Frais déductibles pour indépendants

Qu'est-ce qu'une dépense professionnelle ?

En tant qu'indépendant, vous payez des impôts sur vos bénéfices et non sur les frais que vous dépensez pour réaliser ces bénéfices. C'est pourquoi vous pouvez déduire vos frais professionnels de votre chiffre d'affaires annuel dans votre déclaration d'impôt. L'État prélève ensuite des impôts sur le montant restant.

Cela signifie que l’État ne vous rembourse pas vos frais professionnels sous forme de versement. Vous devez les déduire de votre chiffre d’affaires et vous réduisez le montant sur lequel vous êtes imposé.

L'avantage est que vous payez moins d'impôts. L'inconvénient est le prix à payer : vous devez payer chaque frais que vous engagez. Par conséquent, posez-vous cette question cruciale avant de sortir votre portefeuille : cet achat est-il une valeur ajoutée pour mon entreprise ? Est-ce que cela améliore mon produit ou mon service ? Cela améliore-t-il ma visibilité ? Me permet-il de travailler plus efficacement ?

Un exemple clarifiera les choses.

Supposons que vous décidiez de lancer votre propre entreprise où vous vendez des sandwiches pour 5 euros. Pour servir votre client, vous faites des frais : vous achetez du pain, des garnitures et de l'emballage. Vous calculez vos bénéfices en déduisant ces frais du prix de vente. Le résultat est le montant que vous devez déclarer au fisc, sur lequel vos impôts sont calculés.

Néanmoins, cela ne s'arrête pas au pain, aux garnitures et au papier. Pour vendre votre sandwich, vous devez supporter des frais encore plus élevés, par exemple :

• la publicité, et faire en sorte que les gens connaissent votre entreprise ;
• embellir les locaux de votre entreprise, afin que les clients aiment y rester (et donc souvent commander encore plus) ;
• le téléphone et Internet, afin que vos clients puissent vous joindre pour leur commande ;
• eau, gaz et électricité, pour garder vos ingrédients frais et préparer vos sandwiches.

Vous pouvez également « déduire » ces frais de votre chiffre d'affaires pour calculer votre bénéfice. En d'autres termes, pour réduire le montant sur lequel reposent vos impôts. La machine est lancée. En effet, plus vous pouvez déduire fiscalement, moins vous payez d'impôts. Que pouvons-nous encore prendre en compte ?

La dépense aide votre entreprise

En d'autres termes : vous faites les dépenses ou les investissements nécessaires pour lancer votre entreprise ou la faire prospérer. La dépense précise n'a pas d'importance. D'une machine pour faire de la mayonnaise en passant par de l'encre d'impression pour imprimer des tickets à un dîner avec un collaborateur (potentiel) pour couper les sandwiches.

Que devez-vous faire des frais « mixtes » ?

Vous engagez également des frais importants pour les choses que vous utilisez à titre professionnel et privé. Pensez à votre voiture, à votre abonnement Internet et à l'espace de votre domicile où vous travaillez. Vous partagez ces frais comme suit : vous payez une partie en tant que frais professionnels, le reste est privé. Assurez-vous que la clé de répartition est crédible dans votre situation. Vous doutez qu'une certaine dépense puisse être qualifiée de frais professionnels ? Votre comptable dissipera tout doute.

Frais professionnels ou frais de loisirs ?

De nombreux indépendants complémentaires ont un usage “optimal” de la déduction des frais. Environ 40 % des indépendants exerçant une activité complémentaire conservent un montant net de zéro euro de leur activité. Supposons que vous gagniez 1 000 euros, mais que vous déduisiez également 1 000 euros de frais, alors le résultat est effectivement une opération blanche.

Alors, pourquoi se lancer ? Les coûts pour devenir indépendant complémentaire sont minimes, et cela permet de récupérer, via la déduction fiscale, une partie des dépenses liées à votre hobby. C’est malin, mais à condition que votre activité génère aussi un vrai revenu, et pas seulement des économies sur vos loisirs.

Comment déduire vos frais professionnels (pas-à-pas)

En Belgique, les frais professionnels se déclarent chaque année dans votre déclaration d’impôt, mais la procédure diffère selon que vous soyez indépendant personne physique ou société.

