"De tijd van inspireren is voorbij"

Glenn Vandamme van Finplex over digitalisering en automatisering in de accountantssector.


Enkele maanden geleden liep Danny De Pourcq, sales director bij Xerius, tijdens het Kick-Off event van de Startup Survival Masterclass Glenn Vandamme tegen het lijf. Toen hij vroeg wat Finplex precies doet, antwoordde hij dat zij boekhouders en accountants op een onafhankelijke manier willen helpen bij hun digitale transformatie. Hier was de (accountancy)wereld nu al een tijdje naar op zoek. Een partij die hen helpt om de juiste digitale keuzes te maken. Boekhouders en accountants hebben de voorbije jaren heel wat softwareverkopers over de vloer gehad, en uiteraard had iedereen de beste oplossing op zak. Keuzestress heet dat. Volgens Glenn is digitale transformatie geen keuze voor een bepaalde software, maar een ketting van processen, technologie én vooral van mensen.


In een vorig leven bezocht Glenn Vandamme een goeie 400 accountantskantoren voor een softwarebedrijf dat oplossingen rond digitale documentenflows biedt. Nadien rolde hij in één van die kantoren mee een digitale strategie uit. Niet altijd gemakkelijk, maar wel zeer leerzaam. Vanuit zijn frustratie dat je als softwareleverancier maar een deel van die oplossing kan bieden en met de kennis en ervaring van een veranderingstraject binnen een accountantskantoor, startte hij samen met twee andere jonge wolven Finplex op.

 

Glenn, heb je enig idee waar het gemiddeld accountantskantoor vandaag staat in deze snel veranderende digitale wereld?

Veel minder ver dan iedereen denkt. Heel veel kantoren weten niet welke richting ze uit moeten en waar ze überhaupt de tijd zouden moeten vinden om die digitale omslag te maken. Ik merk ook dat er op twee snelheden gewerkt wordt. Grote kantoren nemen vandaag wel beslissingen. Of dat altijd de juiste beslissingen zijn, laat ik in het midden. Dan heb je een aantal kleinere kantoren die echt wel voorloper zijn. Die misschien nog sneller gaan dan de grote kantoren. Daartussen heb je een hele grote groep, ik schat zo’n 70%, die al wel wat kleinere initiatieven hebben genomen. Ze zijn bijvoorbeeld met Coda-bestanden beginnen werken. Dat bracht onmiddellijk een flinke tijdsbesparing met zich mee. Veel van die kantoren blijven echter in het ‘proberen’ en het zoeken naar de juiste oplossingen hangen, omdat ze het helemaal niet meer weten of willen.”


Waar begin je dan, als je nog niks of weinig hebt gedaan?

Je moet eerst een visie voor de toekomst ontwikkelen. Voor elk kantoor is dat anders. De ene accountant is op zoek naar de meerwaarde voor de klant en de andere denkt dat klanten niet meer verlangen dan met alles wettelijk in orde te zijn. Beiden hebben hun markt vandaag. Stel vooral de vraag: ‘Wie zijn mijn klanten en wat verwachten die van mij?’ Digitalisatie is geen doel op zich, maar een ondersteuning van waar je als kantoor naartoe wilt.”



Bedreiging komt in de eerste plaats vanuit de eigen sector zelf. Boekhoudoplossingen worden steeds slimmer, waardoor ondernemers op termijn misschien gemakkelijk zelf de boekhouding kunnen doen. 

profile-mask

Glenn Vandamme

Zaakvoerder Finplex

Nieuwe software implementeren loopt niet altijd van een leien dakje. Hoe komt dat?

“Bij wie ligt de schuld? Boekhouders en accountants zijn van nature misschien eerder behoudsgezind, maar software moet gemakkelijk implementeerbaar, eenvoudig en leuk zijn. En daar gaan vandaag toch heel wat software-aanbieders volledig de mist in. Goede software moet intuïtief zijn.”


Wat wij ook vaak horen van boekhouders en accountants is dat zij IT’ers worden?

“Meer en meer met IT werken, vind ik een betere omschrijving. Niet alleen de accountantssector, maar de hele wereld digitaliseert. De huidige generatie boekhouders en accountants is waarschijnlijk de laatste die weet hoe een boekhouding ambachtelijk is opgebouwd. De accountancy-studenten, die binnenkort de schoolbanken verlaten, zullen volledig op cijfers vertrouwen die automatisch uit het systeem rollen. Om efficiëntiewinst te boeken gaan we toch al die technologische veranderingen moeten omarmen, maar wanneer je dat samen met die ‘ambachtelijke’ kennis doet, is dit een gigantische troef die meer kantoren moeten uitspelen.”


Hoe motiveer ik mijn medewerkers om mee in het digitale verhaal te stappen?

“Het draagvlak in het kantoor moet breed genoeg zijn vooraleer je een definitieve keuze kan maken. En daar zie ik dat het meestal fout loopt. De software wordt al gekozen, zonder hierbij de medewerkers te betrekken. Betrek hen in het beslissingsproces, want het zijn zij die er tenslotte moeten mee werken.


Digitaliseren en automatiseren heeft een prijskaartje. Kan je dat doorrekenen aan je klant

Software in huis halen is zeker niet goedkoop, maar de efficiëntie zorgt er ook voor dat je tijd en dus ook geld bespaart. Waarom zou je de kostprijs van bepaalde software niet mogen doorrekenen aan je klant, als het voor hem meerwaarde geeft? Meer en meer ondernemers willen in real-time inzicht in hun cijfers krijgen.


Denk je dat?

