Kies de boekhouder die past bij jouw zaak en budget

Een goede boekhouder of accountant bespaart jou niet alleen rompslomp, maar ook geld. Hoe vind je de professional die bij je past? Xerius zet jou op het juiste spoor, en vertelt jou welke service je mag verwachten.

Nuttig om in je achterhoofd te houden

  • Zoek een boekhouder met ervaring in je vak. Zit samen en ga na of het klikt.
  • Spreek duidelijk af wat je precies van je boekhouder verwacht.
  • Staar je niet blind op de prijs. Een goede boekhouder betaalt zichzelf dubbel en dwars terug.




Hoe vind je de boekhouder of accountant die bij je past?

Kijk even mee. In geen tijd – je bent langer bezig voor een perfect zachtgekookt eitje - ontdek je perfect hoe jij de boekhouder vindt die bij je past. Best belangrijk, want een goede boekhouder is een echte goudklomp.

Zelfstandige worden #3: kies de boekhouder die bij je past

Zo, de binnenweg naar jouw ideale boekhouder gezien? Hieronder zetten we alle wegwijzers nog eens op een rijtje. Op die manier kom je stap voor stap tot bij een specialist die volledig op jouw lijn zit.






Stap voor stap je ideale boekhouder vinden

1. Leg je oor te luisteren bij collega-ondernemers

De meeste zelfstandigen vinden hun boekhouder via mond-tot-mondreclame. Dat is logisch, want je collega geeft jou méér dan enkel de contactgegevens. Je verneemt meteen ook relevante info over de aanpak van je boekhouder en eventuele specialisatie.




2. Kies een boekhouder met expertise in jouw vakgebied

Je boekhouder is je rechterhand op belangrijke momenten, zoals je belastingaangifte, de aankoop van een pand of een investering. Ook tussendoor moet je advies inwinnen en resultaten bespreken. Zoek daarom een boekhouder in je buurt én met ervaring in je specifieke branche. Die ervaring is zelfs nog belangrijker wanneer je apotheker of bakker bent of een vrij beroep uitoefent. Want dan gelden voor jou specifieke fiscale regels.

Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?


Zowel boekhouders als accountants zijn financiële professionals die jou helpen met je boekhouding en zakelijk advies. Een accountant is daarnaast ook wettelijk bevoegd voor enkele extra taken, zoals het uitreiken van de zogenaamde “accountantsverklaring” bij de jaarrekening van vennootschappen.

3. Ga op (gratis) kennismakingsgesprek

Een kennismakingsgesprek is normaal altijd gratis. Verken dus gerust het aanbod: zoek op Google naar boekhouders in je buurt, contacteer de beroepsfederaties BIBF en IAB, selecteer een drietal adressen en ga langs. Met deze tips maak je dan uit wie uit het beste hout gesneden is:

  • je krijgt uitgebreide antwoorden
    Een vraag als “Kies ik voor een eenmanszaak of voor een vennootschap?” is een goede graadmeter. Goede boekhouders lichten alle opties uitgebreid toe. En raden jou pas daarna een piste aan.
  • je boekhouder kent je sector
    Een boekhouder kan moeilijk elk beroep uit het hoofd kennen. Maar enige voeling is toch nodig. Volgt er een lange stilte nadat je je beroep hebt toegelicht, dan is hij of zij allicht niet jouw perfecte match.
  • je boekhouder denkt proactief mee
    Een goede boekhouder speelt in op jouw ambities. Hij of zij kaart dus bepaalde kwesties zelf aan: kostprijs, sociale bijdragen, mogelijke subsidies,...
  • je boekhouder spreekt mensentaal
    Een goede boekhouder doet zijn advies helder uit de doeken. Een handige test: vraag meer informatie over de procedures voor betaling van de sociale bijdragen. Is het betoog duidelijk en helder? Prima, dan kan deze boekhouder jou zelfs de relativiteitstheorie van Einstein uitleggen!




Welke diensten mag je verwachten van je boekhouder of accountant?

1. Advies op jouw maats

Die goede raad reikt verder dan je onkosten of belastingen. Je boekhouder kan ook helpen bij het opstellen van een financieel plan, het overschakelen naar een andere ondernemingsvorm en je zoektocht naar privé-investeerders.




2. Een service die bij je past

Je kiest zelf de mate van dienstverlening door je boekhouder. Wil je bijvoorbeeld een deel van je boekhouding zelf doen? Dan zal je boekhouder een passend boekhoudpakket aanbevelen. Zo kan je zelf je btw aangeven, waardoor je slechts één keer per jaar met je boekhouder dient af te spreken.




3. Je blijft op de hoogte van de nieuwste wetgeving

Duiken er nieuwe regels op die je zaak centen kunnen opleveren? Een goede boekhouder speelt daar snel op in. Dat gebeurt trouwens vaker dan je misschien vermoedt. Denk maar aan nieuwe aftrekbare onkosten, de taxshift of fiscale gunstregelingen zoals de tax shelter.

Een voorbeeld uit de praktijk: schakel je boekhouder in voor je belastingaangifte

Eén keer per jaar krijgt iedere Belg het op zijn bord: de belastingaangifte. Als zelfstandige krijg je zelfs beide delen van het dikke formulier te verwerken. Daarom laten de meeste ondernemers deze klus over aan hun boekhouder. Dat is geen must, want je kan ook zelf de koe bij de horens pakken. Maar wees gewaarschuwd: dat is geen wandelingetje in het park.




Optie 1: je vult de aangifte zelf in

Welk cijferwerk moet je dan allemaal vermelden?

