Peppol : tout ce que vous devez savoir en tant qu’entrepreneur.e

La facturation électronique devient de plus en plus importante, et avec Peppol, vous êtes fin prêt·e pour l’avenir. Ce réseau international rend la facturation plus simple, plus sûre et plus rapide. Mais comment fonctionne exactement Peppol ? Quels sont les avantages ? Et qu’implique l’obligation qui entrera en vigueur en 2026 pour votre entreprise ? Dans cet article, vous découvrirez tout ce que vous devez savoir sur Peppol et comment OkiOki peut vous aider à vous y connecter.

Vanessa Vloeberghs Vanessa Vloeberghs Fournisseur dispotifs médicaux Affiliée depuis 2013

Qu’est-ce que Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau international qui permet aux entreprises et aux pouvoirs publics d’échanger des factures numériques et d’autres documents commerciaux de manière sécurisée et standardisée.

À l’origine, le système a été développé pour faciliter les marchés publics. À partir du 1er janvier 2026, l’utilisation de Peppol sera également obligatoire pour la facturation entre toutes les entreprises belges assujetties à la TVA (B2B). Peppol permet aux entreprises d’échanger des factures et d’autres documents via un réseau sécurisé de points d’accès Peppol certifiés. Cela garantit un transfert de données sécurisé et sans erreur, sans que vous ayez à vous soucier des différences de formats ou des incompatibilités entre les systèmes.

Comment utiliser Peppol ?

Vous pouvez utiliser Peppol via OkiOki , un logiciel permettant de vous connecter au réseau Peppol. Avec OkiOki, vous pouvez facilement créer, envoyer et recevoir des factures électroniques. En outre, ce logiciel offre des fonctions supplémentaires qui augmentent l’efficacité de votre administration et vous donnent plus de contrôle sur vos factures.

Le modèle en quatre coins

Peppol fonctionne selon un modèle en quatre coins. Cela veut dire que les factures sont toujours envoyées et reçues via des points d’accès Peppol certifiés. Le processus se déroule comme suit :

  1. Vous établissez votre facture dans un logiciel de facturation compatible avec Peppol, comme OkiOki.
  2. Vous envoyez votre facture via un point d’accès Peppol.
  3. La facture est validée et transmise au réseau Peppol.
  4. Le destinataire reçoit la facture dans son propre logiciel, sans aucune action supplémentaire.

Les points d’accès de l’expéditeur et du destinataire communiquent et doivent tous deux être connectés au réseau Peppol. Comme toutes les factures sont envoyées dans le même format standard, votre destinataire peut traiter la facture en toute sécurité. De plus, cette manière de communiquer est non seulement efficace, mais aussi particulièrement sûre.

Facilitez-vous la vie avec OkiOki

Peppol facilite la facturation électronique, mais avec OkiOki, vous n’avez vraiment aucun souci à vous faire. Bien plus qu’un simple outil, OkiOki est votre partenaire de confiance pour avoir une vue d’ensemble et le contrôle sur votre administration.

  • Prêts pour l’avenir: à partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire. OkiOki vous permet d’envoyer et de recevoir des factures électroniques sans souci.
  • Collecte intelligente de documents: OkiOki récupère automatiquement vos reçus, factures et e-mails via votre boîte de messagerie, le réseau Peppol et d’autres canaux.
  • Vue d’ensemble à tout moment: grâce aux informations en temps réel sur les flux de trésorerie et aux listes de tâches automatiques, vous savez exactement où vous en êtes.
Commencez dès maintenant à utiliser OkiOki

Quels sont les avantages de Peppol pour vous ?

Peppol présente de nombreux avantages pour les entrepreneurs :

  • Paiements plus rapides: les factures sont immédiatement livrées correctement, sans retard dû à des erreurs humaines.
  • Réduction de la charge administrative: fini les factures papier et la saisie manuelle.
  • Sécurité et fiabilité: Peppol garantit que les factures sont envoyées correctement et sans risque de fraude.
  • Norme internationale: vous travaillez avec des clients étrangers ? Peppol est reconnu et compatible dans le monde entier.

