De btw helder uitgelegd voor starters

De btw is zo’n beetje als de relativiteitstheorie van Einstein: velen hebben ervan gehoord, maar weinigen weten hoe de vork aan de steel zit. Als zelfstandige krijg jij elke dag opnieuw met de heffing te maken. Daarom is het belangrijk om het principe van de btw te begrijpen. Ploeg door deze informatie en hopsakee, je bent helemaal mee.

Btw, een eigenaardig beestje?

Valt wel mee. In een paar minuten leggen we je kristalhelder het abc van de btw uit. Kijk zelf maar.

Zelfstandige worden #6: de btw helder uitgelegd

Iets gemist? Niet erg. Hieronder krijg je letter na letter nog eens alles op een rijtje. Daarna kent het alfabet van de btw geen geheimen meer voor jou.





Wat is de btw?

“btw” is misschien wel het beroemdste – of beruchtste – letterwoord uit het zelfstandigenbestaan. De letters staan voor “belasting over de toegevoegde waarde”. Zoals de naam al zegt, gaat het om een extra heffing die je klant betaalt bovenop de prijs die jij vraagt voor je product of dienst. Dat geld mag je jammer genoeg niet houden: doorstorten aan de overheid is het parool.





Hoe wordt de btw berekend?

In feite ben je als zelfstandige een soort van doorgeefluik. Je ontvangt de btw die de consument aan jou betaalt (A). Daarnaast hou je ook heel goed bij hoeveel btw je zelf betaalt op je aankopen (B).


Is A > B? Dan stort je het verschil tussen beide bedragen door aan de overheid.

Is B > A? Dan krijg je het verschil in btw terug.


Het verschil tussen A en B geef je door aan de overheid via je btw-aangifte.

Een voorbeeld

Je verkoopt iets voor € 100.

Hierop reken je 21% btw, het meest gangbare tarief. Je klant betaalt dus € 121.

Die € 21 – d.w.z. 21% btw op € 100 – stort jij in de kassa van de staat.

Welke btw-tarieven reken je aan als zelfstandige?

Er bestaan in ons land drie verschillende tarieven: 6%, 12% en 21%. Het tarief dat jij moet hanteren, hangt af van wat je verkoopt. De maatstaf van 21% is het vaakst van toepassing, behalve in de volgende gevallen.



12% btw

  • voor onder meer steenkool, margarine, banden voor landbouwmachines en tractoren, gewasbeschermingsmiddelen, privé-investeringen in sociale huisvesting, restaurant- en cateringdiensten en bereide maaltijden in de horeca.
  • voor niet-bereide maaltijden in de horeca (zoals kaas, chips, worstjes, dranken en ook afhaalmaaltijden) blijft het btw-tarief 21%.


6% btw

  • voor onder meer basisproducten (zoals voeding en dranken) en voor geleverde diensten met een sociaal karakter (zoals levensnoodzakelijke producten, personenvervoer en landbouwdiensten).


0% btw

  • voor onder meer dag- en weekbladen die minstens 48x per jaar in printversie verschijnen, recuperatiestoffen en -producten, import- en exportdiensten naar niet-EU-landen, internationaal personenvervoer en bemiddeling bij vervoer, opslag en invoer.

Het kan ook gebeuren dat je verschillende tarieven moeten hanteren. Dat is bijvoorbeeld het geval als je een restaurant opent. Voor de dranken geldt de maatstaf van 21%, terwijl op je biefstuk-friet slechts 12% btw wordt geteld. Idem als fietshersteller. Voor je werkuren reken je 6% aan, voor de wisselstukken 21%.





De btw-aangifte indienen, is dat moeilijk?

Dat valt best wel mee. Als starter heb je de keuze: per kwartaal of per maand.


Kies je voor de kwartaalaangifte, dan dien je deze online in. Dat moet gebeuren via Intervat, uiterlijk op de 20ste van de maanden januari, april, juli en oktober.


Die aangifte gebeurt dan telkens voor het voorafgaande kwartaal. Met andere woorden: de btw die je incasseerde in de maanden januari, februari en maart dien je in tegen 20 april.




Betalen of terugkrijgen?

Na het indien van je aangifte volgt de rekening. Kreeg je meer btw binnen dan dat je zelf betaalde? Dan dien je btw te betalen, en uiteraard doe je dat tijdig. Hieronder lees je wanneer dat precies moet gebeuren bij kwartaalaangiften.


