« Insuffler la confiance à vos collaborateurs est primordial »

Les clients apprécient particulièrement leur approche personnelle. La numérisation a permis à l'entreprise de libérer plus de temps pour collaborer (encore) davantage avec l’entrepreneur. Pour Patrick Helsen, administrateur, l’accent est placé sur la création et la transmission de valeur. Heureusement, il peut aussi compter chaque jour sur une équipe soudée, car gagner un tel Award n’est pas chose facile.

Qui vous a transmis le virus de l’expert-comptable ?

Patrick : « Mon père était actif dans une famille de boulangers. Comme c’est souvent le cas dans une entreprise familiale, la combinaison intérêts familiaux/intérêts commerciaux fait rarement bon ménage.

Un réviseur d’entreprises est alors intervenu. Le voir à l'œuvre a piqué ma curiosité. J’étais moi-même ingénieur commercial en dernière année et j’étais prédestiné à travailler dans une entreprise chimique.

Et pourtant, j’ai postulé auprès de ce réviseur. Il m’a dit que je pourrais revenir lorsque j'aurais acquis un peu plus de connaissances. J’ai alors commencé dans d’autres bureaux de réviseurs. Quatre ans plus tard, j’ai créé mon propre bureau. Je n’avais encore aucun client à l’époque.

En tant qu’ingénieur commercial en informatique de gestion, j’ai toujours été intéressé par le traitement des données. De quelles informations dispose-t-on et comment les utiliser ? Si vous jetez un œil à notre brochure client, vous ne verrez pas les termes comptabilité et fiscalité.

Ce que nous offrons, c’est la création de valeur et la transmission de valeur. En soi, le client ne veut pas réellement payer pour le traitement des données financières, mais bien pour les informations qui en découlent.

Mes journées sont exclusivement consacrées aux entretiens clients. Nous examinons alors ensemble les chiffres à l’écran « en direct ». Souvent, ils permettent d’identifier certains problèmes au sein de l’entreprise.

Je suis une caisse de résonance et je remarque que l’entrepreneur l’apprécie énormément. Nous cherchons des solutions avec lui, afin de lui permettre d'atteindre encore ses objectifs personnels. Mon expérience de plus de 30 ans apporte souvent une réelle plus-value. »

Qui sont les clients de votre bureau ?

Patrick : « Nos clients sont généralement des PME de taille moyenne et des professions médicales.

Ce qui me procure surtout de l’énergie, c’est de faire des projets avec cet entrepreneur, d’établir des budgets, de négocier avec les banques et de procéder à des acquisitions.

Les temps difficiles créent des opportunités pour certaines entreprises, mais pour d’autres, ils requièrent une attention supplémentaire. Nous essayons alors de suivre ces clients de près afin de prendre les bonnes décisions. Les clients sentent que nous prenons leur suivi à cœur.

Nos collaborateurs internes doivent évidemment s'inscrire dans la même démarche. Voilà pourquoi nous organisons une fois par mois une « quality meeting » avec tous les collaborateurs.  Au cours de celle-ci, j’explique la direction que je souhaite prendre et nos points d'amélioration. Les membres de l’équipe doivent également se préparer et apporter leur contribution. Même s’il ne s’agit que de petites choses. C’est ainsi que nous nous y prenons ensemble. » 

Maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde n'est souvent pas chose aisée...

Patrick : « Exact, c’est pourquoi une bonne communication avec vos collaborateurs est si importante. Aujourd’hui, outre expert-comptable, vous devez également être juriste, marketeur, mais surtout People Manager.

Afin de maintenir une bonne ambiance de groupe, nous organisons régulièrement des teambuildings. Ou des séances de brainstorming à l’étranger, comme la dernière fois à Amsterdam et Berlin. Ces initiatives veillent à ce que les gens soient sur la même longueur d’onde et soient fiers de faire partie de l’équipe.

Trouver de nouveaux collaborateurs n’est pas évident, mais les conserver est également un défi. Nous sommes un bureau relativement petit, voilà pourquoi nous remarquons rapidement quand quelqu’un est préoccupé. Ma porte est littéralement toujours ouverte. »

Aujourd’hui, vous devez également promouvoir le télétravail pour attirer de nouveaux talents. Qu’en est-il chez Helsen Consulting ?

Patrick : « 100 % ici au bureau, 0 % à la maison et ce n’est pas à ma demande. Après le coronavirus, tout le monde a voulu revenir le plus rapidement possible. Ils voulaient ne rien manquer de ce qui se passe au bureau.

