Btw-nummer aanvragen: zo begin je eraan

Om je zaak op de rails te zetten moet je verplicht enkele watertjes doorzwemmen. De aanvraag van je btw-nummer bijvoorbeeld. Maak het jezelf gemakkelijk, en laat Xerius daarvoor zorgen. Wij nemen de rompslomp van je schouders, en houden in de gaten of de administratie je btw-nummer ook effectief activeert.

Wat is de btw?

Btw staat voor “belasting over de toegevoegde waarde”. Het is een belasting die de consument betaalt op de producten of diensten die hij bij jou aankoopt. Jij int deze taks bij je klant en stort deze vervolgens door aan de overheid.


Als zelfstandige betaal je dus in feite zelf geen btw. Je hebt wel de “administratieve last” om deze belasting te innen bij de consument en door te storten.


Het doorstorten gebeurt via je btw-aangifte, die de meeste zelfstandigen elk kwartaal indienen. Het bedrag dat je moet doorstorten is het verschil tussen de btw die je aan je klanten hebt aangerekend op je uitgaande facturen, en de btw die je zelf betaald hebt aan je leveranciers.

Btw-nummer online aanvragen

Welke btw-regeling is voor jou het meest interessant?


Voor het antwoord op die vraag klop je beter aan bij je boekhouder of accountant. Hij kan jou beslist vertellen welk van de volgende regelingen voor jou het meest geschikt is. Als vuistregel kan je ervan uitgaan dat je keuze afhangt van je omzet.

  • Omzet van minder dan €25.000 (excl. btw) Je kan genieten van de vrijstellingsregeling. Dit is het geval voor de meeste zelfstandigen in bijberoep. Opgelet: je moet wel altijd je btw-nummer aanvragen, ook al ben je vrijgesteld.
  • Omzet van minder dan €2.500.000 (excl. btw) Je kan kiezen voor kwartaalaangiften: je betaalt pas om het kwartaal de btw.
  • Omzet van meer dan €2.500.000 (excl. btw) Je moet werken met maandaangiften, waarbij je elke maand de btw betaalt.

Welke informatie heeft de btw-administratie nodig?

Een btw-nummer aanvragen voor je zaak gaat van een leien dakje: Xerius regelt dat immers voor jou. Om je aanvraag in te dienen bij de administratie hebben we alleen wat informatie van jou nodig.




Je ondernemingsnummer

De btw-administratie zal je ondernemingsnummer activeren als btw-nummer.

  • je btw-nummer = BE + je ondernemingsnummer
  • bijvoorbeeld: ondernemingsnummer = 0123.456.789 > btw-nummer = BE0123.456.789

Heb je nog geen ondernemingsnummer? Wacht dan nog even met de aanvraag van je btw-nummer en was eerst en vooral dit varkentje. 




Je activiteit

Die informatie is belangrijk voor je btw-aangifte: doe je dat maandelijks of per kwartaal?


Voor sommige activiteiten gelden aparte regels. Zo moet je als autohandelaar maandaangiften indienen als je omzet hoger ligt dan 250.000 euro. Voor de meeste andere activiteiten mag je werken met kwartaalaangiften tot een omzet van 2.500.000 euro.


Er bestaat ook een vrijstellingsregeling, waarbij je geen btw aanrekent aan je klanten – en dus ook geen aangiftes moet indienen. Ben je actief in de bouw, tuinaanleg of ramenreiniging – de zogenaamde “werken in onroerende staat” – dan kan je deze vrijstellingsregeling niet gebruiken.




Welke omzet verwacht je jaarlijks te draaien?

Een inschatting volstaat. Je moet echt niet tot op de eurocent precies rekenen, je kan immers niet in de toekomst kijken. Hou er rekening mee dat de btw-administratie jou geen btw-vrijstelling zal toestaan als je een jaaromzet verwacht van meer dan 25.000 euro.




Welke btw-regeling wil je aanvragen?

