“Ik vind het boeiend om mensen te laten groeien”
Carla Van Corenland van Fiscadvies
Veel accountantskantoren zitten vandaag in volle transformatiemodus. Carla Van Corenland van Fiscadvies schakelde in 2014 al een digitale versnelling hoger. Het werd een heftig parcours, met vallen en opstaan. Maar uiteindelijk bouwde ze met haar kantoor een mooie voorsprong uit.
Toch zijn ook de uitdagingen voor een kantoor met zestien medewerkers niet min. Zo is er het hoge kostenplaatje van de software en een overheid die almaar meer taken delegeert. En vaak ben je als zaakvoerder ook de bottleneck voor alles. Daardoor ontbreekt soms de tijd om nog meer die coachende rol op te nemen voor haar klanten én haar team. Mensen zien groeien is het mooiste wat er is, volgens Carla. We kunnen haar geen ongelijk geven.
In 2008, het begin van de financiële crisis, richtte je samen met een partner Fiscadvies op. Niet evident om op dat moment veilige oorden achter te laten, denk ik dan?
“Ik ben niet risico-avers. Als ik ergens een opportuniteit zie, dan neem ik een berekend risico. In 2008 was er een collega-boekhouder die teveel werk had. Ik had als zelfstandige in bijberoep al een aantal klanten, maar daarnaast werkte ik ook nog voor een groter kantoor (Ecovis Acta Consult).
De collega-boekhouder vroeg of ik geen zin had om samen met haar een boekhoudkantoor te starten. Toen heb ik de sprong gewaagd. Al bleef ik nog wel op freelance basis voor mijn oude werkgever werken. Op een bepaald moment viel dit niet meer te combineren en ben ik daarmee gestopt. In 2014 hadden mijn mede-oprichtster en ik niet meer dezelfde toekomstvisie en zijn onze wegen uit elkaar gegaan. Ik wilde volop evolueren naar een digitaal boekhoudkantoor.”
Geen gemakkelijke beslissing, veronderstel ik, want er waren nog maar weinig voorbeelden in de sector.
“Ik pionier graag, want dan wordt er veel gespard met de partners met wie je gaat samenwerken. Ik vind dat boeiend. Keerzijde van de medaille, er kruipt veel tijd én geld in.
Ik ben veel met mijn hoofd tegen de muur gebotst. 2014 was vroeg om te springen, maar ik vind wel dat we daardoor als kleiner kantoor heel veel voorsprong hebben genomen op vele andere kantoren, zelfs ook op de grotere. Die grote kantoren zijn nu volop bezig met hun organisatie om te vormen zoals wij die al een tijdje hebben.
Als kleiner kantoor kan je zeker sneller schakelen, maar het is financieel wel zwaarder. De consolidatie in de accountancysector is volop bezig. Ik krijg vaak het aanbod om overgenomen te worden, maar het liefst zou ik willen blijven werken zoals ik nu bezig ben. Het is fijn samenwerken met mijn team, maar ik voel ook aan dat ik misschien op een bepaald moment keuzes zal moeten maken.”
Fiscadvies omschrijft zichzelf op de website als een boekhoudkantoor voor ambitieuze starters en start-ups, groeiende en innovatieve ondernemingen. Een kantoor waar je niet alleen terecht kunt met je boekhouding, maar ook voor strategisch en juridisch advies. En zelfs successieplanning.
“We maken zeker het verschil voor start-ups en andere innovatieve starters. Dat is wel tof. Maar als ik zie wat grote kantoren betalen voor de software, in vergelijking met een kleiner kantoor, dan weet ik niet of ik dit in de huidige constellatie kan blijven doen. Op lange termijn wordt de kost dan gigantisch hoog. Ik moet een fusie of overname in overweging durven nemen om schaalvergroting te creëren en zeker het goede moment afwachten. Misschien is de tijd nog niet rijp..
Bovendien, eens je de digitale puzzel hebt gelegd, wordt het heel moeilijk om die nog te veranderen. Als de prijs van een softwarepakket verhoogt, sta je als kleiner kantoor in een zwakke positie. Grote kantoren staan sterker in hun schoenen en zetten de leverancier onder druk. Word ik als kleine speler dan toch verplicht om mee te gaan in die consolidatiegolf? Een groot deel van mijn cliënteel zou zich misschien niet thuis voelen in een groot accountantskantoor. Zij kozen destijds voor Fiscadvies omwille van de persoonlijke aanpak en de nabijheid.”
Uit onderzoek van de UHasselt, in opdracht van Xerius, blijkt dat innovatieve ondernemers op zoek zijn naar meer dan alleen een boekhouding op orde. Zoals je zelf zegt: wij bieden diensten aan die aansluiten bij de behoefte van de ondernemer en niet andersom.