Si vous êtes indépendant (personne physique) principal et complémentaire

1. Rassemblez vos justificatifs
   Factures, tickets TVA, reçus, notes de frais : conservez-les 7 ans minimum.
2. Classez vos dépenses
   • Frais totalement déductibles
   • Frais partiellement déductibles (restaurant, voiture…)
   • Frais mixtes (part pro + part privée)
3. Complétez la déclaration IPP (la partie 2)
   • Code 1600/2600 : revenus
   • Codes 1606/2606 : frais professionnels réels
   • Ou option “frais forfaitaires” si vous êtes profession libérale et que c’est plus avantageux.
4. Indiquez les montants TVA comprise si vous êtes exonéré de TVA (petite entreprise).
5. Soumettez via Tax-on-web avant la date limite.
   
    

Astuce :

Gardez un fichier Excel ou utilisez un logiciel comptable (comme OkiOki) pour suivre vos frais au fil de l’année. Cela évite les oublis et réduit le temps de traitement par votre comptable.

Si vous travaillez via une société

1. Comptabilisez chaque frais dans la comptabilité en partie double.
2. Ventilez correctement entre frais entièrement déductibles, partiels et avantages en nature.
3. Préparez le bilan et le compte de résultat avec votre comptable.
4. Soumettez la déclaration à l’impôt des sociétés (ISOC) dans les délais.
   
    

Dans une société, les frais déduits réduisent le bénéfice imposable, ce qui diminue l’ISOC. Mais attention aux frais considérés comme “non justifiés” par le fisc : ils peuvent être réintégrés dans le résultat.

Le ticket TVA : de quoi s’agit-il ?

Un ticket TVA n’est ni plus ni moins qu’une facture simplifiée. Sous certaines conditions, notamment quand vous passez indépendant principal, vous pouvez l’introduire à titre de frais professionnels. 

Le reçu constitue alors pour vous une preuve des frais que vous avez encourus auprès du fisc. Il convient donc de bien les conserver. 

Vous avez un reçu d’un repas avec un client au restaurant ? Dans ce cas, il est également pratique de bien noter ce rendez-vous dans votre agenda ou de disposer d’un mail de rendez-vous. En cas de contrôle, vous disposerez ainsi d’un atout dans votre manche pour démontrer que votre repas était bien lié à votre activité indépendante.

Déduction de 120 % des frais liés à la facturation électronique entre 2024 et 2027

À partir du 1er janvier 2026, chaque entreprise belge devra envoyer et recevoir des factures électroniques via le réseau Peppol. Avec OkiOki de Xerius, vous mettez cela en place pour votre entreprise en à peine trois minutes.

Avantage supplémentaire : 120 % des frais liés à la mise en place et à l’utilisation d’OkiOki entre aujourd’hui et 2027 sont déductibles de votre bénéfice imposable.

Quelles sont les nouveautés fiscales à prévoir pour 2025 dans votre déduction de frais ?

En 2025, plusieurs changements fiscaux concernent directement les indépendants. Le plus visible touche les frais liés à la voiture. Les véhicules qui émettent du CO₂ ne seront plus déductibles à 100 %. La déduction est plafonnée à 75 % en 2025 et diminuera chaque année pour atteindre 0 % en 2028. 

Les voitures électriques ou hybrides rechargeables conservent une déduction de 100 % jusqu’en 2027, mais celle-ci baissera aussi progressivement à partir de 2028. Pour le carburant, la règle est simple : à partir de 2026, il ne sera plus déductible pour les voitures thermiques.

La déduction pour investissements évolue également. À partir de 2025, elle se décline en trois formules : 

• Une formule basique à 10 % (ou 20 % pour les actifs numériques).
• Une formule thématique, plus avantageuse, qui offre 40 % de déduction pour les indépendants et petites entreprises
• Une formule à 30 % pour les autres, à condition d’investir dans des domaines ciblés comme l’énergie, le transport propre ou le numérique.

Les plus-values financières, dont les crypto-monnaies, seront désormais imposées à 10 %, avec une franchise annuelle de 10 000 €. Du côté des indépendants expatriés, les seuils de rémunération et les plafonds des frais pris en charge par l’employeur sont revus dès 2025.