  • Je bruto-omzet: het totaalbedrag van alle verkopen van je bedrijf.
  • Je reële beroepskosten: alle uitgaven die noodzakelijk zijn om je zaak draaiende te houden. Heel wat beroepskosten kan je volledig aftrekken van je inkomsten. Denk maar aan kosten voor je kantoor of professionele huisvesting en kosten voor telefoon en internet. Ben je zelfstandige in bijberoep? Let dan zeker goed op met de btw, en zorg voor een correcte aangifte van je kosten.
  • Je forfaitaire (beroeps)kosten: oefen je een vrij beroep uit? Dan kan je ook kiezen voor forfaitaire kosten. Die bedragen een vast percentage van je omzet min je sociale bijdragen. Hoe hoger je omzet, hoe kleiner het percentage. In de praktijk kiezen veel vrije beroepers voor de reële beroepskosten, omdat deze meestal hoger liggen.
  • Je (pensioen)verzekeringen: ook een VAPZ of Gewaarborgd Inkomen zijn beroepskosten. Langs die weg betaalt de fiscus een flink deel van jouw pensioen en vervangingsinkomen.
  • Je sociale bijdrage: elk jaar krijg je van je sociaal verzekeringsfonds een fiscaal attest. Daarop staat een samenvatting van de bijdragen die je het jaar ervoor betaalde. Ook deze bijdragen zijn aftrekbaar, waardoor je minder belastingen betaalt.



Optie 2: je schakelt je boekhouder in

Toch loop je een zeker risico door in je eentje het fiscale labyrint in te trekken. Denk alleen al aan de tijd die je verliest bij het invullen. Die kan je toch nuttiger besteden voor je zaak? En er zijn nog meer redenen om de klus aan je boekhouder toe te vertrouwen. Kijk maar:

  • Elk jaar groeit het aantal fiscale codes In 2019: 38 nieuwe stuks. In 2020: 75 nieuwe codes. De wildgroei aan codes op je belastingaangifte gaat onverminderd voort.
  • Je boekhouder bemerkt vast aftrekposten die jij over het hoofd zag. Reken maar uit hoeveel je zo bespaart op je belastingen.
  • Als expert kent je boekhouder alle uitzonderingen.De regels rond inkomsten uit meerdere activiteiten, zegt jou dat iets? De deels aftrekbare beroepskosten? Het fiscaal statuut van de meewerkende echtgenoot? Het kan allemaal in je voordeel spelen. En je boekhouder weet hoe.


Belastingaangifte via boekhouder: tot wanneer heb je tijd?

Als je je aangifte zelf doet, moet je je belastingbrief ten laatste eind juni indienen. Maak je gebruik van Tax-on-web, dan krijg je meestal een tweetal weken langer de tijd. Meer tijd nodig om je belastingaangifte voor te bereiden? Laat de aangifte dan over aan je boekhouder. Die krijgt namelijk respijt tot eind oktober. En in uitzonderlijke tijden, zoals tijdens de coronacrisis, zelfs nog iets langer. Op die manier koop je tijd om je facturen, attesten, aankoopbewijzen en btw-bonnetjes netjes op orde te krijgen.

Toch raden we je aan om niet tot het laatste moment te wachten. Want wie te laat is, krijgt geen verwittiging meer, wel onmiddellijk een boete.



Conclusie

Je kan gerust zelf je belastingaangifte invullen. Maar de job aan je boekhouder toevertrouwen is een investering die je beslist terugverdient.



Wat kost een goede boekhouder of accountant?

Er zijn veel formules mogelijk, want alles hangt af van jouw situatie. Ben je zelfstandige in hoofd- of bijberoep? Hoe complex is je zaak? Hoeveel taken vertrouw je je boekhouder toe?


Daarom zullen de meeste boekhouders jou de vrijheid laten: verkies je een forfait per jaar of per kwartaal? Of betaal je liever per uur? In dat laatste geval mag je uitgaan van uurtarieven die starten vanaf 75 euro, exclusief btw. Vraag altijd een duidelijke offerte, waarin alle taken vermeld worden: invoeren van je facturen, btw-aangifte, belastingaangifte, jaarafsluiting, gesprekken, en ga zo maar door.


Tip: staar je niet blind op de prijs. De investering in een goede boekhouder verdien je dubbel en dwars terug. Wat krijg je voor je geld – die vraag is van belang. Onthoud ook altijd dat boekhoudkosten 100% fiscaal aftrekbaar zijn als beroepskost.




Je kan veranderen van boekhouder

De relatie met je boekhouder of accountant is gefundeerd op vertrouwen. Dat vertrouwen mag echter niet blind zijn. Zorg ervoor dat je altijd op de hoogte bent van wat je consultant doet, en dat je ook begrijpt waar hij of zij mee bezig is. Vergeet niet dat het om jouw zaak gaat, en dat jij dus de eindverantwoordelijkheid draagt.


Voel je je niet meer gelukkig bij de samenwerking? Dan is veranderen mogelijk. Als je indertijd een schriftelijk contract afsloot, respecteer dan de voorziene opzegtermijn. Bij een mondelinge overeenkomst bepaal je in onderling overleg een redelijke opzegtermijn. Je nieuwe boekhouder gaat best van start bij het begin van een nieuw kwartaal of – nog beter – een nieuw boekjaar.

Jouw boekhouder en Xerius: één front


Xerius werkt samen met heel wat boekhouders en accountants, dus wellicht ook met de jouwe. Je adviseur krijgt online toegang tot jouw dossier bij Xerius, waardoor hij of zij jou kan helpen met je opstart. Zo kan je boekhouder of accountant je evolutie als zelfstandige op de voet volgen, waardoor hij met zijn advies kan inspelen op je actuele situatie.