“Dat is een quote die ik al heel lang geleden heb uitgesproken. Zo neem ik bij elke donderdag deel aan een praatgroep over accountancy via de Clubhouse-app, één van de snelst groeiende socialemediaplatformen van het moment. Aan de live gesprekken nemen accountants, software vendors en ondernemers deel.
Onlangs maakte iemand de opmerking dat hij als ondernemer helaas blindelings het nieuwe businessmodel van zijn accountant moest volgen. Ik vond dat een terechte opmerking, en zo willen wij het dus niet spelen. Immers, wil een klant bij ons zijn documenten nog binnenbrengen, en dat is een goede klant met het juiste profiel, dan kan dat. Een klant die wil sparren over zijn te volgen strategie, geen probleem. Daar maak ik graag tijd voor. Ik vind het tof dat hij of zij rekening houdt met mijn mening.”
Kan je dat volhouden, à la carte werken zoals de ondernemer het wil?
“Dat is ook maar voor een bevoorrechte club. Bij mijn A-klanten zijn er nog drie die hun documenten fysiek aanleveren, maar uiteindelijk gaan die op korte termijn ook wel digitaal werken. Als iemand bij ons klant wordt, peil ik altijd naar de verwachtingen.
Tijdens het intake gesprek komen vragen als: ‘Wat versta je onder een proactieve aanpak of hoeveel keer per jaar wil jij samenzitten?’ aan bod. Een dossierbeheerder krijgt een rapport en houdt dan zoveel mogelijk rekening met de voorkeuren van de klant. Zo organiseren wij ook 1 à 2 keer per maand een webinar voor onze klanten. Een klant die een mooi aanbod heeft, krijgt de kans dit voor te stellen. Daar zie je soms mooie samenwerkingen uit ontstaan. Mensen verbinden, vind ik super plezant.”
Een groot kantoor heeft heel wat diensten zelf in huis. Als kleiner kantoor kan je wel een netwerk uitbouwen, maar je hebt geen verdienmodel. Klopt?
“Niet altijd. Met de advocaten waarmee we samenwerken hebben we wel een verdienmodel. Zo werk ik ook samen met iemand die de Profit First-methode toepast. In een notendop betekent deze methode dat je al het geld wat je ontvangt over verschillende potjes verdeelt. Ik heb lange tijd getwijfeld om dit zelf te doen, maar dan zit dit weer bij mij. Ook daar krijg ik een percentje op. Soms is dat ook handiger, omdat ik dan de opvolging en de facturatie niet hoef te doen. Ik sluit niet uit dat hier nog verandering in komt als Fiscadvies verder blijft groeien.”
Je bent heel vroeg op de digitale trein gesprongen. Is dat niet moeilijk, want er waren toen nog niet veel voorbeelden in de accountantssector?
“Ik kijk niet graag naar anderen. Ik heb de neiging te denken dat ik hen dan kopieer, terwijl ik vind dat je moet uitgaan van je eigen sterkte. Uiteraard zijn daarbij de wensen van de klant ook heel belangrijk. Daar bouw je dan een model op. Elk kantoor heeft een verschillend cliënteel en een andere manier van werken. Zomaar kopiëren lijkt me niet verstandig.”
Hoe kreeg je de medewerkers mee in het verhaal? Het is niet alleen het verhaal uiteraard, het vraagt toch ook heel wat technische kennis, zo’n digitale omslag?
“Ik heb ook mensen verloren. De digitale keuzes zijn ook niet meer dezelfde als in het begin. We werkten eerst met Clearfacts op ons oude boekhoudpakket, maar in die periode was Yuki the new kid on the block. Ik voelde ook de druk van ondernemers om met Yuki te werken. Natuurlijk wilde ik ook met mijn tijd meegaan. Momenteel staat het overgrote deel van onze dossiers op Yuki en nog een klein gedeelte op Exact online. Ik werk ook heel graag met Silverfin, omdat je dan zelf rapportjes kunt samenstellen.
Fiscadvies was het eerste accountantskantoor die de chatbot van Accounton in de dienstverlening integreerde. Verder overwegen we om alle dossiers op Bizzcontrol te zetten. Dat betekent dan wel weer een change voor mijn medewerkers. Weer een nieuw softwarepakket. Ik besef dat je je mensen niet kunt blijven stretchen. En dan is er ook nog de kostprijs. Klanten blijven niet betalen voor nog eens een rapportje”
Naast de medewerkers, zijn er ook nog de klanten die mee op de digitalisatie-rollercoaster plaats moesten nemen. Is dat vlot verlopen?
