Changement de forme juridique de votre entreprise : le guide

Pourquoi envisager un changement de forme juridique d’entreprise ?

Au lancement de votre activité, l'entreprise individuelle était probablement l'option la plus simple et la plus rapide. Mais votre quotidien d'entrepreneur évolue, et vos besoins aussi. 

Plusieurs signaux indiquent qu'il est temps de passer à la vitesse supérieure :

• Vous voulez vous associer : Impossible de partager une entreprise individuelle. Passer en société vous permet d'accueillir de nouveaux partenaires et de fixer des règles du jeu claires.
• Vous voulez protéger vos biens : En entreprise individuelle, votre patrimoine personnel et professionnel ne font qu'un. En société (comme la SRL), votre responsabilité est limitée : vos biens personnels sont à l'abri des créanciers.
• Votre fiscalité devient lourde : Au-delà d'un certain seuil de bénéfices, l'impôt des personnes physiques (qui peut grimper jusqu'à 50 %) fait mal. Une société vous permet d'accéder à l'impôt des sociétés, souvent bien plus avantageux. Votre comptable est votre meilleur allié pour faire ce calcul.

La réforme du droit des sociétés : ce qui a changé

En 2019, la Belgique a dépoussiéré son droit des sociétés (le fameux Code des sociétés et des associations, ou CSA). L'objectif était simple : rendre les structures plus souples et plus faciles à gérer.

Si vous aviez créé une SPRL ou une SCRL avant cette date, vos statuts ont dû être adaptés avant la date limite du 31 décembre 2023. Aujourd'hui, le paysage est clarifié autour de quelques formes clés.

• La SPRL est devenue la SRL (Société à responsabilité limitée) : C'est le changement majeur. Le concept de "capital minimum" de 18 550 euros a disparu. La SRL offre aujourd'hui une immense liberté pour rédiger vos statuts sur mesure.
• La SCRL est devenue la SC (Société coopérative) : Elle est désormais réservée aux projets qui poursuivent un but véritablement coopératif. On ne peut plus l'utiliser comme une simple alternative à la SRL.
• La SA (Société anonyme) garde son nom : Ses règles de gestion ont cependant été grandement assouplies (par exemple, il est désormais possible de la créer seul, avec un seul actionnaire).
• La SNC et la SComm restent fidèles à elles-mêmes : Ces deux formes juridiques simples ont été conservées avec seulement quelques légers ajustements administratifs.

Passer de l'entreprise individuelle à la société : le guide étape par étape

C'est la transition la plus classique. Vous ne fermez pas boutique : vous transférez simplement votre activité dans une nouvelle "coquille" juridique.

Étape 1 : Le choix de la structure

Avec l'aide de votre comptable, déterminez quelle forme juridique (SRL, SComm, etc.) est la plus adaptée à vos besoins d'aujourd'hui et de demain. Ce choix dépend de votre activité, du nombre d'associés, de votre besoin de protection patrimoniale, de votre situation fiscale…

Étape 2 : Le passage chez le notaire (ou pas)

Pour une SRL ou une SA, vous devez faire rédiger un acte authentique chez un notaire. Pour une SNC ou une SComm, un simple contrat rédigé entre vous (un acte sous seing privé) suffit.

Étape 3 : Les formalités administratives avec Xerius

Votre société est officiellement créée ? Il faut maintenant lui donner vie administrativement. Xerius s'occupe de tout :

• Nous radions votre entreprise individuelle de la BCE.
• Nous inscrivons votre nouvelle société à la BCE.
• Nous activons votre nouveau numéro de TVA.

L'État belge fixe des frais légaux pour ces modifications dans la BCE : 111,50 euros pour la radiation de votre entreprise individuelle, et 111,50 euros pour l'inscription de votre nouvelle société.

En revanche, la mise à jour de votre dossier d'affiliation personnelle (votre statut social d'indépendant) auprès de notre caisse d'assurances sociales est, elle, entièrement gratuite.

Étape 4 : Vos cotisations sociales

Votre statut personnel d'indépendant continue, mais vos revenus vont changer (vous vous verserez désormais un salaire de gérant). 

Si votre rémunération reste identique à vos anciens bénéfices, rien ne bouge. Si elle augmente, demandez-nous d'ajuster vos cotisations sociales provisoires pour éviter les mauvaises surprises fiscales plus tard.

Autre point à ne pas négliger : si ce changement de structure coïncide avec le passage de votre activité complémentaire à votre activité principale (ou l'inverse), signalez-le à Xerius. Ce changement de statut a un impact direct sur le calcul de vos cotisations sociales. Vous pouvez le faire facilement via My Xerius.

Passer de société à société : le guide étape par étape

Vous souhaitez convertir une SNC en SRL ? Ou transformer votre SRL en SA ? C'est tout à fait possible. 

Ici, la grande différence avec le passage de l'entreprise individuelle, c'est qu'il y a continuité juridique. Votre entreprise reste la même entité : vous gardez le même numéro d'entreprise, le même numéro de TVA et vos contrats continuent.

Pour réussir cette transition, vous devez suivre trois étapes précises avec votre comptable :

Étape 1 : Le travail préparatoire et les rapports obligatoires

Avant de foncer chez le notaire, la loi impose de faire le point sur les chiffres :.

• L'audit financier : Vous devez établir un bilan récent de la situation active et passive de votre société. Ce bilan doit être contrôlé par un réviseur d’entreprises, un auditeur ou un expert-comptable externe, qui rédigera un rapport officiel confirmant que les chiffres sont exacts.
• Le rapport de motivation : En tant que gérant ou conseil d’administration, vous devez rédiger un second rapport qui explique et justifie pourquoi vous changez de forme juridique.
• Le vote des actionnaires : Vous devez envoyer ces rapports et l'état des actifs/passifs à vos actionnaires. L'assemblée générale doit ensuite approuver le changement par un vote.
• La modification des statuts : Une fois le feu vert obtenu, vous adaptez vos statuts. Pour passer en SRL ou en SA, l'intervention d'un notaire est obligatoire. L'acte notarié et les rapports doivent être déposés au greffe du tribunal de l’entreprise dans les 15 jours.

Étape 2 : La publication officielle et les notifications

Une fois le changement acté, il faut le rendre public et officiel :

• Le Moniteur belge : Vos nouveaux statuts doivent y être publiés. Si vous êtes passé devant un notaire, c'est lui qui s'occupe de l'envoi. Si vous changez de forme sans notaire (comme pour une SNC ou une SComm), c'est Xerius qui se charge de publier vos documents officiels.
• Les administrations : Vous devez avertir formellement l'administration de la TVA, les impôts, l'ONSS (si vous avez des salariés) et votre banque.
• Vos documents : Pensez à modifier immédiatement votre dénomination sociale (ex: passer de SNC à SRL) sur vos factures, devis et site web.

Étape 3 : Les ajustements pratiques avec Xerius

Le changement de forme juridique d’entreprise s'accompagne souvent d'autres modifications. C'est là que Xerius intervient :

• Si vous profitez de ce changement pour modifier votre adresse d'établissement ou vos activités professionnelles, nous mettons instantanément vos données à jour dans la BCE.
• Votre situation personnelle évolue (vous passez d'activité complémentaire à principale, ou vos revenus vont baisser) ? Vous pouvez nous le signaler en deux clics via votre portail My Xerius pour que nous adaptions votre dossier.