Frais déductibles pour indépendants : trouvez le juste milieu

Qu'est-ce qu'une dépense professionnelle ?

En tant qu'indépendant, vous payez des impôts sur vos bénéfices et non sur les frais que vous encourez pour réaliser ces bénéfices. C'est pourquoi vous pouvez déduire vos frais professionnels de votre chiffre d'affaires annuel dans votre déclaration d'impôt. L'État prélève ensuite des impôts sur le montant restant.

Cela signifie donc – et c'est souvent une douche froide pour les indépendants complémentaires – que l'État ne rembourse pas intégralement vos frais professionnels. En déduisant fiscalement les frais, vous en récupérerez environ la moitié.

L'avantage est que vous payez moins d'impôts. L'inconvénient est le prix à payer : vous devez payer chaque frais que vous engagez. Par conséquent, posez-vous cette question cruciale avant de sortir votre portefeuille : cet achat est-il une valeur ajoutée pour mon entreprise ? Est-ce que cela améliore mon produit ou mon service ? Cela améliore-t-il ma visibilité ? Me permet-il de travailler plus efficacement ?

Un exemple clarifiera les choses.

Supposons que vous exploitiez une entreprise où vous vendez des sandwiches pour 5 euros. Pour servir votre client, vous faites des frais : vous achetez du pain, des garnitures et de l'emballage. Vous calculez vos bénéfices en déduisant ces frais du prix de vente. Le résultat est le montant que vous devez déclarer au fisc, sur lequel vos impôts sont calculés.

Néanmoins, cela ne s'arrête pas au pain, aux garnitures et au papier.  Pour vendre votre sandwich, vous devez supporter des frais encore plus élevés, par exemple :

• la publicité, et faire en sorte que les gens connaissent votre entreprise ;
• préparer votre entreprise, afin que les clients aiment y rester (et donc souvent commander encore plus) ;
• le téléphone et Internet, afin que vos clients puissent vous joindre pour leur commande ;
• eau, gaz et électricité, pour garder vos ingrédients frais et préparer vos sandwiches.

Vous pouvez également « déduire » ces frais de votre chiffre d'affaires pour calculer votre bénéfice. En d'autres termes, pour réduire le montant sur lequel reposent vos impôts. La machine est lancée. En effet, plus vous pouvez déduire fiscalement, moins vous payez d'impôts. Que pouvons-nous encore prendre en compte ?

Le monde merveilleux des frais professionnels

Quels frais pouvez-vous déduire ? Déduire intégralement ou en partie ? Comment traiter les frais mixtes, les amortissements et les forfaits ? Un réalisateur de documentaires comme David Attenborough pourra faire au moins dix saisons sur le monde des frais professionnels.

Quels frais professionnels pouvez-vous déduire ?

Vous pouvez demander le remboursement de frais professionnels à des fins fiscales si votre achat répond à ces critères.

La dépense est liée à votre profession

En d'autres termes, il ne doit pas s'agir d'une dépense privée. Bien entendu, il existe des « frais mixtes », par exemple votre domicile privé où vous avez également un bureau. Dans ce cas, vous ne pouvez déclarer que la partie que vous utilisez à titre professionnel comme frais professionnel. Il en va de même pour les frais tels qu'Internet, le téléphone et l'énergie. Vous en apprendrez davantage sur les frais mixtes ci-dessous.

La dépense aide votre entreprise
En d'autres termes : vous faites les dépenses ou les investissements nécessaires pour lancer votre entreprise ou la faire prospérer. La dépense précise n'a pas d'importance. D'une machine pour faire de la mayonnaise en passant par de l'encre d'impression pour imprimer des tickets à un dîner avec un collaborateur (potentiel) pour couper les sandwiches.

Quand pouvez-vous déduire des frais professionnels ?

Vous pouvez déduire fiscalement les dépenses dans les deux conditions suivantes.

Votre paiement et vos déductions fiscales sont effectués la même année

Vous passez une commande à la fin de cette année et la facture est due au début de l'année suivante ? Dans ce cas, vous ne pouvez plus inclure cette dépense dans votre déclaration d'impôts de cette année.

Vous avez une preuve de la dépense.
La facture, un ticket de TVA, un reçu, des notes de frais - tout cela compte comme une preuve. Vous devez conserver les documents pendant sept ans.

Astuce !
Vous n'êtes pas encore affilié en tant qu'indépendant, mais vous avez déjà engagé des frais pour préparer votre activité ? Vous pouvez également les déduire. C'est pourquoi vous devriez toujours conserver tous vos reçus.

Profession libérale ? Vous pouvez alors travailler avec des frais professionnels forfaitaires.

Vous serez ainsi dispensé de conserver toutes vos preuves pendant un certain temps. C'est pourquoi le législateur autorise les professions libérales à travailler avec des frais forfaitaires. Vous pouvez alors déduire un certain pourcentage de votre chiffre d'affaires, déduction faite de vos cotisations sociales. Plus votre chiffre d'affaires est élevé, plus le pourcentage est faible.