  • Met periodieke kwartaalaangiften
    Dit is – op een paar uitzonderingen na – de regeling voor ondernemingen met een omzet tot 2.500.000 euro.
  • Met btw-vrijstelling
    Je kan deze regeling aanvragen als je zaak minder dan 25.000 euro omzet draait. Let wel: dit is jouw vrije keuze. Je bent helemaal niet verplicht om deze vrijstelling aan te vragen.
  • Met een andere regeling
    Meer uitleg daarover vind je bij de veelgestelde vragen.

Neem je een andere onderneming geheel of gedeeltelijk over?

In dat geval kan je de btw-rekening-courant mee overnemen. Nog nooit van gehoord, zeg je? Lig er niet wakker van, want dan heb je er vast niet mee te maken.



Wil je zaken doen met andere lidstaten van de EU?

Dan ben je een btw-buitenbeentje. De overheid wil dan weten of je goederen levert in een ander EU-land, en voor welk bedrag.  Dat heeft te maken met het principe van de intracommunautaire leveringen en verwervingen. Dat werkt zo:


Stel jij verkoopt goederen in een ander EU-land. In dat geval reken jij geen btw aan jouw btw-belastingplichtige klanten. Zij geven de btw aan in hun eigen aangifte.


Doe je zelf aankopen in een ander EU-land? Dan betaal je geen btw op de factuur. Je moet de btw wel aangeven – en dus ook weer aftrekken – in je eigen Belgische aangifte.


Ga je voor meer dan 200.000 euro aan goederen zal leveren in een ander EU-land? Dan moet je maandaangiften doen (geen kwartaalaangiften). Op die manier kan de administratie die intracommunautaire handelingen beter opvolgen.


Maak je gebruik van de vrijstellingsregeling, en dien je dus geen aangiftes in? Dan kan je ervoor kiezen om op je aankopen in een andere EU-lidstaat Belgische btw te betalen in plaats van de buitenlandse btw. Dat is uiteraard enkel interessant wanneer het Belgische btw-tarief lager ligt dan deze in de andere EU-lidstaat. In dat geval dien je bijzondere aangiftes in.

Btw-nummer online aanvragen

De btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen: doen of niet doen?

In sommige gevallen kan je een vrijstelling van btw aanvragen. Je hebt dan wel een btw-nummer, maar je rekent geen btw aan je klant (de consument) en stort deze dus ook niet door aan de overheid. Dat verlost jou ook van de verplichting om aangiftes te doen.


Klinkt aantrekkelijk? Niet altijd. Want kiezen voor btw-vrijstelling is pas interessant in bepaalde gevallen. Vraag daarom altijd je boekhouder om advies. Hij weet beter dan wie ook of je met de btw-vrijstelling de beste keuze maakt.


Of je kiest voor vrijstelling hangt af van:

  • je omzet;
  • of de voordelen opwegen tegen de nadelen;
  • de aard van je zaak en je type klanten. De juridische vorm van je onderneming speelt daarbij geen enkele rol.

Je omzet

De btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen is geknipt voor jou als je jaaromzet lager ligt dan €25.000 exclusief btw.


Let wel: het gaat wel degelijk om de omzet van een volledig jaar. In je startjaar – wanneer je geen 12 maanden actief bent, tenzij je begon op 1 januari – herberekent de overheid dus je omzet.


Dat gebeurt met de formule: jouw jaaromzet = aantal dagen actief x €25.000 / 365


Bijvoorbeeld: je start op 15 april 2018. Na deze dag werk je tot eind 2018 nog 260 dagen als zelfstandige. Jouw jaaromzet = 261 x €25.000 / 365 = €17.876




