Wegwijs in de btw als startende zelfstandige

Voor starters is de btw een groot doolhof. Xerius gidst jou door alle regelingen en controleert of je btw-nummer effectief geactiveerd is.




Wat is de btw?

Btw staat voor “belasting over de toegevoegde waarde”. Het is een belasting die de consument betaalt op de producten of diensten die hij bij jou aankoopt. Jij int deze taks bij je klant en stort deze vervolgens door aan de overheid.





Als zelfstandige betaal je dus in feite zelf geen btw. Je hebt wel de “administratieve last” om deze belasting te innen bij de consument en door te storten.


Het doorstorten gebeurt via je btw-aangifte, die de meeste zelfstandigen elk kwartaal indienen. Het bedrag dat je moet doorstorten is het verschil tussen de btw die je aan je klanten hebt aangerekend op je uitgaande facturen, en de btw die je zelf betaald hebt aan je leveranciers.

Komt je jaaromzet niet boven 25.000 euro?


Dan kan je vrijgesteld worden van btw. Je moet dan wel een btw-nummer aanvragen, maar je dient geen aangiften in.

Hoe ziet je btw-nummer eruit?

Jouw btw-nummer = de letters “BE” + je ondernemingsnummer van 10 cijfers.


Je btw-nummer is dus in feite je ondernemingsnummer dat “geactiveerd” wordt voor btw-gebruik. Daarom heb je eerst een ondernemingsnummer nodig vooraleer dit geactiveerd kan worden als btw-nummer.






Ben je btw-plichtig?

Die kans is behoorlijk groot. Bijna alle ondernemers moeten btw aanrekenen aan hun klanten. Alleen sommige vrije beroepen en beroepen met een sociaal karakter zijn vrijgesteld, en hebben dus geen btw-nummer nodig. Hieronder vind je een select overzicht van nummerloze beroepen:

  • arts
  • tandarts
  • kinesitherapeut
  • verpleegkundige
  • jeugdhuizen
  • ziekenvervoer
  • familiehulp
Je btw-nummer activeren

Welke btw-regeling is voor jou het meest interessant?

Voor het antwoord op die vraag klop je beter aan bij je boekhouder of accountant. Hij kan jou beslist vertellen welk van de volgende regelingen voor jou het meest geschikt is. Als vuistregel kan je ervan uitgaan dat je keuze afhangt van je omzet.


  • Omzet van minder dan €25.000 (excl. btw)
    Je kan genieten van de vrijstellingsregeling. Dit is het geval voor de meeste zelfstandigen in bijberoep.
  • Omzet van minder dan €2.500.000 (excl. btw)
    Je kan kiezen voor kwartaalaangiften: je betaalt pas om het kwartaal de btw.
  • Omzet van meer dan €2.500.000 (excl. btw)
    Je moet werken met maandaangiften, waarbij je elke maand de btw betaalt.

Je mag ook werken met forfaitaire aangiften

Indien je:

  • als zelfstandige een natuurlijke persoon, bvba, Comm.V. of vof bent;
  • voor minstens 75% van je omzet geen factuur uitreikt. Dat is bijvoorbeeld het geval bij kappers, bakkers, slagers, caféhouders en apothekers;
  • jaarlijkse omzet niet hoger ligt dan €750.000 (excl. btw).

Laat je aangiften verzorgen en indienen door je boekhouder


Zo kan jij op beide oren slapen en bespaar je jezelf veel werk. Over werk besparen gesproken: door alle documenten van je aan- en verkopen goed bij te houden effen je voor je boekhouder het pad naar een even tijdige als correcte aangifte.







De btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen: doen of niet doen?

In sommige gevallen kan je kiezen voor een vrijstelling van btw. Je hebt dan wel een btw-nummer, maar je rekent geen btw aan je klant (de consument) en stort deze dus ook niet door aan de overheid. Dat verlost jou ook van de verplichting om aangiftes te doen.


Klinkt aantrekkelijk? Niet altijd. Want kiezen voor btw-vrijstelling is pas interessant in bepaalde gevallen. Vraag daarom altijd je boekhouder om advies. Hij weet beter dan wie ook of je met de btw-vrijstelling de beste keuze maakt.


Of je kiest voor vrijstelling hangt af van:

  • je omzet;
  • of de voordelen opwegen tegen de nadelen;
  • de aard van je zaak en je type klanten. De juridische vorm van je onderneming speelt daarbij geen enkele rol.

Je omzet

De btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen is geknipt voor jou als je jaaromzet lager ligt dan €25.000 exclusief btw.


