« Je trouve passionnant de permettre aux gens d'évoluer »
Carla Van Corenland de Fiscadvies
De nombreux bureaux comptables sont aujourd’hui en pleine transformation. Carla Van Corenland de Fiscadvies a déjà pris le virage du numérique en 2014. Ce fut un parcours intense, avec des hauts et des bas. Mais en fin de compte, elle a pris une belle longueur d’avance avec son bureau.
Toutefois, les défis pour un bureau de seize collaborateurs ne sont pas minces. Il y a notamment le coût élevé des logiciels et un gouvernement qui délègue de plus en plus de tâches. Et souvent, en tant que gérant, vous devez gérer tous ces aspects. De ce fait, il lui manque parfois du temps pour assumer encore davantage ce rôle de coach pour ses clients et son équipe. Voir les gens évoluer est la plus belle chose qui soit, selon Carla. Nous ne pouvons pas lui donner tort.
En 2008, au début de la crise financière, vous avez fondé Fiscadvies en collaboration avec un partenaire. Je pense qu’il n’est pas évident de se jeter à l'eau à ce moment-là ?
« Je n'ai pas peur du risque. Si je vois une opportunité quelque part, je prends un risque calculé. En 2008, une collègue comptable avait trop de travail. En tant qu’indépendante à titre complémentaire, j’avais déjà un certain nombre de clients, mais je travaillais également pour un plus grand bureau (Ecovis Acta Consult).
Ma collègue comptable m’a demandé si je n’avais pas envie de lancer un cabinet de comptabilité avec elle. J’ai alors osé sauter le pas. Même si j’ai continué à travailler en freelance pour mon ancien employeur. À un certain moment, ce n’était plus combinable et j’ai arrêté. En 2014, ma cofondatrice et moi-même n’avions plus la même vision d’avenir et nos chemins se sont séparés. Je voulais évoluer vers un cabinet de comptabilité numérique. »
Je suppose que ce n'était pas une décision facile, car il n'y avait que peu d’exemples dans le secteur.
« J’aime jouer le rôle de pionnier, car cela me donne l'occasion d'échanger beaucoup avec mes partenaires professionnels. Je trouve cela passionnant. Le revers de la médaille, c'est que cela coûte beaucoup de temps et d'argent.
J'ai souvent essuyé des revers. En 2014, il était encore tôt pour faire le grand saut, mais je trouve qu’en tant que petit bureau, nous avons pris beaucoup d’avance sur de nombreux autres bureaux, même sur les plus grands. Ces grands bureaux travaillent actuellement à la transformation de leur organisation pour arriver à ce que nous connaissons depuis un certain temps.
En tant que plus petit bureau, vous pouvez passer à la vitesse supérieure, mais c’est plus lourd sur le plan financier. La consolidation dans le secteur de la comptabilité bat son plein. Je reçois souvent des offres de reprise, mais je préfèrerais continuer à travailler comme je le fais actuellement. C’est agréable de collaborer avec mon équipe, mais je sens aussi que je devrai peut-être faire des choix à un moment donné. »
Fiscadvies fiscal se définit sur le site web comme un bureau comptable pour les starters et les start-up ambitieuses, les entreprises en pleine croissance et innovantes. Un bureau sur lequel vous pouvez non seulement compter pour votre comptabilité, mais aussi pour des conseils stratégiques et juridiques. Et même la planification successorale.
« Nous faisons clairement la différence pour les start-ups et autres starters innovants. C’est une bonne chose. Mais quand je vois ce que les grands bureaux paient pour leurs logiciels, par rapport aux bureaux plus petits, je ne sais pas si je peux continuer comme cela dans la configuration actuelle. À long terme, le coût deviendra alors énorme. Je dois oser envisager une fusion ou une acquisition afin de créer des économies d’échelle et surtout attendre le bon moment. Peut-être le moment n’est-il pas encore venu...
De plus, une fois que vous avez mis en place le puzzle numérique, il est très difficile de le changer. Si le prix d’un progiciel augmente, vous êtes dans une position de faiblesse en tant que petit bureau. Les grands bureaux sont plus solides et mettent le fournisseur sous pression. En tant que petit acteur, dois-je obligatoirement participer à cette vague de consolidation ? Une grande partie de ma clientèle ne se sentirait peut-être pas à l’aise dans un grand cabinet d’expertise comptable. À l’époque, ils ont opté pour Fiscadvies en raison de notre approche personnelle et de notre proximité. »
Il ressort d’une enquête de l’UHasselt, pour le compte de Xerius, que les entrepreneurs innovants ne se contentent pas d'une comptabilité ordonnée. Comme vous le dites vous-même : nous proposons des services qui répondent aux besoins de l’entrepreneur et non l’inverse.