Voordelen vs. nadelen

  • (+) Je bent goedkoper voor particulieren
    Omdat je geen btw bij je prijzen telt, kan je iets goedkoper leveren of je winstmarge wat hoger zetten.
  • (+) Je hebt minder papierwerk
    Je moet niet elk kwartaal een btw-aangifte indienen. Let wel: vóór 31 maart van elk jaar dien je wel je klantenlisting door te geven, behalve wanneer je een nulaangifte indient. Met andere woorden: wanneer je in het kwartaal geen omzet hebt geboekt.
  • (-) Je bent duurder voor zelfstandigen met een btw-nummer
    Je tarief exclusief btw is immers relatief hoger, zoals we bij het eerste pluspunt zagen. Dat is voor btw-plichtige ondernemers minder interessant. Zij hebben liever een factuur met btw, zodat zij deze kunnen recupereren.
  • (-) Alles is voor jou 21% duurder
    Jij rekent geen btw aan je klanten, maar jouw leveranciers doen dat wel voor jou. De btw die jij betaalt kan je niet recupereren.
  • (-) Je zet misschien een rem op latere groei
    Gaat je omzet door de grens van €25.000? Dan dien je wel btw aan te rekenen. Gaan je particuliere klanten die stevige prijsverhoging slikken?

De aard van je zaak

Zelfstandigen die – en haal nu even diep adem – “werken doen in onroerende staat” kunnen niet kiezen voor de btw-vrijstelling. Dat is het geval voor aannemers, schrijnwerkers en behangers, maar ook voor klusjesmannen, tuinmannen en ruitenwassers.

Hoe verloopt de aanvraag van je btw-nummer?

  • Klop online aan bij Xerius om je btw-nummer aan te vragen. Dat kan voor een administratiekost van 55 euro (exclusief btw).
  • Wij bezorgen je aanvraag aan de btw-administratie. Jij krijgt een bevestiging dat je aanvraagformulier ontvangen is.
  • De btw-administratie verwerkt jouw aanvraag binnen de week, en activeert je ondernemingsnummer als btw-nummer in de KBO. Wij gaan na of dat ook effectief gebeurt. Blijkt dat niet het geval? Dan informeren we naar de reden.
  • Vervolgens ligt de bal in jouw kamp: hou – eventueel samen met je boekhouder – je facturen goed bij, en dien je aangiftes correct en tijdig in.




Klik en klaar: vraag je btw-nummer aan met één formulier



Heb je al een ondernemingsnummer?

Dan is de eerste stap achter de rug. Je nummer zal geactiveerd worden als jouw btw-nummer.


€66,55 inclusief btw

  • Activatie van ondernemingsnummer als btw-nummer

  • Ondersteuning tijdens de aanvraag

Btw-nummer online aanvragen

Heb je nog geen ondernemingsnummer?

Schrijf je zaak dan eerst en vooral in bij de KBO. Dan krijg je een ondernemingsnummer.


€155,05 inclusief btw

  • inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (88,50 euro)
  • ondernemingsnummer activeren als btw-nummer (66,55 euro)
  • aansluiting als zelfstandige
  • ondersteuning met andere opstartformaliteiten, zoals de aanvraag van bepaalde vergunningen
Je eenmanszaak online opstarten
Je vennootschap oprichten

Misschien vraag je je dit nog af?

  • Welke andere btw-regelingen zijn er?

    Naast de btw-regeling met kwartaalaangiften en de vrijstellingsregeling zijn ook de volgende regelingen nog mogelijk:


    Bij een omzet van meer dan €2.500.000 (excl. btw)

    • je moet werken met maandaangiften, waarbij je elke maand de btw betaalt.

    Je mag ook werken met forfaitaire aangiften indien

    • je als zelfstandige een natuurlijke persoon, bvba, gcv of vof bent;
    • je voor minstens 75% van je omzet geen factuur uitreikt. Dat is bijvoorbeeld het geval bij kappers, bakkers, slagers, caféhouders en apothekers;
    • je jaarlijkse omzet niet hoger ligt dan €750.000 (exclusief btw).
  • Wat zijn intracommunautaire leveringen en verwervingen?
    “Intracommunautair” betekent dat je handelt tussen de lidstaten van de EU.