In te dienen ten laatste op

Te betalen ten laatste op

1ste kwartaal
20 april
20 april
2de kwartaal
20 juli
20 juli 
3de kwartaal
20 oktober
20 oktober
4de kwartaal
20 januari
voorschot: 24 december
saldo: 20 januari

Betaalde je zelf meer btw dan je ontving? Dan krijg je geld terug. Kijk wel uit: de btw-administratie doet dat niet uit eigen beweging. Kruis daarom op je btw-aangifte het desbetreffende vakje aan. Zo maak je duidelijk dat je de teveel betaalde btw terug wil.





Waarom moet je als starter een btw-nummer aanvragen?

Je btw-nummer is als een pasje om binnen en buiten te lopen. Dit unieke identificatienummer – bijvoorbeeld: BE0123.456.789 – vereenvoudigt het innen en doorstorten van de btw. Daarom moet je het verplicht vermelden op alle documenten van je zaak. Sterker nog: zonder btw-nummer kan je niet eens starten als zelfstandige.


Het aanvragen van een btw-nummer is dus een noodzakelijke stap in het wettelijke proces om te starten als zelfstandige. Die aanvraag kan je doen bij Xerius Ondernemingsloket of bij je boekhouder. Kies je voor de eerste optie, dan worden in één moeite door ook alle andere wettelijke administratieve stappen gefikst, zoals je ondernemingsnummer, je aansluiting als zelfstandige en de aanvraag van eventuele vergunningen. Zo staat je zaak meteen in de startblokken.

Btw-nummer aanvragen 

Start je als zelfstandige via Xerius? Reken dan op 3 tot 5 werkdagen voor de activatie van je btw-nummer. Laat vervolgens de champagne maar knallen: je bent officieel zelfstandige.





Kan ik vrijgesteld worden van BTW?

Is de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen interessant voor jou?

In sommige gevallen kan je een vrijstelling van btw aanvragen. Bij vrijstelling van btw heb je wel een btw-nummer, maar je rekent aan je klanten geen btw aan – en je stort bijgevolg ook niets door aan de overheid. Of dat een aantrekkelijke piste is, hangt af van een aantal criteria.




Criterium 1: je jaaromzet ligt lager dan € 25.000 excl. btw

De btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen is geknipt voor jou als je jaaromzet lager ligt dan €25.000 exclusief btw. Let wel: het gaat wel degelijk om de omzet van een volledig jaar.


Ben je nog geen volledig jaar bezig als zelfstandige? Dan wordt je jaaromzet berekend met de formule: jaaromzet = aantal dagen actief x € 25.000 / 365


Stel dat je start als zelfstandige op 15 mei 2020. Tot 31 december werk je dus in totaal 231 dagen. Je jaaromzet is dus = 231 x €25.000 / 365 = € 15.821,92




Criterium 2: de voordelen van btw vrijstelling wegen zwaarder dan de nadelen

(+) je bent goedkoper voor particulieren
Dat komt omdat je geen btw bij je prijzen telt. Zo kan je goedkoper zijn of – hint, hint – een hogere winstmarge hanteren.


(+) je hebt minder administratie
Je dient immers geen btw-aangifte meer in te dienen. De verplichting van een klantenlisting blijft echter wel bestaan. Die dien je vóór 31 maart van elk jaar op te maken, behalve wanneer je geen omzet hebt geboekt. In dat geval spreken we van een nulaangifte.


(-) je bent duurder voor zelfstandigen met een btw-nummer
De medaille heeft ook een keerzijde. Je tarief exclusief btw is relatief hoger, wat jou minder interessant maakt voor btw-plichtige ondernemers. Zij verkiezen een factuur met btw, die zij vervolgens kunnen recupereren. Je kiest dus beter niet voor de vrijstellingsregeling als je enkel aan bedrijven levert.


(-) voor jou is alles 21% duurder
Jij dient zelf wel btw te betalen bij leveranciers die de vrijstelling niet gebruiken. Dat geld kan je niet recupereren, omdat je geen btw-aangiftes indient. Kies dus niet voor de vrijstelling als je veel aankopen doet voor je zaak. Want dan is het beter om de btw op die aankopen terug te krijgen.


