritair comité – kan je werknemer ook vakantiegeld en een eindejaarspremie krijgen. Daarnaast bestaan er nog andere extra kosten, zoals:

  • een premie voor de arbeidsongevallenverzekering
  • aansluitings- en beheerskosten voor het sociaal secretariaat
  • kosten voor verplichte preventie en bescherming op het werk



Hoeveel kost je eerste werknemer?

Vraag het aan de specialist.

Loonberekening via SD Worx 


Als je werk geeft, krijg je voordelen

Voor je eerste werknemer betaal je geen patronale bijdragen

Dat is altijd mooi meegenomen, zo’n lastenverlaging. Hier lees je meer over deze vrijstelling, waarvan je levenslang geniet.


Ook mooi meegenomen: je kan dit voordeel overdragen naar je volgende eerste werknemer. Anders gezegd: zoekt je enige werknemer andere oorden op, dan betaal je evenmin patronale bijdragen voor zijn vervanger. Wil je hiervan genieten, dan dien je wel haast te maken. Op de laatste dag van 2020 trekt de overheid er een streep door.




Via KMO portefeuille betaalt de overheid mee aan opleiding

Het zakenleven beantwoordt niet aan de wetten van de fysica. Want wie stilstaat met zijn zaak, gaat achteruit. Daarom is het belangrijk om te investeren in de groei van je mensen. Hou de motivatie hoog door te peilen naar hun meningen, ervaringen, bezorgdheden en struikelblokken. Versterk de teamgeest door regelmatig een groepsactiviteit te organiseren. En vooral: investeer in hun ontwikkeling.


Voor die laatste groeiversneller kan je als zelfstandige in hoofd- of bijberoep, vrije beroeper of kmo subsidies krijgen. De kmo-portefeuille dekt 40% van de kosten als je een opleiding volgt of advies inwint om beter te ondernemen.


Elk gewest heeft bovendien nog andere steunmaatregelen, bijvoorbeeld wanneer je een jongere of oudere werknemer aanwerft. Het internet zou te klein zijn om die hier allemaal op te sommen. Laat je daarom begeleiden door Xerius. Onze experts geven immers ook advies over subsidies.




Doelgroepvermindering

Geïnteresseerd in een flinke vermindering van je bijdragen voor de sociale zekerheid? Dat kan wanneer je minstens vier opeenvolgende kwartalen geen RSZ-plichtig personeel in dienst hebt gehad. De experts van SD Worx vertellen jou graag meer hierover.




Structurele lastenverlaging

Dit is een ingewikkeld voordeel, dus eerst en vooral een geruststelling: SD Worx past deze vermindering automatisch toe voor haar klanten, zodat jij er geen omzien naar hebt. Voilà, lees nu gerust verder.


De structurele lastenverlaging is een algemeen toepasbare basisvermindering die jij als werkgever geniet voor al je werknemers die volledig onderworpen zijn aan RSZ. Er geldt een minimumgrens van 27,5%, behalve voor horecamedewerkers.


Je mag de lastenverlaging onmiddellijk toepassen in de kwartaalaangifte, zonder extra formaliteiten. Eventueel kan je het voordeel combineren met één doelgroepvermindering. Hoeveel voordeel je plukt per werknemer hangt af van de categorie van tewerkstelling, het loon en de tewerkstellingsgraad. Oef.


Meer weten? Contacteer SD Worx, partner van Xerius.

SD Worx is een erkend sociaal secretariaat. Hun experts nemen alle verplichtingen rond tewerkstelling van jouw schouders. Je kan bijvoorbeeld vertrouwen op je persoonlijke payrollconsulent, die je personeelszaken verzorgt en jou op de hoogte brengt van alle belangrijke veranderingen. SD Worx verdedigt zelfs jouw belangen als werkgever bij de overheid. Zo kan jij je focussen op wat echt telt: je onderneming, je mensen en je klanten.

Contacteer SD Worx