« C’est une phrase que j'ai prononcée il y a très longtemps. Ainsi, chaque jeudi, je participe à un groupe de discussion sur la comptabilité via l’app Clubhouse,l’une des plateformes de réseaux sociaux à la croissance la plus rapide du moment. Les experts-comptables, les fournisseurs de logiciels et les entrepreneurs participent aux discussions en direct.
Récemment, une personne a fait remarquer qu’en tant qu’entrepreneur, elle devait malheureusement suivre aveuglément le nouveau business model de son expert-comptable. J’ai trouvé que c’était une remarque pertinente et nous ne voulons donc pas jouer ce rôle. En effet, si un client veut encore nous remettre ses documents, et qu’il s’agit d’un bon client avec le bon profil, c’est possible. Mais si un client a besoin d'aide pour définir la stratégie à suivre, pas de problème. Je me ferai un plaisir d'y consacrer du temps. Je trouve agréable qu’il ou elle tienne compte de mon avis. »
Pourrez-vous continuer à travailler à la carte comme l’entrepreneur le souhaite ?
« C’est réservé à un club privilégié. Parmi mes meilleurs clients, il y en a encore trois qui fournissent physiquement leurs documents, mais au final, ils se mettront aussi au numérique à court terme. Lorsque nous avons un nouveau client, je me renseigne toujours sur ses attentes.
Pendant l’entretien préliminaire, je pose des questions telles que : « Qu’entendez-vous par approche proactive ou combien de fois par an souhaitez-vous que l'on se voie ? » Un gestionnaire de dossier reçoit un rapport et tient compte autant que possible des préférences du client. Ainsi, nous organisons également 1 à 2 fois par mois un webinaire pour nos clients. Un client qui a une belle offre a ainsi l'occasion de la présenter. On y voit parfois naître de belles collaborations. J’adore créer des liens entre les gens. »
Un grand bureau dispose de nombreux services en interne. En tant que plus petit bureau, vous pouvez développer un réseau, mais vous n’avez pas de modèle de rentabilité. C’est exact ?
« Pas toujours. Avec les avocats avec lesquels nous collaborons, nous disposons d’un modèle de rémunération. Ainsi, je collabore également avec quelqu’un qui applique la méthode Profit First. En résumé, cette méthode signifie que vous répartissez tout l’argent que vous recevez en différents pots. J’ai longtemps hésité à le faire moi-même, mais ce serait une tâche de plus à accomplir. Là aussi, je recevrais un pourcentage. Parfois, c’est aussi plus pratique, car je ne devrais pas effectuer le suivi et la facturation. Je n’exclus pas qu’il y ait encore du changement à ce niveau si Fiscadvies continue à croître. »
Vous avez pris le train du numérique très tôt. N’est-ce pas difficile, car il n'y avait pas encore beaucoup d’exemples dans le secteur des experts-comptables à l’époque ?
« Je n’aime pas regarder les autres. Car j’ai alors tendance à penser que je les copie, alors que j'estime que l'on doit se baser sur ses propres forces. Bien entendu, les souhaits du client sont également très importants à cet égard. C’est ainsi que l’on construit un modèle. Chaque agence a sa clientèle et sa manière de travailler. Il ne me semble pas judicieux de copier sans réfléchir. »
Comment les collaborateurs ont-ils été intégrés dans cette vision ? Bien entendu, la transformation numérique n'est pas seulement une vision, mais demande aussi de grandes connaissances techniques, n'est-ce pas ?
« J’ai également perdu des gens. Les choix numériques ne sont plus forcément les mêmes qu’au début. Nous avons d’abord travaillé avec Clearfacts sur notre ancien progiciel comptable, mais à cette époque, Yuki était la nouvelle étoile montante. J’ai également ressenti la pression des entrepreneurs à travailler avec Yuki. Bien sûr, je voulais aussi vivre avec mon temps. Actuellement, la grande majorité de nos dossiers se trouvent sur Yuki et une petite partie est encore sur Exact. J’aime également travailler avec Silverfin,car vous pouvez composer vous-même des rapports.
Fiscadvies a été le premier cabinet d’expertise comptable à intégrer le chatbot d’Accounton dans la prestation de services. En outre, nous envisageons de mettre tous les dossiers sur Bizzcontrol. Cela signifie à nouveau un changement pour mes collaborateurs. Encore un nouveau progiciel. Je comprends bien que les collaborateurs ne sont pas extensibles à souhait. De plus, tout ceci a un coût. Les clients ne veulent pas payer plus pour un rapport supplémentaire. »
Outre les collaborateurs, les clients ont aussi dû se plonger dans le grand bain de la numérisation. Cela s’est-il bien passé ?
