Accountants schieten te hulp maar dreigen een IT-helpdesk te worden (Onderzoek van Xerius en UHasselt)
Antwerpen, 25 september 2025 – Het goede nieuws eerst: het merendeel van de accountants voelt zich goed voorbereid op de e-facturatieverplichting die op 1 januari ingaat. Bijna zes op tien zeggen niks te missen voor een geslaagde invoering. Al is een zesde van de boekhouders (17%) zelf de softwaretools nog aan het vergelijken. Zeven op de tien boekhouders vinden het ook hun taak om klanten te informeren. Dit wordt bevestigd in het Xerius onderzoek bij bijna 2.000 ondernemers: twee op drie ondernemers kijken vooral naar hun accountant voor hulp. Eén op drie accountants probeert daarbij te helpen door slechts één oplossing naar voren te schuiven. Accountants die veel telefonisch contact hebben, vrezen de meeste problemen bij de praktische invoering. Deze inzichten komen uit de spiegelbevraging van Xerius en UHasselt bij 143 accountants en bijna 2.000 ondernemers, uitgevoerd tussen februari en april 2025.
Meer dan de helft van de accountants (52%) verwacht weinig problemen bij de eigen invoering van e-facturatie, terwijl slechts 18% veel problemen verwacht. Heel anders is het beeld bij hun klanten: de helft van de accountants (50%) verwacht daar wél veel problemen, en slechts een kleine groep (16%) denkt dat de invoering van e-facturatie bij klanten vlot zal verlopen.
Bron: Onderzoek Xerius-UHasselt
“Veel accountants hebben zelf al de overstap gemaakt en oplossingen gekozen. Bijna vier op de tien (37%) hebben alles voorhanden om klanten de overstap te laten maken. Zes op tien geven aan nog hulp te kunnen gebruiken.”
Prof. dr. Maarten Corten Hoofddocent - Associate professor Auditing & Accounting, UHasselt
Accountants hebben voor hun klanten vooral nog nood aan ondersteuning bij de praktische implementatie van de softwaretool(s) (29%) en bij de integratie met andere systemen (24%). Eén op de vijf accountancykantoren (21%) heeft ook hulp nodig bij het vergelijken van de beschikbare tools. 11% is nog actief op zoek naar een gebruiksvriendelijke tool om e-facturen te versturen en te ontvangen.
Youssef Deconinck van Xerius bevestigt dit: “Sinds het voorjaar zagen we twee gangbare werkwijzen: vooral grotere kantoren met grotere klanten stellen meerdere softwareoplossingen voor zodat de klant kan kiezen. Één op drie accountants schuift dan weer slechts één enkele oplossing naar voren. Naarmate de invoeringsdatum van e-facturatie nadert, lijkt dat de meest aangewezen aanpak. Vooral dan voor ondernemers die zelf weinig digitale tools gebruiken en geen tijd willen of kunnen steken om ze te vergelijken. De accountant maakt een selectie en daar kan de ondernemer dan op vertrouwen.”
Klanten van accountants die één tool aangereikt kregen, zijn over het algemeen beter voorbereid op de invoering van e-facturatie. De accountants verwachten in dat geval ook minder problemen. Belangrijk om te benadrukken: het gaat om de perceptie van de accountants zelf.
“Accountants die één tool aanreiken, geven vaker aan dat hun klanten klaar zijn. Bijna een op vier (23%) van de accountants verwacht weinig problemen, ten opzichte van bijna één op de acht (12%) bij meerdere tools. Bij die laatste groep verwacht zelfs de helft veel problemen. Nu nog meerdere tools aanreiken kan dus een bottleneck creëren bij de invoering van e-facturatie”, waarschuwt professor Maarten Corten van UHasselt.
Opvallend: de meeste problemen worden verwacht door accountants die vaak telefonisch contact hebben met hun klanten. Bij deze groep verwacht 61% veel moeilijkheden bij klanten, en 53% ervaart bij hen een slechte tot beperkte voorbereiding. Maarten Corten van UHasselt vult aan: “Het ligt alvast niet aan de digitalisering van deze accountants zelf, maar hun klanten zijn het mogelijk minder gewoon om digitaal te werken. Een andere verklaring is dat dankzij frequent telefonisch contact accountants de vinger nauwer aan de pols kunnen houden en mogelijke problemen beter kunnen inschatten."
