Btw-nummer aanvragen: zo begin je eraan

Wat is een 'btw-nummer'?

Btw staat voor “belasting over de toegevoegde waarde”. Het is een belasting die de consument betaalt op de producten of diensten die hij bij jou aankoopt. Jij int deze taks bij je klant en stort deze vervolgens door aan de overheid.

Als zelfstandige betaal je dus in feite zelf geen btw. Je hebt wel de “administratieve last” om deze belasting te innen bij de consument en door te storten.

Het doorstorten zelf gebeurt via je btw-aangifte, die de meeste zelfstandigen elk kwartaal indienen. Het bedrag dat je moet doorstorten is het verschil tussen de btw die je aan je klanten hebt aangerekend op je uitgaande facturen, en de btw die je zelf betaald hebt aan je leveranciers.

Om het proces van innen en doorstorten vlot te laten verlopen, krijg je als zelfstandige een btw-nummer. Dat nummer is zo uniek als je vingerafdruk, en het staat verplicht op alle documenten van je zaak. Ergo: je kan pas starten als zelfstandige wanneer je een btw-nummer hebt aangevraagd.

Hoe je btw-nummer aanvragen?

Dat gaat als een fluitje van een cent, want je doet het helemaal online. In enkele klikken vraag je een ondernemingsnummer – zeg maar de identiteitskaart van je zaak - aan bij Xerius. Dat nummer valt al na enkele minuten in je mailbox. Later volgen nog een uittreksel en attest op papier, via de post.

Met je ondernemingsnummer kan Xerius aan de slag. Wij kloppen aan bij de btw-administratie om dit nummer te laten activeren als je btw-nummer. Reken daarvoor op drie tot vijf werkdagen. Van zodra de kogel door de kerk is, krijg je daarover bericht. Intussen zit Xerius niet stil, want wij regelen je verplichte aansluiting bij ons sociaal verzekeringsfonds.

Is je btw-nummer actief? Dan kan je echt van start gaan als zelfstandige.

Heb je over dit hele proces nog een vraag? Geef ons dan gerust een belletje. Uiteraard ben je ook altijd van harte welkom in één van onze kantoren.

Je btw-nummer aanvragen: hoeveel kost dat?

Geval A: je hebt nog geen ondernemingsnummer

Dan kan je het jezelf erg makkelijk maken: laat Xerius zorgen voor alles. Wij schrijven je zaak in bij de KBO en regelen alles van A tot Z. Zo neem jij een perfecte start als zelfstandige.

178,1 euro

• inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (105,50 euro)
• ondernemingsnummer activeren als btw-nummer (72,6 euro)
• aansluiting als zelfstandige
• ondersteuning met andere opstartformaliteiten, zoals de aanvraag van bepaalde vergunningen

Geval B: je hebt al een ondernemingsnummer

Dan is het eveneens erg makkelijk, want je zette zelf al de eerste stap. Xerius kan dit nummer laten activeren als jouw btw-nummer.

72,6 euro

• activatie van ondernemingsnummer als btw-nummer
• ondersteuning tijdens de aanvraag

Welke informatie heeft de btw-administratie nodig?

Een btw-nummer aanvragen voor je zaak gaat van een leien dakje: Xerius regelt dat immers voor jou. Om je aanvraag in te dienen bij de administratie hebben we alleen wat informatie van jou nodig.

Je ondernemingsnummer

De btw-administratie zal je ondernemingsnummer activeren als btw-nummer.

• je btw-nummer = BE + je ondernemingsnummer
• bijvoorbeeld: ondernemingsnummer = 0123.456.789 > btw-nummer = BE0123.456.789

Je activiteit

Die informatie is belangrijk voor je btw-aangifte: doe je dat maandelijks of per kwartaal?

Voor sommige activiteiten gelden aparte regels. Zo moet je als autohandelaar maandaangiften indienen als je omzet hoger ligt dan 250.000 euro. Voor de meeste andere activiteiten mag je werken met kwartaalaangiften tot een omzet van 2.500.000 euro.

Er bestaat ook een vrijstellingsregeling, waarbij je geen btw aanrekent aan je klanten – en dus ook geen aangiftes moet indienen. Ben je actief in de bouw, tuinaanleg of ramenreiniging – de zogenaamde “werken in onroerende staat” – dan kan je deze vrijstellingsregeling niet gebruiken.

Welke omzet verwacht je jaarlijks te draaien?

Een inschatting volstaat. Je moet echt niet tot op de eurocent precies rekenen, je kan immers niet in de toekomst kijken. Hou er rekening mee dat de btw-administratie jou geen btw-vrijstelling zal toestaan als je een jaaromzet verwacht van meer dan 25.000 euro.

Welke btw-regeling wil je aanvragen?

• Met periodieke kwartaalaangiften
  Dit is – op een paar uitzonderingen na – de regeling voor ondernemingen met een omzet tot 2.500.000 euro.
• Met btw-vrijstelling
  Je kan de btw-vrijstelling aanvragen als je zaak minder dan 25.000 euro omzet draait. Let wel: dit is jouw vrije keuze. Je bent helemaal niet verplicht om deze vrijstelling aan te vragen.
• Met een andere regeling
  Meer uitleg daarover vind je bij btw voor starters.

Neem je een andere onderneming geheel of gedeeltelijk over?

In dat geval kan je de btw-rekening-courant mee overnemen. Nog nooit van gehoord, zeg je? Lig er niet wakker van, want dan heb je er vast niet mee te maken.

Wil je zaken doen met andere lidstaten van de EU?

Dan ben je een btw-buitenbeentje. De overheid wil dan weten of je goederen levert in een ander EU-land, en voor welk bedrag.  Dat heeft te maken met het principe van de intracommunautaire leveringen en verwervingen. Dat werkt zo:

Stel jij verkoopt goederen in een ander EU-land. In dat geval reken jij geen btw aan jouw btw-belastingplichtige klanten. Zij geven de btw aan in hun eigen aangifte.

Doe je zelf aankopen in een ander EU-land? Dan betaal je geen btw op de factuur. Je moet de btw wel aangeven – en dus ook weer aftrekken – in je eigen Belgische aangifte.

Ga je voor meer dan 200.000 euro aan goederen leveren in een ander EU-land? Dan moet je maandaangiften doen (geen kwartaalaangiften). Op die manier kan de administratie die intracommunautaire handelingen beter opvolgen.

Maak je gebruik van de vrijstellingsregeling, en dien je dus geen aangiftes in? Dan kan je ervoor kiezen om op je aankopen in een andere EU-lidstaat Belgische btw te betalen in plaats van de buitenlandse btw. Dat is uiteraard enkel interessant wanneer het Belgische btw-tarief lager ligt dan deze in de andere EU-lidstaat. In dat geval dien je bijzondere aangiftes in.