Let wel: het gaat wel degelijk om de omzet van een volledig jaar. In je startjaar – wanneer je geen 12 maanden actief bent, tenzij je begon op 1 januari – herberekent de overheid dus je omzet. Dat gebeurt met de formule:


jouw jaaromzet = aantal dagen actief x €25.000 / 365

Bijvoorbeeld: je start op 15 april 2018. Na deze dag werk je tot eind 2018 nog 260 dagen als zelfstandige. Jouw jaaromzet = 261 x €25.000 / 365 = €17.876

Voordelen vs. nadelen

  • (+) Je bent goedkoper voor particulieren
    Omdat je geen btw bij je prijzen telt, kan je iets goedkoper leveren of je winstmarge wat hoger zetten.
  • (+) Je hebt minder papierwerk
    Je moet niet elk kwartaal een btw-aangifte indienen. Let wel: vóór 31 maart van elk jaar dien je wel je klantenlisting door te geven, behalve wanneer je een nulaangifte indient. Met andere woorden: wanneer je in het kwartaal geen omzet hebt geboekt.
  • (-) Je bent duurder voor zelfstandigen met een btw-nummer
    Je tarief exclusief btw is immers relatief hoger, zoals we bij het eerste pluspunt zagen. Dat is voor btw-plichtige ondernemers minder interessant. Zij hebben liever een factuur met btw, zodat zij deze kunnen recupereren.
  • (-) Alles is voor jou 21% duurder
    Jij rekent geen btw aan je klanten, maar jouw leveranciers doen dat wel voor jou. De btw die jij betaalt kan je niet recupereren.
  • (-) Je zet misschien een rem op latere groei
    Gaat je omzet door de grens van €25.000? Dan dien je wel btw aan te rekenen. Gaan je particuliere klanten die stevige prijsverhoging slikken?

De aard van je zaak

Zelfstandigen die – en haal nu even diep adem – “werken doen in onroerende staat” kunnen niet kiezen voor de btw-vrijstelling. Dat is het geval voor aannemers, schrijnwerkers en behangers, maar ook voor klusjesmannen, tuinmannen en ruitenwassers.


Je btw-nummer activeren? Daarvoor zorgt Xerius.

Wanneer je een ondernemingsnummer aanvraagt bij Xerius, zorgen onze experts in één moeite door ook voor je btw-activatie. Zo kan jij op twee oren slapen, je bent helemaal in orde.

Je btw-nummer activeren

Is alles duidelijk?

Is deze fase in de opstart van je zaak helder voor jou? Dan ben je klaar voor de volgende stap.


Misschien vraag je je dit nog af?

  • Welk btw-tarief reken ik aan?

    Dat hangt af van wat je verkoopt. Het meest gangbare tarief is 21%, behalve in de volgende gevallen.


    12% btw

    voor onder meer steenkool, margarine, banden voor landbouwmachines en tractoren, gewasbeschermingsmiddelen, privé-investeringen in sociale huisvesting, restaurant- en cateringdiensten en bereide maaltijden in de horeca.


    Voor niet-bereide maaltijden in de horeca (zoals kaas, chips, worstjes, dranken en ook afhaalmaaltijden) blijft het btw-tarief 21%.


    6% btw

    voor onder meer basisproducten (zoals voeding en dranken) en voor geleverde diensten met een sociaal karakter (zoals levensnoodzakelijke producten, personenvervoer en landbouwdiensten).


    0% btw

    voor onder meer dag- en weekbladen die minstens 48x per jaar in printversie verschijnen, 
    recuperatiestoffen en -producten, import- en exportdiensten naar niet-EU-landen, internationaal personenvervoer en bemiddeling bij vervoer, opslag en invoer.


    gemengde tarieven

    Je merkt het aan deze lijstjes: veel zelfstandigen werken met gemengde btw-tarieven. Bekijk maar eens het kassaticket van een restaurant: je betaalt 21% op wat je drinkt en 12% op wat je ter plaatse eet. En je fietshersteller rekent 6% op zijn werkuren en 21% op de onderdelen die hij gebruikt.

  • Wat zijn intracommunautaire leveringen en verwervingen?

    “Intracommunautair” betekent dat je handelt tussen de lidstaten van de EU.


    Een intracommunautaire verwerving is een aankoop met btw in een lidstaat van de EU. In principe moet je dan in die lidstaat btw betalen. Omdat je btw-belastingplichtige bent, betaal je die btw echter in België. Je geeft die btw dan aan in je eigen kwartaalaangifte, en trekt deze meteen weer af in diezelfde aangifte. Kortom, je doet een nuloperatie.


    Een intracommunautaire levering betekent dat je verkoopt aan een btw-belastingplichtige in een andere lidstaat. Jij moet geen btw aanrekenen, want je klant geeft de btw in zijn thuisland aan.