(-) je belemmert misschien je groei
Lopen de zaken als een trein, en stijgt je omzet boven de € 25.000? Dan ben je verplicht om btw aan te rekenen – met andere woorden: om een prijsverhoging door te voeren. Dat kan klanten afschrikken.




Criterium 3: sommige zelfstandigen kunnen niet kiezen voor de btw-vrijstelling

Dat is het geval wanneer je “werken doet in onroerende staat” – zoals dat heet. Denk maar aan aannemers, schrijnwerkers, behangers, klusjesmannen, tuinmannen en ruitenwassers.

Conclusie: je keuze hangt af van je specifieke situatie.

Hak de knoop door samen met je boekhouder of accountant. Hij zet de plussen en de minnen voor jou op een rij, en kan jou vertellen welke btw-regeling het best bij jou past.

Misschien vraag je je dit nog af?

  • Welke andere btw-regelingen zijn er?

    Naast de btw-regeling met kwartaalaangiften en de vrijstellingsregeling zijn ook de volgende regelingen nog mogelijk:


    Bij een omzet van meer dan €2.500.000 (excl. btw)

    • je moet werken met maandaangiften, waarbij je elke maand de btw betaalt.

    Je mag ook werken met forfaitaire aangiften indien

    • je als zelfstandige een natuurlijke persoon, bvba, gcv of vof bent;
    • je voor minstens 75% van je omzet geen factuur uitreikt. Dat is bijvoorbeeld het geval bij kappers, bakkers, slagers, caféhouders en apothekers;
    • je jaarlijkse omzet niet hoger ligt dan €750.000 (exclusief btw).
  • Wat zijn intracommunautaire leveringen en verwervingen?
    “Intracommunautair” betekent dat je handelt tussen de lidstaten van de EU.

    Een intracommunautaire verwerving is een aankoop met btw in een lidstaat van de EU. In principe moet je dan in die lidstaat btw betalen. Omdat je btw-belastingplichtige bent, betaal je die btw echter in België. Je geeft die btw dan aan in je eigen kwartaalaangifte, en trekt deze meteen weer af in diezelfde aangifte. Kortom, je doet een nuloperatie.

    Een intracommunautaire levering betekent dat je verkoopt aan een btw-belastingplichtige in een andere lidstaat. Jij moet geen btw aanrekenen, want je klant geeft de btw in zijn thuisland aan.
  • Waarom verplicht de overheid soms maandaangiften bij een omzet hoger dan 250.000 euro? 

    Heel simpel: om makkelijker een oogje in het zeil te houden. Sommige activiteiten zijn nu eenmaal meer fraudegevoelig dan andere. Daarom wil de btw-administratie maandaangiften zien voor ondernemingen die beantwoorden aan deze beide voorwaarden:

    • actief zijn in de levering van minerale oliën, toestellen voor mobiele telefonie, computers en hun randapparatuur, toebehoren en onderdelen en landvoertuigen met een motor onderworpen aan de reglementering betreffende de inschrijving;
    • een omzet draaien hoger dan 250.000 euro.
  • Wanneer is btw-vrijstelling onmogelijk voor mijn zaak?

    Net zoals bij de vorige vraag: wanneer je actief bent in een fraudegevoelige sector. Volgens de wet gaat het om de volgende gevallen:

    • je doet werken “in onroerende staat”, zoals dat heet. Denk maar aan bouwondernemingen – inclusief klusjesman – tuinonderhoud, tuinaanleg en ruitenwassen.
    • je bent een horecaonderneming die gebruik maakt van het Geregistreerde Kassasysteem.
    • je werkt met tabaksfabrikaten.
    • je bent een visser.
  • Wat doe ik als de informatie wijzigt die ik heb doorgegeven?

    In de volgende gevallen moet je de btw-administratie op de hoogte brengen:

    • als je nieuwe activiteiten ontplooit of je activiteiten stopzet;
    • als je bankrekeningnummer voor teruggave van de btw wijzigt;
    • als je de btw op een andere manier wil aangeven.

    Wijzigt andere informatie die je opgaf bij je opstart? Dan komt de btw-administratie dat te weten via je btw-aangifte. Stel: je koesterde helemaal geen plannen om te verkopen in een andere EU-lidstaat. Na enkele maanden krijg je echter regelmatig grote bestellingen binnen vanuit Nederland. De btw-administratie komt dit dan te weten via je btw-aangifte.