“We hebben heel snel beslist dat iedereen mee moest instappen. Op dat moment kregen wij ook veel nieuwe aanvragen, dus ik wist dat dit een berekend risico was. De plaats van klanten die zouden vertrekken, zou heel gauw terug ingenomen worden. En dat is misschien niet leuk, maar als je wil groeien moet je de juiste keuzes maken. De vraag stellen wie de ideale klant is.
Sommige van die klanten waren echt voor mij klant geworden en dan is het niet fijn als je daar afscheid van moet nemen. Veel cliënten dachten dat door de digitalisatie ook hun factuur wel lager zou uitvallen, wat niet het geval was. Gelukkig heeft Fiscadvies een overwegend jong publiek die na een tijd ervaarde dat je dankzij het up-to-date aanleveren van documenten heel wat terug krijgt. De mogelijkheid om je cijfers in realtime te volgen wordt zeker gesmaakt. Toch kan ik niet ontkennen dat het even heavy is geweest.”
Wordt het gebruik van de software apart op de factuur vermeld?
“Ofwel hanteer ik forfaitprijzen (voor alle nieuwe klanten sowieso). Ofwel een semi-variabel model, waarbij een aantal zaken onder de forfait vallen, zoals de jaarafsluiting. Dan heb ik ook een documentprijs, waarin de kostprijs van de software mee verrekend zit. Daar heb ik de meeste discussies over.
Als de prijs tussen de klant en de accountant staat, dan geeft dit voor beide partijen geen fijn gevoel. En met die forfaits is alles heel duidelijk. Soms ben je ook verplicht om de forfaitprijs aan te passen, omdat ook de onderneming van de klant gegroeid is. Af en toe heb je dan een moeilijk gesprek, maar dat is dan maar een keer op het jaar. Met een variabele facturatie loop je het risico dat de klant maandelijks aan de bel hangt.”
Ook al is er een tekort aan accountants, snap je dan dat sommige kantoren concurreren op de prijs?
“In het Leuvense is dat ook zo. Er zijn een aantal kantoren die de boekhouding van een vennootschap voor 2.000 euro doen. Sorry, maar ik kan dat zelfs niet voor de kleinste vennootschap. Wij vinden het belangrijk om bij een jaarafsluiting bepaalde controles te doen en daar kruipen wel wat uurtjes in. Vroeger zou ik ook de neiging gehad hebben om mee te gaan in die prijzenslag, maar nu niet meer. Soms komen ze achteraf alsnog aankloppen, omdat die goedkope boekhouder toch niet de beste keuze bleek te zijn.”
De software zorgt er alleszins voor dat je meer klanten kan bedienen met hetzelfde aantal FTE’s?
“Ik vind dat de software toch nog niet goed genoeg op punt staat om met minder FTE’s meer klanten te bedienen. Maar dat heeft niet alleen met de software te maken. We moeten vanuit het beroepsinstituut en de overheid ook meer administratieve regels naleven, waardoor de tijdswinst dan verloren gaat in bijvoorbeeld nog eens een nieuwe opdrachtbrief.
Je moet tegenwoordig als accountant al heel wat doen om jezelf in te dekken. We gaan dezelfde richting uit als de bedrijfsrevisoren. Ik ken er een aantal die gestopt zijn door die toenemende verantwoordelijkheden. Ik vind dat we daar heel waakzaam voor moeten zijn, anders hebben we geen accountants meer die het nog willen doen. Wegens te moeilijk of te risky.”
Snap je dat veel confraters hun digitale puzzel nog niet gelegd hebben?
“Vanuit mijn persoonlijkheid snap ik dat niet, omdat ik graag efficiënt werk. Alles wat je kunt doen om mensen minder uitvoerend werk te laten doen mag je niet aan je laten voorbij gaan. Maar ik snap wel dat je vanaf een bepaalde leeftijd of vanuit een budgettaire overweging niet mee op de trein springt. Als ik alleen al naar mijn boekhoudpakket kijk, dan zou ik voor al mijn dossiers vroeger 5.000 euro betaald hebben. Nu is die kost 90.000 euro/jaar.”
De digitalisatie zorgt ervoor dat er meer tijd is voor kwalitatieve klantengesprekken. Of net niet?
“Wij merken dat het contact nog altijd niet is zoals het zou moeten zijn. ’t Is niet altijd plezant om de klant er steeds op te moeten wijzen dat hij nog documenten moet uploaden. Mijn medewerkers en ikzelf zouden liever meer leuke gesprekken willen hebben. En zoals reeds aangehaald, de tijd die vrij komt wordt opgesoupeerd aan (nieuwe) administratieve verplichtingen.