“Jonge bedrijven zijn datacrunchers geworden en nemen beslissingen op basis van data. Ik besef dat vele kmo’s daar nog niet in geïnteresseerd zijn. Niet teveel belastingen betalen, dat is belangrijk. Dus ook hier zit je nog met die grote tegenstelling. Als je model gebaseerd is op dienstverlening en je software neemt die (gedeeltelijk) over, dan moet je dit doorrekenen aan je klant, anders daalt je marge.”


Dikwijls hoor je die doemscenario’s dat boekhouders en accountants gaan verdwijnen, maar iedereen klaagt over teveel werk. En van wie of voor wat moeten boekhouders of accountants nu bang zijn?
“Da’s de paradox. En dan heb ik het terug over de boekhoudsector, die op twee snelheden werkt. Kantoren zijn bang van elkaar. Anderzijds, als je niks doet heb je nog 5 à 10 jaar werk. Als je niks of te weinig doet, dan laat je je buitenspel zetten door diegenen die wel volledig de kaart van de digitalisatie hebben getrokken. Bedreiging komt dus in de eerste plaats vanuit de eigen sector zelf. Boekhoudoplossingen worden steeds slimmer, waardoor ondernemers op termijn misschien gemakkelijk zelf de boekhouding kunnen doen. Bepaalde bedrijven gaan overlappend werken en komen zo op het terrein van de boekhouder of accountant. Neem nu bijvoorbeeld de banken. Ook zij zijn bezig met de verbreding van hun aanbod. Vormen zij een bedreiging voor de boekhouder? Ik  denk het niet, want ook zij staan voor uitdagende tijden. Op het einde van de rit blijft de accountant meer dan ooit de vertrouwenspersoon van de ondernemer. 

Voorlopig nog werk genoeg dus, maar veel kantoren vertellen me dat ze nog moeilijk nieuw bloed vinden. Hoe komt dat?
“Heel veel accountants hebben zelfs geen website of zitten niet op sociale media. Iets wat laatstejaarsstudenten accountancy zeker doen is je website bezoeken of je profiel op Linkedin bekijken. Als je geen website hebt of niet terug te vinden bent op sociale 
media, dan besta je niet. Daarnaast moet er misschien ook nagedacht worden om andere profielen aan te trekken, aangezien zij ook voor die verbreding in de adviesverlening kunnen zorgen.”


Grote kantoren hebben misschien meer middelen om een veranderingstraject op poten te zetten, maar wat moet je als klein(er) kantoor doen?
“Grote spelers zijn op overnamepad, maar de meeste kantoren willen niet overgenomen worden. Daarom willen we met Finplex kantoren met elkaar verbinden. Hier willen we vooral een rol spelen zodat kennis en best practices met elkaar uitgewisseld worden. Heel veel kantoren zijn bang van elkaar, maar ze verdrinken allemaal in het werk. Wij geloven in kennisoverdracht, want enkel zo kunnen alle kantoren vooruit gaan.”


Kan ik als klein(er) kantoor opboksen tegen de grote jongens?
“Dikwijls wordt gezegd dat een klein kantoor niet opkan tegen de grote spelers. Ik merk soms het omgekeerde. Kantoren met 5 tot 10 medewerkers staan soms verder. Net omdat die wendbaarder zijn. Laat dat een voordeel van cloudsoftware zijn: je betaalt wat je gebruikt, dus de spelregels zijn gelijk(w)aardig voor groot en klein.”

De moderne boekhouder of accountant wordt adviseur. Zijn ze dat dan niet altijd geweest? 
“Klopt, maar het gaat over die verbreding van zijn diensten. Maar wat is die verbreding dan? Dat is moeilijk te definiëren. Wil een klant voor iets betalen dat hij niet gevraagd heeft? Loopt er iets mis, dan had de klant wel een pro-actieve actie van zijn boekhouder verwacht. Je moet ook de middelen en de mensen hebben. De kennis en knowhow in huis hebben. De transitie naar een nieuw businessmodel moet nog gebeuren. Er zijn nog te weinig exotische profielen in een accountantskantoor om dit waar te maken.”

Hoe maak je tijd vrij om toch aan je kantoor van de toekomst te werken?
“Het is een beetje zoals de cartoon die ik onlangs zag van twee mannen die een zware plank dragen. Komen ze onderweg iemand tegen die een kar heeft gemaakt. Ze hebben geen tijd om ernaar te kijken en stappen snel verder. Stilstaan, analyseren wat je aan het doen bent, om dan terug verder te gaan. Vanuit Finplex helpen we accountants bij dit proces. We proberen ook onmiddellijk de Quick Wins mee te pakken. Kleine overwinningen zorgen ervoor dat de motivatie groeit om de volgende stap te nemen. Verkeerde keuzes maken kan veel geld en tijd kosten, maar veel erger, gedemotiveerde medewerkers opleveren.”

Boekhouders en accountants willen wel digitaliseren, maar hun klanten willen niet mee. Wat is jouw ervaring?
“Finplex begeleidt vandaag al een aantal kantoren. Als je dan met die klanten praat, dan blijkt net het tegenovergestelde. Uiteraard zijn er altijd die de klassieke schoendoos willen blijven afgeven. Je moet je dan de vraag stellen of het de moeite loont dat deze klanten je groei tegenhouden. Ik begrijp ook niet dat er nog mensen zijn die in de file willen staan om hun facturen binnen te brengen. Er bestaan vandaag zoveel eenvoudige oplossingen om je documenten op een digitale manier bij je boekhouder te krijgen. Maar één ding is zeker, de tijd van inspireren is voorbij. Nu is de tijd aangebroken om echt stappen vooruit te zetten en daar willen we, net als Xerius en SD Worx, graag bij helpen.”