« Nous avons très rapidement décidé que tout le monde devait passer au numérique. À ce moment-là, nous avons également reçu de nombreuses nouvelles demandes, je savais donc qu’il s’agissait d’un risque calculé. La place des clients qui partiraient serait très vite reprise. Et ce n’est peut-être pas agréable, mais si vous voulez vous développer, vous devez faire les bons choix. Vous demander qui est le client idéal.
J'avais démarché personnellement certains de ces clients et ce n’est jamais agréable de devoir s’en séparer. De nombreux clients pensaient que la numérisation permettrait également de réduire leur facture, ce qui n’était pas le cas. Heureusement, Fiscadvies a un public majoritairement jeune qui, après un certain temps, a compris que la fourniture de documents à jour vous permettait de récupérer beaucoup d’argent. La possibilité de suivre vos chiffres en temps réel est certainement appréciée. Pourtant, je ne peux pas nier que cela a parfois été dur. »
L’utilisation du logiciel est-elle mentionnée séparément sur la facture ?
« Soit j’applique des prix forfaitaires (pour tous les nouveaux clients). Soit un modèle semi-variable, dans lequel un certain nombre d’éléments relèvent du forfait, comme la clôture annuelle. Dans ce cas, j’ai également un prix au document, qui inclut le prix de revient du logiciel. C'est sur ce point qu'il y a le plus de discussions.
Si le prix est entre le client et l’expert-comptable, cela n'est agréable pour personne. Et avec ces forfaits, tout est très clair. Parfois, vous êtes également obligé d’adapter le prix forfaitaire, parce que l’entreprise du client a également grandi. De temps en temps, vous avez une discussion compliquée, mais ce n’est qu’une fois par an. Avec une facturation variable, vous courez le risque que le client vous appelle chaque mois. »
Même s’il y a un manque d’experts-comptables, comprenez-vous que certains bureaux jouent sur les prix ?
« C’est notamment le cas à Louvain. Plusieurs bureaux assurent la comptabilité d’une société pour 2 000 euros. Désolé, mais je ne peux même pas le faire pour la plus petite des sociétés. Nous trouvons important d’effectuer certains contrôles lors d’une clôture annuelle et cela prend plusieurs heures. Auparavant, j’aurais également eu tendance à participer à cette bataille de prix, mais plus maintenant. Parfois, ces clients reviennent frapper à la porte, parce que ce comptable bon marché ne semblait pas être le meilleur choix. »
Le logiciel vous permet en tout cas de servir davantage de clients avec le même nombre d’ETP ?
« Je trouve que le logiciel n’est pas encore suffisamment au point pour servir davantage de clients avec moins d’ETP. Mais ce n’est pas seulement lié au logiciel. Nous devons également respecter davantage de règles administratives imposées par l’institut professionnel et les pouvoirs publics, ce qui annule alors le gain de temps car il faut par exemple établir une nouvelle lettre de mission.
En tant qu’expert-comptable, vous devez déjà faire beaucoup pour vous couvrir. Nous allons dans la même direction que les réviseurs d’entreprise. J’en connais un certain nombre qui ont arrêté leur activité en raison de l’augmentation des responsabilités. Je trouve que nous devons être très vigilants à ce sujet, sinon nous n’aurons plus d’experts-comptables qui voudront encore faire ce travail. Car trop difficile ou trop risqué. »
Comprenez-vous que de nombreux confrères n’ont pas encore fait leur puzzle numérique ?
« De par ma personnalité, je ne comprends pas, parce que j’aime travailler efficacement. Il faut saisir les occasions qui permettent de déléguer du travail exécutif à d'autres. Mais je comprends qu’à partir d’un certain âge, ou d’un point de vue budgétaire, certains ne veulent pas sauter le pas. Le progiciel comptable à lui tout seul coûte déjà très cher. Avant, j’aurais payé 5 000 euros pour tous mes dossiers. Aujourd’hui, ce coût s’élève à 90 000 euros/an. »
La numérisation permet d’avoir plus de temps pour des entretiens clients de qualité. Ou est-ce le contraire ?
« Nous remarquons que le contact n’est pas toujours optimal. Il n’est pas agréable de devoir à chaque fois demander au client de charger les documents manquants. Mes collaborateurs et moi-même voudrions avoir plus d’entretiens agréables. Et comme nous l’avons déjà dit, le temps libéré est consacré à des (nouvelles) obligations administratives.