Cela est beaucoup plus facile, mais la plupart des professions libérales n'utilisent pas cette option. L'explication est simple : les frais professionnels réels sont généralement plus élevés, il est donc plus intéressant de les déduire. Quel est le choix le plus intéressant pour vous ? Votre comptable pourra vous le dire.

Déduisez-vous ces frais professionnels en tout ou en partie ?

De nombreux frais professionnels peuvent être déduits intégralement de vos impôts. Voici des exemples courants :

• les frais de bureau ou les frais d'établissement professionnel tels que les intérêts sur votre prêt, le loyer, le chauffage, le téléphone et Internet ;
• les cotisations sociales que vous payez chaque trimestre ;
• les assurances et les assurances pension, telles qu'un revenu garanti ou une PCLI ;
• les frais de votre comptable.

Bien sûr, il y a aussi des frais que vous ne pouvez déduire que partiellement :

• frais de restaurant : à 69 % ;
• frais de représentation pour les réceptions et les cadeaux d'affaires : à 50 % ;
• carburant pour votre voiture : à 75 %. Une exception à cette règle est le coût des déplacements domicile-lieu de travail. Pour cela, vous pouvez déduire une contribution de 0,15 euro par kilomètre et votre voiture : entre 50 et 100 % (en fonction des émissions de CO2).

Qu'en est-il de vos amortissements ?

Les investissements plus importants durent généralement plus longtemps.  Vous utilisez souvent votre bureau ou votre bâtiment industriel, votre voiture, une machine, votre équipement informatique ou - dans l'exemple de la sandwicherie - l'aménagement de votre entreprise pendant des années. Contrairement aux frais professionnels uniques, ces investissements sont répartis sur plusieurs années. Le montant exact que vous amortissez par an dépend de l'achat :

• bureaux et bâtiments : 3 %

• bâtiments industriels : 5 %

• mobilier et machines : 10 %

• véhicules : 20 %

• petits équipements tels que votre smartphone, votre scanner et vos outils : 33 %

Les petits équipements sont donc amortis au bout de trois ans. Un ordinateur portable de 600 euros sera déduit de vos impôts pour 200 euros à chaque fois pendant trois ans.

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Soyons clairs : la manière dont vous gérez les frais professionnels n’est pas une science exacte. Ce qui est un coût parfaitement défendable pour une entreprise ne l’est pas pour une autre. Cependant, nous pouvons vous donner un point de repère. Laissez votre adresse e-mail et vous recevrez une check-list pratique pour ne pas manquer l’avantage fiscal.

Déduction des frais professionnels de vos impôts : comment cela fonctionne-t-il exactement ?

Vous êtes entrepreneur individuel ? Dans ce cas, déclarez vos revenus et vos frais dans la partie 2 de votre déclaration d'impôts. En principe, vous pouvez le faire vous-même, en calculant votre chiffre d'affaires et les frais que vous avez encourus.

Le fisc peut alors demander votre comptabilité. Ils vérifieront comment vous avez calculé le coût total, et si tous les frais sont acceptables. C'est pourquoi il est important que vous conserviez avec précision toutes les preuves (telles que les factures, les tickets et les tickets TVA).

Toutefois, appelons un chat un chat : ce genre d'administration est un travail d'experts. En travaillant avec un comptable, vous respectez scrupuleusement les règles. Comme cet expert connaît parfaitement la réglementation en matière de dépenses, vous êtes assuré d'économiser beaucoup sur vos impôts. En outre, vous pouvez réduire le prix de votre comptable en conservant toutes les preuves de manière ordonnée, triées par ordre. Et n'oubliez pas : les frais de votre comptable sont également entièrement déductibles !

Astuce :
Vous êtes exonéré de la TVA en tant que « petite entreprise » ? Indiquez vos dépenses professionnelles TVA comprise. Après tout, vous avez payé le montant total, sans récupérer la TVA via la déclaration de TVA. Néanmoins, il s'agit ici aussi d'un travail spécialisé que vous devriez laisser à votre comptable.

Frais professionnels ou frais de loisirs ?

De nombreux indépendants complémentaires font - à juste titre - un usage enthousiaste de la déduction des frais. Environ 40 % des indépendants exerçant une activité complémentaire conservent un montant net de zéro euro de leur activité. Supposons que vous gagniez 1 000 euros, mais que vous déduisiez également 1 000 euros de frais, alors le résultat est effectivement une opération blanche.

Pourquoi alors commencer une activité complémentaire ? C'est simple : récupérer les coûts que vous consacrez à votre hobby par le biais des impôts. C'est intelligent, mais vous devez bien sûr vous assurer que votre activité complémentaire vous rapporte également de l'argent.

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