Il arrive sporadiquement qu’une personne travaille à domicile, simplement pour étudier un dossier en profondeur, par exemple. »

C'est plutôt atypique !

Patrick : « Oui, mais ici, on rit, il se passe beaucoup de choses, etc. Il y a des bureaux où il vaut mieux ne pas trop lever les yeux et quitter uniquement son écran d'ordinateur le soir venu. Ce n'est pas le cas ici.

On passe plus de temps au bureau qu’à la maison. Il vaut donc mieux évoluer dans un environnement agréable. J’investis également dans ce domaine. Le bureau est devenu un peu trop petit, c’est pourquoi nous sommes à la recherche d’un immeuble plus grand.

Tout le monde se demande pourquoi nous voulons faire construire un nouveau bureau. On entend souvent : « Permettez aux collaborateurs de faire un peu plus de télétravail à domicile, vous pourrez facilement en prendre cinq de plus ». Pas avec ce groupe, ils veulent être au courant de tout. Pouvoir se déplacer et se concerter de manière informelle à la machine à café. Je suis un homme satisfait. »

Les collaborateurs sont digital minded. Le client l’est-il aussi ?

Patrick : « Au début, de nombreux entrepreneurs redoutent une collaboration numérique. Nous ne laissons toutefois pas d'autres possibilités aux nouveaux clients. Ils enregistrent eux-mêmes les factures. Ils bénéficient toutefois d'un accompagnement intensif par un collaborateur du bureau.

Bien entendu, nous avons encore plusieurs anciens clients qui n’envisagent pas la transition numérique. Nous ne les laissons évidemment pas tomber. Le programme qu’un entrepreneur utilise pour établir ses factures de vente doit pouvoir être lié à notre système.

Les factures d’achat sont traitées sur la plateforme de Clearfacts, associée à Exact Online. Après une formation approfondie, l’entrepreneur effectue lui-même les comptabilisations. Sous la supervision de notre agence, bien entendu.

En outre, nous offrons au client un accès aux rapports sur mesure dans Silverfin. Il peut ainsi suivre la marge, le chiffre d’affaires, les frais de personnel et autres frais généraux et les comparer aux mois précédents et au budget. »

Comment l’organisation interne est-elle structurée ?

Patrick : « Nous avons 15 collaborateurs, et 7 d'entre eux sont affectés aux entretiens clients. Nous nous efforçons toutefois que tout le monde fasse tout de A à Z.

Au début, les nouveaux gestionnaires de dossiers suivent mes entretiens avec le client. Après un certain temps, je les encourage à le faire eux-mêmes. Il est très important d'insuffler la confiance à vos collaborateurs.

Ils sauteront ainsi le pas en toute tranquillité. Vous devez disposer de personnes compétentes à qui vous pouvez déléguer. L'être humain grandit lorsqu’il se sent valorisé.  C’est la seule manière de pouvoir progresser en tant que bureau. »

Pensez-vous que votre bureau puisse survivre dans un monde qui voit de plus en plus de grandes entreprises de comptabilité ?

Patrick : « Depuis que notre bureau a remporté l’award, j’ai déjà reçu deux offres. Tout est devenu si complexe, vous ne pourrez bientôt plus vous en sortir, disent-ils. » Vous n’avez pas toutes ces spécialisations en interne.

Je ne peux effectivement pas tout faire, mais je peux faire un screening de première ligne. La force de notre bureau réside dans notre grande flexibilité, dans notre prise de décisions éclair et dans notre travail « chirurgical » grâce aux spécialistes de notre réseau que nous sollicitons pour des questions très spécifiques.

De cette manière, j’évite les coûts élevés propres à un grand bureau. Cela peut sembler prétentieux, mais ces derniers temps, nous avons repris de beaux dossiers à ces grandes entreprises de comptabilité.

Les clients se sentent à nouveau entendus maintenant qu’ils ont à nouveau un interlocuteur fixe. Ils apprécient disposer de quelqu’un qui connaît les approches. De plus, ces clients veulent être servis rapidement et efficacement, et de préférence avec le sourire. »

D’où la reconnaissance avec l’Exact Award. Apparemment, le client apprécie la prestation de services d’Helsen Consulting Team.

Patrick : « Je pense que le client sent que nous faisons des efforts. J'envisage l’avenir avec sérénité.

Il y a des années, on disait que la profession de comptable ou d’expert-comptable était morte. Rien n'est moins vrai.

Malheureusement, cela a détourné plus de jeunes de la comptabilité. Maintenant que l’un de mes fils nous a rejoints en tant que conseiller juridique de première ligne, j’ai toute confiance en l’avenir de notre bureau. »

Danny Depourcq