Digitale facturatie verplicht vanaf 2026: wat betekent dat voor jou?
Wat is digitale facturatie?
Een gestructureerd elektronisch systeem waarbij facturen zonder menselijke tussenkomst worden gelezen door computersoftware. Eigenlijk wil dat zeggen dat je als bedrijf je facturen niet meer in pakweg pdf-formaat verzendt of ontvangt, maar wel via een gecodeerde elektronische factuur. Zo kunnen je facturen makkelijker verwerkt worden door bijvoorbeeld boekhoudsystemen en computersoftware.
Bij een e-invoice, zoals een digitale factuur ook wel genoemd wordt, komt er dus geen fysiek persoon meer tussen om de factuur over te typen in een boekhoudsysteem.
Enkel voor facturatie tussen ondernemingen
Digitale facturatie wordt enkel verplicht voor facturatie tussen ondernemingen. Voor facturatie naar eindklanten geldt de verplichting niet. Factureer je aan de overheid? Dan ben je al verplicht om elektronisch te factureren.
Waarom wordt digitale facturatie ingevoerd?
Het is de ambitie van de federale regering om de btw-kloof te verkleinen dankzij digitale facturatie. Die btw-kloof is het verschil tussen verwachte btw-ontvangsten en de werkelijk geïnde bedragen. Het Internationaal Monetair Fonds (IMF) berekende dat deze kloof voor België 2% van het Bruto Nationaal Product (BNP) bedraagt, wat neerkomt op zo’n 11 miljard euro.
Welke voordelen biedt digitale facturatie?
Digitale facturatie biedt jou als ondernemer enkele belangrijke voordelen:
- Het zorgt voor administratieve vereenvoudiging. Overtypen van facturen is verleden tijd.
- Het bespaart geld voor je zaak. Het risico op fouten en bijhorende kosten verkleint immers.
- Het systeem werkt sneller en efficiënter dan klassieke facturatie. Een druk op de knop volstaat meestal.
Elektronische facturatie is dus zeker geen extra beperking, wel een kans om de digitale transitie te versnellen, je administratieve lasten te beperken en facturatiestromen duidelijker in beeld te brengen.
Digitale facturatie: wat is de rol van Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Om de stap naar digitale facturatie te bewerkstelligen, heeft de federale overheid gekozen voor dit Europese netwerk.
Zo kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel en veilig elektronische berichten uitwisselen.
Ondernemingen kunnen zich via een éénmalige registratie bij een PEPPOL-access point aansluiten op dit netwerk.
Hoe bereid je je voor op de overgang naar digitale facturatie?
De overheid voorziet een lange overgangsperiode. Terecht. Uit onderzoek van Xerius blijkt dat 60 procent van de Belgische ondernemers zich nog niet voorbereidt op de overgang naar digitale facturatie. Er is dus nog wat werk.
Voor een efficiënte overgang kijk je als bedrijf best eerst na of je boekhoudsoftware voldoet aan de vereiste normen. Is dat niet het geval? Dan bestaan er specifieke toepassingen om elektronische facturatie te integreren in je boekhoudsysteem. Zo zijn er tools om al je inkomende en uitgaande facturen te koppelen en te verwerken, en dat tegen zeer concurrerende prijzen.