Je n’ai pas encore de solution. Engager des personnes supplémentaires – si l'on en trouve – n’est pas évident pour un bureau plus petit et met la pression sur mes marges. Lorsque je parle avec des associés de grands cabinets d’expertise comptable, on peut partir du principe qu’un chiffre d’affaires de 100 000 par ETP est un bon objectif. Aujourd’hui, je suis dans cette fourchette. J’ai 16 collaborateurs, mais ils ne travaillent pas tous à temps plein. Les plus grands cabinets comptables peuvent créer cette capacité, car ils ont du capital. »
Soyons honnêtes, le monde de l’expertise comptable est encore souvent un monde d’hommes, même si, heureusement, cela a beaucoup changé ces 15 dernières années. En tant que femme, est-il difficile de se faire une place ?
Il y a environ 15 ans, les experts-comptables masculins disaient souvent qu’ils préféraient engager des femmes, car elles restaient dans l'entreprise. Il était conseillé d'évitez les collaborateurs masculins, car ils finiraient par s'en aller avec une partie de la clientèle.
« Ces dernières années, je n’ai travaillé qu’avec des femmes, mais c’était un hasard. Mes quatre derniers collaborateurs sont tous des hommes.
En fait, j’envisage la situation autrement. Le monde de la comptabilité commence seulement à évoluer vers l'entrepreneuriat. Auparavant, l’expert-comptable était presque un fonctionnaire. Heureusement, vous voyez désormais davantage d’experts-comptables entreprenants. Et en tant que femme, c’est un défi encore plus important. Soyons honnêtes, une femme choisit encore souvent de rester à la maison avec ses enfants. J’ai moi-même quatre enfants, mais mon travail est tout aussi important. Plus il y aura de femmes ambitieuses, plus il y aura d’hommes qui accepteront la situation. »
Que faites-vous différemment ?
« Maintenant que des hommes travaillent dans mon bureau, je remarque qu’il y a un meilleur équilibre. Avec ces hommes, l’ambiance est plus légère. Selon « mes » hommes, je consacre plus d’attention au bien-être des collaborateurs. C'est un peu comme si j'étais l'un d'eux. Je fais tout en concertation et je sens mieux les choses.
Je vois aussi une différence entre moi-même et mes collègues masculins. Chaque jeudi, nous organisons un lunch & learn sur un thème défini au bureau. Récemment, il s’agissait de l'entretien intermédiaire avec le client. Les hommes ont rapidement posé des questions sur les chiffres, alors que les femmes voulaient surtout savoir comment allait l'entrepreneur.
Ce que j’essaie aussi toujours de retenir, c’est le nombre d’enfants d'une personne et leurs prénoms. Dans notre système d’administration, nous avons une rubrique « anecdotes ». Un client apprécie vraiment qu'on lui pose des questions. Bien entendu, vous devez également étendre ce principe de manière cohérente à l’ensemble de votre prestation de services. »
D’autres exemples ?
« Nous avons aussi un système 'Call one client a week'. Un collaborateur appelle chaque semaine un client pour lui demander : 'Comment allez-vous ?' En période de coronavirus, les clients ont vraiment apprécié. Au début, mes collaborateurs m'ont dit que j'étais folle. Maintenant, ils avouent qu’ils en tirent beaucoup d’énergie.
Chaque semaine, une collaboratrice RH freelance vient nous rendre visite. Un jour, elle a demandé aux collaborateurs d’écrire dans un nuage de mots pourquoi ils travaillent chez Fiscadvies. Au milieu de ce nuage se trouvait mon nom. Je me rends compte que l'actif le plus précieux de mon bureau est le capital humain. Vous devez accorder beaucoup d’attention à vos collaborateurs. C'est ce qui me manquait dans mon ancien bureau. Le simple fait de demander « comment vas-tu ou comment puis-je t'aider ? » peut faire énormément de bien.
Mon souhait de numériser n’était pas tellement la numérisation en soi. Je me sens plus comme une entrepreneuse que comme une comptable. J’étais impatiente de travailler avec une équipe. C'est la seule manière pour que je puisse continuer à m'épanouir et garder la motivation. Je ne coache pas encore suffisamment mon personnel, car de nombreux clients attendent aussi beaucoup d’attention de ma part. Accueil des nouveaux clients, facturation, j'ai beaucoup de tâches à accomplir.
« Viens t’asseoir à côté de moi dans le fauteuil », dit souvent mon mari. J’ai un potager, j’essaie de faire du sport, j’aime cuisiner. En fait, je ne reste jamais les bras croisés. Bien sûr, je ne suis pas non plus un superwoman. Parfois, mes batteries sont vides. Alors je me dis que je ne fais pas ce qu'il faut. C’est passionnant de faire évoluer les gens. Et c’est aussi ce que j’aime faire avec mes clients. J'ai trop de mal à lâcher prise. »
Merci Carla pour cet agréable entretien en toute franchise.