Frais professionnels déductibles : déconstruction du mythe

« Vous devez faire des frais » ou « Mets-le sur le compte de l’entreprise ». À force d’entendre ces réflexions, vous pourriez penser que tout est gratuit pour les indépendants, mais rien n’est moins vrai. Dans cet article, nous brisons le mythe qui règne autour des frais professionnels.


Tout d’abord, il faut bien comprendre ceci : bien que de frais plus élevés signifient moins d’impôts, tout frais engagé devra bel et bien être payé. Posez-vous dès lors cette question à chaque fois : les frais que vous souhaitez faire apportent-ils réellement une plus-value à votre entreprise ? Confèrent-ils une nouvelle dimension à vos produits ou à vos services ? Permettent-ils d’améliorer votre visibilité ? Améliorent-ils votre efficacité ?



Les quatre conditions auxquelles un frais professionnel doit répondre

Vos activités d’indépendant génèrent des revenus, mais elles requièrent également de consentir des dépenses et des investissements, voilà le principe de la déduction des frais. Dans votre déclaration annuelle à l’impôt des personnes, vous indiquez tant votre chiffre d’affaires que l’ensemble de ces frais professionnels. Plus vous déduisez de frais de vos revenus, moins votre revenu d’imposition est élevé. Vous payez peut-être moins d’impôts, mais il vous reste également moins pour financer vos dépenses privées.

Vos dépenses et investissements doivent répondre aux conditions suivantes pour être considérés comme frais professionnels :

  • Les frais se rapportent à votre activité

Ne reprenez donc aucun frais privé. Néanmoins, il existe parfois des frais mixtes (voir plus loin). Citons par exemple votre habitation dans laquelle vous avez un bureau. Remarque : Seule la partie à usage professionnel peut être considérée comme frais professionnel. Il en va de même pour Internet, le téléphone, l’énergie…

  • Les frais participent à la croissance de l’entreprise

En d’autres termes, vous réalisez la dépense ou l’investissement pour lancer ou faire croître votre entreprise. Peu importe qu’il s’agisse d’une machine, de fournitures de bureau ou d’un repas avec un client (potentiel).

  • Le paiement et la déduction aux impôts ont lieu la même année

Par exemple, si vous avez commandé un article fin 2017, vous ne pouvez plus indiquer ces frais dans votre déclaration d’impôts 2017 si la facture est datée de janvier 2018.

  • Un justificatif des frais est nécessaire

Généralement, il s’agit d’une facture, mais les tickets de TVA, les reçus et les notes de frais sont également des justificatifs valables. Vous devez les conserver pendant sept ans.

Comment procéder avec les frais « mixtes » ?

Votre véhicule, votre abonnement à Internet ou une pièce de votre habitation qui sert de lieu de travail : en pratique de nombreuses choses peuvent servir tant à un usage privé que professionnel. Vous devez les répartir comme suit : une partie peut être considérée comme frais professionnel, le reste est privé. La clé de répartition précise doit surtout être crédible par rapport à votre situation en particulier. Vous ne savez pas si certaines dépenses peuvent être considérées comme frais professionnel ? N’hésitez pas à faire appel à votre comptable.



Certains frais professionnels sont déductibles à 100 %, d’autres partiellement

Vous pouvez déduire intégralement de nombreux frais professionnels de vos impôts, notamment les frais relatifs à votre bureau ou à la partie professionnelle de votre logement (intérêts sur votre prêt, loyer, chauffage, téléphone, Internet…). Il en va de même pour :

  • vos cotisations sociales trimestrielles ;
  • les assurances pension comme le Revenu garanti ou une PCLI ;
  • les frais de votre comptable.

Ensuite, il existe des frais que vous ne pouvez déduire que partiellement :

  • Frais de restaurant : 69 %
  • Frais de représentation pour réceptions et cadeaux d’affaires : 50 %
  • Carburant pour votre véhicule : 75 % (exception : pour les trajets domicile-lieu de travail, vous pouvez déduire 0,15 euro par km)
  • Véhicule : entre 75 % et 100 % pour une entreprise personne physique, entre 50 % et 100 % pour les sociétés (en fonction des émissions de CO2).

Professions libérales : frais professionnels forfaitaires
Au lieu de garder les justificatifs en permanence, vous pouvez également utiliser les frais professionnels forfaitaires si vous exercez une profession libérale : un certain pourcentage de votre chiffre d’affaires, moins vos cotisations sociales. Plus votre chiffre d’affaires est élevé, plus ce pourcentage est faible. Mais bien que le forfait soit beaucoup plus simple, la plupart des professions libérales ne l’utilisent pas. Notamment, car les frais professionnels réels sont généralement plus élevés. Votre comptable peut vous aider à prendre la bonne décision.



Amortissez les investissements importants dans votre comptabilité sur plusieurs années

Les investissements importants vous accompagnent généralement plus longtemps. Prenons par exemple un bureau ou un bâtiment industriel, un véhicule, une machine ou du matériel informatique… Contrairement aux frais professionnels uniques, les investissements s’amortissent sur plusieurs années. Si vous investissez par exemple dans un nouvel ordinateur portable, vous pouvez déduire un tiers du prix d’achat de l’appareil trois années de suite.


Conclusion : soupesez chaque dépense

Faire des frais à l’aveuglette ou mettre toutes vos dépenses sur le compte de votre entreprise est loin d’être une bonne idée. Cela met à mal la santé financière de votre entreprise et vous pourriez vous faire taper sur les doigts en cas de contrôle fiscal. Vous interrogez-vous sur la déductibilité d’un frais en particulier ? Ou remarquez-vous que vos revenus sont très élevés en fin d’exercice ? Une seule adresse, votre comptable.