    Een intracommunautaire verwerving is een aankoop met btw in een lidstaat van de EU. In principe moet je dan in die lidstaat btw betalen. Omdat je btw-belastingplichtige bent, betaal je die btw echter in België. Je geeft die btw dan aan in je eigen kwartaalaangifte, en trekt deze meteen weer af in diezelfde aangifte. Kortom, je doet een nuloperatie.

    Een intracommunautaire levering betekent dat je verkoopt aan een btw-belastingplichtige in een andere lidstaat. Jij moet geen btw aanrekenen, want je klant geeft de btw in zijn thuisland aan.
  • Waarom verplicht de overheid soms maandaangiften bij een omzet hoger dan 250.000 euro? 

    Heel simpel: om makkelijker een oogje in het zeil te houden. Sommige activiteiten zijn nu eenmaal meer fraudegevoelig dan andere. Daarom wil de btw-administratie maandaangiften zien voor ondernemingen die beantwoorden aan deze beide voorwaarden:

    • actief zijn in de levering van minerale oliën, toestellen voor mobiele telefonie, computers en hun randapparatuur, toebehoren en onderdelen en landvoertuigen met een motor onderworpen aan de reglementering betreffende de inschrijving;
    • een omzet draaien hoger dan 250.000 euro.
  • Wanneer is btw-vrijstelling onmogelijk voor mijn zaak?

    Net zoals bij de vorige vraag: wanneer je actief bent in een fraudegevoelige sector. Volgens de wet gaat het om de volgende gevallen:

    • je doet werken “in onroerende staat”, zoals dat heet. Denk maar aan bouwondernemingen – inclusief klusjesman – tuinonderhoud, tuinaanleg en ruitenwassen.
    • je bent een horecaonderneming die gebruik maakt van het Geregistreerde Kassasysteem.
    • je werkt met tabaksfabrikaten.
    • je bent een visser.
  • Wat doe ik als de informatie wijzigt die ik heb doorgegeven?

    In de volgende gevallen moet je de btw-administratie op de hoogte brengen:

    • als je nieuwe activiteiten ontplooit of je activiteiten stopzet;
    • als je bankrekeningnummer voor teruggave van de btw wijzigt;
    • als je de btw op een andere manier wil aangeven.

    Wijzigt andere informatie die je opgaf bij je opstart? Dan komt de btw-administratie dat te weten via je btw-aangifte. Stel: je koesterde helemaal geen plannen om te verkopen in een andere EU-lidstaat. Na enkele maanden krijg je echter regelmatig grote bestellingen binnen vanuit Nederland. De btw-administratie komt dit dan te weten via je btw-aangifte.

  • Welk btw-tarief reken ik aan?

    Dat hangt af van wat je verkoopt. Het meest gangbare tarief is 21%, behalve in de volgende gevallen.

    12% btw
    voor onder meer steenkool, margarine, banden voor landbouwmachines en tractoren, gewasbeschermingsmiddelen, privé-investeringen in sociale huisvesting, restaurant- en cateringdiensten en bereide maaltijden in de horeca.
    Voor niet-bereide maaltijden in de horeca (zoals kaas, chips, worstjes, dranken en ook afhaalmaaltijden) blijft het btw-tarief 21%.

    6% btw
    voor onder meer basisproducten (zoals voeding en dranken) en voor geleverde diensten met een sociaal karakter (zoals levensnoodzakelijke producten, personenvervoer en landbouwdiensten).

    0% btw
    voor onder meer dag- en weekbladen die minstens 48x per jaar in printversie verschijnen, 
    recuperatiestoffen en -producten, import- en exportdiensten naar niet-EU-landen, internationaal personenvervoer en bemiddeling bij vervoer, opslag en invoer.

    gemengde tarieven
    Je merkt het aan deze lijstjes: veel zelfstandigen werken met gemengde btw-tarieven. Bekijk maar eens het kassaticket van een restaurant: je betaalt 21% op wat je drinkt en 12% op wat je ter plaatse eet. En je fietshersteller rekent 6% op zijn werkuren en 21% op de onderdelen die hij gebruikt.