Créer une société événementielle

Comment bien choisir votre spécialité ?

Le secteur de l’événementiel brasse un répertoire large et varié d’activités ! De l’organisation de mariage aux projets artistiques en passant par les événements d’entreprises et autres festivals, la première étape est de cibler précisément vos envies. Choisir une spécialité vous permettra de vous différencier sur ce marché concurrentiel et d’attirer la clientèle précisément visée.

Cela étant fait, il s’agira d’établir un business plan solide et détaillé. À cette fin, il est nécessaire de bien connaître le marché afin d’assurer la pérennité de votre agence événementielle. Identifiez la concurrence potentielle et pointez vos particularités. Client·es privé·es ou professionnel·les ? Séminaires ou mariages ? Prestataire de service ou organisateur·ice ? À vous de voir ce qui vous enthousiasme ! Mais avant de vous lancer, ces deux étapes du business plan et de l’étude de marché sont essentielles.

De quelles compétences clés avez-vous besoin ?

Se lancer dans la spécialisation événementielle requiert des compétences diverses. Il est donc nécessaire de disposer de plusieurs cordes à votre arc. Différents cursus existent en Belgique, dont certains en ligne, pour s’outiller à l’organisation d’événements.

Une agence événementielle s’occupe de toutes les étapes des événements conçus sur mesure pour chaque client·e. De la conception du projet jusqu’à sa réalisation, en passant par la logistique, la coordination des différent·es prestataires et la gestion du budget, vos prestations sont multiples. Pour créer une société événementielle, il faut être capable de gérer des contraintes, telles que le respect des délais, des normes de sécurité, la gestion des lieux d’accueil et la planification.

Outre la créativité et l’organisation, la réussite d’une agence événementielle repose également fortement sur la communication. Elle est aussi importante que l’aspect organisationnel au succès du projet. Ainsi, il faut être en mesure de déployer une communication efficace et percutante : site internet, réseaux sociaux, publicité, relais médiatiques sont autant d’outils utiles à maîtriser.

L’identité visuelle de votre société événementielle joue également un rôle important dans la valorisation de vos activités. Plus vous pouvez vous démarquer, plus vous gagnerez en visibilité… et donc en clientèle !

Enfin, il est essentiel d’être bien informé·e des réglementations événementielles. Celles-ci incluent la sécurité, les normes sonores, les mesures d’hygiène, l’obtention éventuelle d’autorisation auprès des autorités compétentes, les jauges à respecter ou en encore les règles d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.

Quel statut pour une agence événementielle ?

C’est fait ? Vous avez trouvé le créneau dans lequel vous souhaitez vous embarquer ? Vous disposez des compétences requises ? Voici donc venu le moment de choisir le statut juridique pour créer votre entreprise événementielle. Ayez à l’esprit que celui-ci doit être adapté à la taille et à la nature de l’activité que vous allez développer, ainsi qu’à l’ambition de votre agence événementielle. Le portail fédéral belge est une mine d’informations lorsqu’on envisage de créer une entreprise !

Créer une entreprise individuelle

Pour une création d’entreprise rapide, optez pour l’entreprise individuelle. Elle a l’avantage d’exiger peu de démarches administratives et d’avoir un coût de création relativement faible.

Après avoir ouvert un compte bancaire professionnel, vous devez vous inscrire à la BCE. La Banque Carrefour des Entreprises constitue le répertoire national de toutes les entreprises présentes sur le territoire belge. C’est cette institution qui vous attribue un numéro d’entreprise, unique et qui doit figurer sur l’ensemble de vos documents professionnels.

Cela étant fait, place au numéro de TVA. Il se compose de votre numéro d’entreprise précédé de la mention « TVA BE ». Si vous vous décidez de vous affilier à Xerius en tant qu'indépendant·e, nous créons gratuitement votre numéro de TVA. Sinon, vous devez activer votre numéro d’entreprise auprès de l’Administration générale de la Fiscalité du SPF Finances. Ce numéro vous permet de facturer la TVA à vos client·es avant de la reverser à l’État.

Vous devez ensuite vous affilier à une caisse d’assurances sociales, laquelle assure vos droits sociaux, tels que vos droits à la pension, à l’assurance maladie, l’indemnité d’incapacité de travail ou encore l’allocation de maternité. Très objectivement, la caisse d’assurances sociales Xerius est un excellent choix ! Si vous ne disposez pas de mutualité, c’est également le moment de choisir une institution qui remboursera une partie de vos frais médicaux et vous garantira une indemnité en cas d’incapacité de travail. Si vous n’êtes affilié·e nulle part, nous vous recommandons la mutualité Helan, notre partenaire de longue date chez qui nous pouvons vous affilier. Ainsi, vous n’avez pas à réaliser ces démarches administratives.

Enfin, il s’agira de contracter les deux assurances obligatoires que sont l’assurance responsabilité civile et l’assurance responsabilité professionnelle. La première pour faire face aux dégâts subis par les tiers qui ne sont pas vos client·es en cas d’erreur involontaire de votre part. La seconde pour couvrir les fautes qui ressortent de l’exercice de votre profession. Notez que chez Xerius, nous vous conseillons de contracter certaines assurances complémentaires qui peuvent s’avérer utiles, telles la pension complémentaire ou l’assurance revenu garanti.

Fonder une société

Vous préférez choisir de fonder une société ? Cette démarche est plus onéreuse et plus complexe, mais elle offre également certains avantages ! On fait le point !

Une société peut avoir différents statuts juridiques. Sur cette page consacrée à la création de sociétés, découvrez le statut qui conviendra le mieux à votre agence événementielle. Vous y trouverez également toutes les démarches administratives liées à son lancement : acte notarié, rédaction des statuts, publication au Moniteur belge, etc.

De la même manière que pour la société individuelle, vous devez souscrire à un compte bancaire professionnel. Particularité de ce statut juridique, il est obligatoire de vous adjoindre le soutien d’un·e comptable. Ensuite, inscription à la BCE, numéro de TVA, assurances obligatoires et complémentaires, caisse d’assurance sociale et autre mutualité, tout se rejoint.

Si la création d’une société est plus ardue et plus onéreuse, elle vous permet néanmoins de mieux protéger votre patrimoine personnel. Ce statut juridique offre également une fiscalité plus avantageuse grâce à un taux d’imposition inférieur, une plus grande facilité à intégrer des associé·es ou encore une meilleure crédibilité auprès des banques et autres partenaires potentiel·les.

Combien ça coûte de créer une société événementielle ?

Quel que soit le statut juridique pour lequel vous optez, vous ne pourrez échapper au coût de l’inscription à la BCE qui s’élève à 109 euros et à l’achat d’un numéro de TVA pour une somme de 78,65 euros… Quoique, si ! Si vous choisissez de vous affilier à Xerius en tant qu'indépendant·e, nous créons gratuitement votre numéro de TVA !

Si vous fondez une société, vous aurez à payer les coûts de l’acte notarié ainsi que ceux de la publication de vos statuts au Moniteur. En outre, s’il n’est plus légalement obligatoire, le capital de départ reste une garantie intéressante. Notez qu’il a été remplacé par l’exigence de l’élaboration d’un plan financier solide. En outre, vous devrez vous adjoindre, et donc rémunérer, un·e comptable, condition sine qua non à la création d’une société, quel que soit son statut.