Frais déductibles : indépendant complémentaire

Cet article rassemble les frais que vous pouvez déclarer, les règles à respecter et les pièges à éviter pour ne rien laisser au hasard.

Ce qu'il faut retenir

Les indépendants complémentaires bénéficient des mêmes règles de déduction fiscale que les indépendants principaux : trois critères essentiels (lien avec l'activité, justificatif valable, usage professionnel). Les frais entièrement déductibles incluent les cotisations sociales réduites (~80€/trimestre), le matériel professionnel et les formations métier. Pour les frais mixtes, appliquez un prorata réaliste : 69% pour les repas d'affaires, pourcentages variables pour les véhicules selon leur motorisation, et proportion d'usage réel pour téléphone/internet. Conservez tous les justificatifs pendant 7 ans minimum.

Frais professionnels déductibles : les règles de base

Avant de détailler la liste des frais, 3 conditions incontournables pour pouvoir les déduire doivent être remplies :

• Il doit y avoir un lien avec votre activité : les frais doivent être nécessaire pour exercer votre métier (matériel, déplacements, communication…).
• Le justificatif doit être valable, c’est-à-dire que vous devez avoir une facture ou un reçu nominatif à votre nom d’indépendant. Sans preuve, pas de déduction.
• Son utilisation doit être professionnelle. Si le frais est mixte (ex. voiture ou internet), seule la partie réellement utilisée pour l’activité est déductible. Nous en verrons les conditions juste après.

À noter : sur le plan fiscal, il n’y a aucune différence entre un indépendant principal et un indépendant complémentaire. Les mêmes règles de déduction s’appliquent, que vous soyez actif à temps plein ou que vous exerciez votre activité en plus d’un emploi salarié, vos frais professionnels sont traités de la même manière par l’administration.

La seule distinction se situe au niveau des cotisations sociales. Le coût est beaucoup plus élevé pour un indépendant principal (minimum 900 € par trimestre), tandis qu’un complémentaire paie des cotisations réduites (environ 80 € par trimestre), tant que son revenu reste limité. Globalement, pour se lancer, un indépendant complémentaire aura des coûts moindres par rapport à un statut principal.

Plus bas dans cet article, nous rentrons plus en détail sur les différentes subtilités de ces frais.

Les frais de déplacement et de véhicule

Certains déplacements liés à votre activité peuvent être déduits :

• Voiture : carburant, assurance, entretien… Déductibles entre 50 % et 100 %, selon les émissions de CO₂ du véhicule.
• Moto, vélo ou trottinette : jusqu’à 100 % de déduction si utilisé pour vos trajets professionnels.
• Transports publics : billets ou abonnements (SNCB, TEC, De Lijn, STIB) sont 100 % déductibles.

Nous vous prenons un exemple très souvent utilisé : un abonnement de train pour rencontrer un client est un coût entièrement déductible.

Les frais liés au bureau et à l’équipement

Vous pouvez déduire une partie ou la totalité des frais liés à votre lieu de travail et à votre matériel. Pour un bureau à domicile, vous pouvez déduire le loyer, électricité, chauffage, eau. La déduction s’effectue au prorata de la surface utilisée pour votre activité. Pour être sûr à 100% de votre calcul, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre comptable.

En ce qui concerne le mobilier de bureau, vous pouvez déduire à 100% votre chaise ergonomique qui vous évite des lombaires en compte, votre bureau assis-debout, toute votre fourniture de bureau et son armoire pour classer vos notes de frais.

Tous ces frais à 100% déductibles incluent aussi le matériel informatique comme un ordinateur, une imprimante, vos logiciels de facturation, les outils spécifiques à votre activité.

Frais de communication et abonnements

Vos frais de communication sont aussi déductibles, mais attention à bien distinguer usage pro et privé :

• Pour les téléphones fixe et mobile, les factures mensuelles et les achats d’appareils sont déduits au prorata de l’usage professionnel.
• L’abonnement Internet et le matériel associé (routeur, modem) suivent la même règle, avec le même prorata usage professionnel-privé.
• Les abonnements à des logiciels sont à 100% déductibles s’ils sont liés à votre activité. Cela concerne les services cloud, des outils de CRM, des logiciels de gestion ou des logiciels spécifiques à votre activité.

Le cas classique est celui du smartphone. Si vous l’utilisez moitié pour vos clients et moitié pour un usage perso, vous pouvez déduire 50 % de votre facture mobile.

Frais de repas, représentation et cadeaux d’affaires

Inviter un client au restaurant, participer à un séminaire ou offrir un petit cadeau en fin d’année… tout cela peut se déduire, mais pas entièrement. L’administration (code des impôts sur les revenus) applique des pourcentages précis : 69 % pour les repas professionnels, 50 % pour les réceptions et 50 % pour les cadeaux d’affaires, avec une limite de 125 € par client et par an.

En pratique, cela veut dire qu’un déjeuner d’affaires, un colis de Noël ou tout autre cadeau offert à un partenaire peut réduire votre revenu imposable, à condition bien sûr d’avoir une facture en règle et de rester dans les montants autorisés.