Ik heb daar nog geen oplossing voor. Extra mensen -als die er al zijn- in dienst nemen is niet vanzelfsprekend voor een kleiner kantoor en zet druk op mijn marges. Als ik met vennoten van grote accountantskantoren praat, dan kun je stellen dat een omzet van 100K per FTE een goede richtlijn is. Vandaag zit ik in die range. Ik heb 16 medewerkers, maar ze werken niet allemaal voltijds. Grotere accountskantoren kunnen die capaciteit wel creëren, want daar zit wel wat kapitaal achter.”
Laten we eerlijk zijn, de accountantswereld is nog vaak een mannenwereld, al is dat gelukkig de laatste 15 jaar fel veranderd. Is het moeilijk als vrouw om je plaatsje te veroveren?
Pakweg 15 jaar geleden vertelden mannelijke accountants vaak dat ze liever vrouwen in dienst namen, want die zouden wel blijven. Liever geen mannelijke medewerkers, want die zouden toch maar vertrekken met een deel van het cliënteel.
“Ik heb de voorbije jaren ook alleen maar met vrouwen gewerkt, maar dat was toevallig. De laatste vier medewerkers zijn allemaal mannen.
Eigenlijk bekijk ik het nog anders. De accountancywereld is nu pas sterk aan het evolueren naar een ondernemersverhaal. Vroeger had je de accountant en dat was eigenlijk bijna een ambtenaar. Gelukkig zie je nu meer ondernemende accountants. En dat is als vrouw nog een grotere uitdaging. We moeten eerlijk zijn, een vrouw kiest toch nog vaak om thuis te zijn met de kinderen. Ikzelf heb ook vier kinderen, maar mijn werk is even belangrijk. Hoe meer vrouwen ambitie tonen, hoe meer mannen dat ook gaan aanvaarden.”
Wat doe je anders?
“Nu er ook mannen in mijn kantoor werken, merk ik dat er een beter evenwicht is. Met die mannen erbij is de sfeer luchtiger. Ik besteed, volgens ‘mijn’ mannen, meer aandacht aan het welzijn van de medewerkers. Ik ben one of the guys. Ik doe alles in overleg en voel de dingen beter aan.
Ik zie ook wel een verschil tussen mezelf en mijn mannelijke collega’s. Zo hebben we elke donderdag een lunch & learn over een bepaald thema op kantoor. Onlangs ging het over de tussentijdse bespreking met de klant. De mannen noteerden vlotjes vragen over de cijfers, terwijl de vrouwelijke collega’s vooral wilden weten hoe het werkelijk met de ondernemer gaat.
Wat ik ook altijd probeer te onthouden is hoeveel kinderen iemand heeft én de namen van die kinderen. We hebben in ons administratiesysteem een rubriek ‘weetjes’. Een klant vindt het oprecht fijn als je naar de kinderen vraagt. Dat moet je natuurlijk ook consequent doortrekken in je ganse dienstverlening.”
Nog voorbeelden?
“Wij hebben ook een systeem Call one client a week. Een medewerker belt elke week een klant op met de vraag: ‘Hoe is ‘t?’ Zeker in coronatijd hebben klanten dat echt wel geapprecieerd. In het begin verklaarden mijn medewerkers me gek. Nu zeggen ze dat ze daar veel energie uithalen.
Elke week komt er ook een Freelance HR-medewerker bij ons op kantoor langs. Op een dag vroeg zij aan de medewerkers om in een woordwolk neer te schrijven waarom ze bij Fiscadvies werken. In het midden van die wolk stond mijn naam. Ik besef als geen ander dan het menselijk kapitaal van mijn kantoor het hoogste goed is. Je moet veel aandacht besteden aan je medewerkers. Ik heb dat vroeger in mijn vorig kantoor gemist, die aandacht. Een vraag zoals: ‘hoe gaat het, lukt het nog of kan ik met iets helpen’ kan zoveel deugd doen.
Mijn drijfveer om te gaan digitaliseren was niet zozeer de digitalisering op zich. Ik voel mij meer een ondernemer dan een boekhouder. Ik keek er naar uit om met een team te werken. Enkel op die manier kan ik groeien, kan ik het zelf blijven doen. Ik coach mijn mensen nog te weinig, omdat heel veel klanten ook van mij veel aandacht verwachten. Intake van nieuwe klanten, de facturatie, Ik heb een heel uitgebreid takenpakket.
‘Kom nu eens naast mij in de zetel zitten’, zegt mijn man vaak. Ik heb een groetentuin, probeer nog te sporten, kook graag. Eigenlijk zit ik nooit stil. Ik ben natuurlijk ook geen superwoman. Soms is het vat bij mij ook af. Dan vind ik dat ik niet goed bezig ben. Het is boeiend om mensen te laten groeien. En dat is ook wat ik graag met mijn klanten doe. Ik kan niet genoeg loslaten.”
Dankjewel, Carla, voor dit fijne, open gesprek.