Dit laatste wordt bevestigd door het onderzoek bij ondernemers: de meerderheid (66%) zoekt ondersteuning bij hun accountant en de meesten hebben hulp nodig bij de keuze van tools (42%) en de implementatie ervan (26%).
Youssef Deconinck van Xerius geeft als aanbeveling: “Het is belangrijk dat accountants nu al proactief communiceren, om uitstelgedrag bij klanten te vermijden en heldere verwachtingen te scheppen. Anders dreigen ze richting 1 januari een IT-helpdesk te worden. Wij geven alvast tips mee via webinars. Accountants kunnen in de eindejaarperiode geen softwarehelpsdesk spelen, hoe klantgericht ze ook zijn.”
E-mail is de belangrijkste vorm van communiceren met de klant: 63% van de accountants zetten het op de eerste plaats; ook bij de anderen staat het in de top drie. Telefoon staat bij bijna de helft (47%) op de tweede plaats. Face-to-face contact staat het vaakst op de derde plaats (32%). Online meetings en het boekhoudplatform volgen het vaakst op respectievelijk de vierde en vijfde plaats (28%).
Bron: Onderzoek Xerius-UHasselt
Het taartdiagram geeft weer wat accountants aanduiden als het communicatiekanaal dat ze het meest gebruiken om met hun klanten te communiceren:
Dus 62% van de accountants communiceert het meest via email, 10% het meest via telefoon,…
Bron: Onderzoek Xerius-UHasselt
Het merendeel (80%) van de accountants bereidt facturen voor met een accounting- of billing software. Slechts 10% gebruikt daarvoor de meer generieke tools zoals Word of Excel. Qua output naar klanten verstuurt meer dan 70% de facturen in digitaal formaat (bijvoorbeeld in Word of PDF), en 60% doet dit al in een gestructureerd elektronisch formaat zoals XML.
Opvallend: 18% van de accountants stuurt wel nog facturen op papier. “Over klantgerichtheid gesproken: accountants die vandaag nog papieren facturen opmaken, doen dat waarschijnlijk op vraag van de klant. Een beroep dat zo gedigitaliseerd is, doet dat niet voor zijn gemak. E-facturatie wordt op dat vlak zeker ook een zegen”, besluit Youssef Deconinck van Xerius.
Het onderzoek naar digitalisering en e-facturatie bij Vlaamse ondernemers en accountants gebeurde via een online bevraging tussen 24 februari en 28 april: in totaal vulden 1.967 ondernemers en 143 accountants de vragenlijst volledig in. Van de accountants waren de meesten (66%) partner in hun accountancykantoor met gemiddeld 25 jaar ervaring in de accountancysector. Het merendeel van de ondernemers zijn eenmanszaken (47%) of zaakvoerders van een BV (41%). De anderen zijn zaakvoerders van een VOF (2%), een NV (4%), of een andere rechtsvorm (6%). De helft van de bedrijven is jonger dan 10 jaar. 58% van de ondernemers heeft geen personeelsleden, 30% tussen 1 en 3, zes procent tussen 4 en 10, de resterende zes procent heeft meer dan 10 medewerkers. Hoewel een survey-onderzoek altijd onderhevig is aan selectievertekening, liggen deze statistieken in lijn met de verdeling binnen de populatie van zelfstandige ondernemers in Vlaanderen, wat erop wijst dat de steekproef als representatief kan worden beschouwd.
Xerius ondersteunt de opstart, wijziging en stopzetting van een onderneming. Dit betekent dat ze onder meer de administratieve stappen voor startende zelfstandigen in orde brengen.
Xerius berekent ook de sociale bijdragen in opdracht van de overheid en adviseert hen over hun plichten en rechten.
Vanuit 12 kantoren neemt Xerius deze taak ter harte, voor meer dan 238.000 zelfstandigen en 140.000 vennootschappen.
Ook in jou schuilt een ondernemer. Doe er iets mee op Xerius.be
Het Research Center for Entrepreneurship and Family Firms (RCEF) aan de Universiteit Hasselt is een interdisciplinair onderzoekscentrum dat zich richt op ondernemerschap en familiebedrijven. Het centrum streeft ernaar maatschappelijke waarde te creëren door middel van relevant en rigoureus academisch onderzoek, onderwijs en hoogwaardige dienstverlening aan bedrijven en organisaties.