Frais de formation et perfectionnement

Même si tout partait d’un complément de revenu pour arrondir vos fins de mois, vous devez désormais vous former. C’est payant, mais cela reste un investissement pleinement déductible. Les cours, séminaires ou formations que vous suivez en lien direct avec votre activité peuvent être déclarés à 100 %. Cela vaut aussi pour les livres et supports pédagogiques achetés dans le cadre de votre métier.

Une formation en marketing digital pour développer votre activité d’indépendant complémentaire est entièrement déductible, tout comme un cours de comptabilité pour mieux gérer vos finances.

Frais financiers et assurances

Si vous financez votre activité avec un crédit, les intérêts de l’emprunt sont considérés comme des frais professionnels. Concrètement, cela signifie que si vous empruntez pour acheter un ordinateur, une voiture ou même pour lancer un projet, la partie “intérêts” de vos mensualités est déductible de vos revenus.

Les frais bancaires suivent la même logique. Un compte professionnel, les frais de carte bancaire, les commissions sur vos virements ou encore les frais prélevés par PayPal ou Stripe pour vos encaissements font partie intégrante de vos dépenses déductibles.

Le plus important dans l’histoire, ce sont les assurances professionnelles. La responsabilité civile professionnelle (RC Pro) vous protège en cas de dommage causé à un client. L’assurance revenu garanti sécurise vos revenus si vous tombez malade ou avez un accident. Et si vous travaillez dans un bureau ou stockez du matériel, une assurance incendie ou vol peut aussi être entièrement déductible. 

Vous pouvez faire appel à un courtier en assurance qui vous aidera à choisir les meilleures formules d’assurance selon votre situation.

Frais de marketing et publicité

Tout ce que vous investissez pour vous faire connaître et attirer des clients est considéré comme une dépense professionnelle. Cela inclut la publicité en ligne, comme des campagnes Google Ads, Facebook Ads, mais aussi la création de votre site web, vos cartes de visite et vos flyers. Ces frais sont déductibles à 100 %.

Le marketing ne se limite pas au digital. Les supports imprimés, comme les affiches, brochures, roll-up pour un salon, sont, eux aussi, déductibles complètement. Même logique si vous engagez un photographe ou un graphiste pour créer une identité visuelle professionnelle : la dépense entre dans la catégorie des frais de promotion.

Les actions de communication indirectes comptent aussi. Par exemple, le sponsoring d’un événement local, l’inscription à un salon professionnel ou l’achat d’un espace publicitaire dans un magazine spécialisé : tout cela est admis en frais déductible, tant que le lien avec votre activité est bien justifié.

Autres frais souvent oubliés

Attention, certains frais passent inaperçus alors qu’ils sont bel et bien déductibles. Le premier exemple est la cotisation sociale annuelle que vous payez à Xerius. Elle représente une charge importante, mais elle est intégralement déduite de vos revenus imposables.

Les honoraires de votre comptable, courtier ou autre consultant financier font aussi partie des frais oubliés. Pourtant, qu’il s’agisse de conseils ponctuels ou bien d’une gestion complète de votre comptabilité, ces montants peuvent être déduits à 100 %. Autant en profiter.

Comme mentionné plus haut dans les fournitures de bureau, il existe une série de petites dépenses du quotidien qui s’additionne vite : frais postaux, fournitures de bureau, timbres, cartouches d’encre, papier…

Ces coûts modestes sont souvent oubliés et reportés à plus tard... C’est dommage, car leur cumul peut représenter une déduction intéressante à la fin de l’année.

Les erreurs fréquentes à éviter

La première erreur consiste à déclarer des frais sans justificatif valable. Une simple preuve de paiement ne suffit pas toujours : l’administration réclame une facture ou un reçu en bonne et due forme. Sans document officiel, la dépense risque d’être rejetée.

Autre piège : mélanger dépenses privées et professionnelles. Utiliser sa voiture ou son téléphone à titre mixte est courant, mais il faut appliquer un prorata réaliste. Surévaluer la part professionnelle peut attirer l’attention du fisc et mener à une rectification.

Il y a aussi une erreur classique qui concerne beaucoup d’indépendants : la surestimation de la déduction de leur bureau à domicile. Déclarer une pièce entière alors qu’elle sert aussi de chambre d’amis ou de salle de jeux n’est pas admis. La règle est claire, la déduction doit refléter l’usage exclusivement professionnel.

Quelques conseils pratiques pour optimiser vos frais

Le premier réflexe à adopter est de toujours demander une facture à votre nom. Que ce soit pour un repas professionnel, un abonnement internet ou du matériel informatique, le justificatif doit clairement indiquer votre identité d’indépendant. Sans cela, la déduction est compromise.

Deuxième conseil : tenez une comptabilité claire et régulière. Même si vous n’avez que peu de frais, notez-les au fur et à mesure et conservez les preuves dans un dossier bien organisé. L’administration peut remonter plusieurs années en arrière. Vous devez conserver vos factures et reçus pendant au moins 7 ans, c’est la durée légale en Belgique. Cela vous évitera de stresser sur le fait que vous détenez ou non les documents demandés lors d’un contrôle.

Il est judicieux (voir même fortement recommandé) de consulter un comptable ou conseiller fiscal. Son coût est lui-même déductible, et son expertise vous permet de sécuriser vos déductions, d’éviter les erreurs et parfois même de découvrir des frais auxquels vous n’aviez pas pensé.