Pourquoi Peppol est-il important pour vous ?

Outre tous les avantages que vous en tirez, l’utilisation de Peppol sera obligatoire à partir de 2026 pour les entreprises belges assujetties à la TVA et facturant à d’autres entreprises (B2B) ou à des autorités publiques (B2G). Cela signifie que vous ne pourrez plus utiliser de factures papier ou PDF pour vos transactions professionnelles. En passant dès maintenant à Peppol, vous évitez les problèmes de dernière minute et préparez votre administration pour l’avenir.

Vous n’êtes pas assujetti·e à la TVA ou vous facturez uniquement à des particuliers ? Dans ce cas, l’utilisation de Peppol n’est pas obligatoire. Toutefois, vous pouvez également choisir d’utiliser un logiciel tel qu’OkiOki  sans y être obligé·e, ce qui vous permet de numériser vos factures et de rendre votre administration plus efficace.

Combien coûte Peppol ?

L’utilisation de Peppol est gratuite, mais vous payez le logiciel pour accéder à Peppol. Bon à savoir : tous les frais que vous engagez entre aujourd’hui et fin 2027 pour l’implémentation et l’utilisation de programmes qui vous préparent à la facturation électronique sont déductibles fiscalement à 120 %. Il en va de même pour les frais d’OkiOki .

Peut-être vous le demandez vous encore ?

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture numérique dans un format standardisé (comme UBL) qui peut être traitée automatiquement par un logiciel, sans saisie manuelle.

Comparée aux factures papier ou PDF, la facturation électronique présente plusieurs avantages :

  • un traitement automatique très rapide ;
  • une réduction des coûts de traitement grâce à l’automatisation ;
  • un risque d’erreur minimal ;
  • des paiements plus rapides grâce à des connexions directes ;
  • une sécurité accrue via l’utilisation de réseaux cryptés.

Pourquoi l’utilisation de Peppol devient-elle obligatoire ?

En Belgique, l’utilisation de Peppol devient obligatoire pour deux raisons principales.

Premièrement, le gouvernement souhaite soutenir la numérisation des entreprises, ce qui pourrait générer une économie annuelle allant jusqu’à 1,8 milliard d’euros.

Deuxièmement, l’utilisation de Peppol aide à prévenir la fraude à la TVA et les erreurs. Cela réduit l’écart de TVA, ce qui permet une perception des impôts plus efficace et plus sécurisée.

Qu’est-ce qu’un Point d’Accès Peppol ?

Un Point d’Accès Peppol est un prestataire de services agréé qui donne accès au réseau Peppol. C’est indispensable pour envoyer et recevoir des factures électroniques. Sans Point d’Accès Peppol, vous ne pouvez pas utiliser ce réseau. Il agit comme un pont numérique entre fournisseurs et clients, ce qui permet un traitement plus rapide et moins d’erreurs.

Que se passe-t-il avec les documents qui ne sont pas envoyés via le réseau Peppol ?

Il est possible que votre client n’accepte bientôt plus que des factures via Peppol.

Toutefois, tous les documents ne seront pas envoyés par ce biais. Les factures hors Peppol sont souvent encore traitées manuellement, ce qui est plus lent et plus sujet aux erreurs. Avec Peppol+ d’OkiOki, ce processus devient superflu. OkiOki récupère automatiquement tous les documents de vos clients à trois niveaux : via leur boîte mail, les portails fournisseurs et le stockage cloud. Vous centralisez ainsi toutes vos factures en un seul endroit, gagnez du temps lors du contrôle, et vos factures sont prêtes à être validées rapidement.

Que se passe-t-il si je n’utilise pas Peppol ?

L’arrêté royal relatif à l’introduction de la facturation électronique prévoit des amendes pour ceux qui ne respectent pas cette obligation.

  1. Première infraction : 1.500 €
  2. Deuxième infraction : 3.000 €
  3. Infractions suivantes : 5.000 €

Une infraction constatée ? Vous disposerez alors de trois mois pour vous conformer à toutes les obligations avant qu’une nouvelle amende ne soit infligée.

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