Peppol et l’e-facturation chez Xerius : qu’est-ce qui passe par où ?

E-facturation (UBL) : votre décompte automatiquement dans votre comptabilité

Chez Xerius, vous pouvez recevoir les décomptes de vos cotisations sociales au format UBL. UBL, c’est un fichier structuré qui peut être lu automatiquement par votre progiciel comptable. Ainsi, le décompte est traité par votre expert-comptable ou par vous-même sans intervention manuelle.

Important à savoir :

• cela ne passe pas par Peppol.
• C’est en fait un service complémentaire en plus de l’envoi classique.
• Sur le plan juridique, les cotisations sociales ne sont pas des factures entre entreprises.

Pour activer facilement l’e-facturation, allez dans

• My Xerius
  Cliquez en haut à droite sur votre nom → Paramètres → Lier plateforme comptable.
• Xerius Desk
  Votre expert-comptable peut le paramétrer pour chaque client.

Pourquoi les cotisations sociales ne passent pas par Peppol

Peppol est destiné aux factures entre entreprises.

Les cotisations sociales ne sont pas des factures entre deux entreprises. Elles sont établies à votre nom personnel et ne relèvent donc pas du flux de factures B2B classique. C’est pour cela que nous n’envoyons pas les décomptes de cotisations sociales via Peppol.

Vous souhaitez les intégrer automatiquement dans votre comptabilité ? Utilisez dans ce cas le lien UBL.

Quid de la cotisation à charge des sociétés ?

La cotisation à charge des sociétés est établie au nom de la société. Ici aussi, il ne s’agit pas d’une facture à strictement parler. Il n’y a donc aucune obligation légale qui imposerait de les envoyer via Peppol.

Néanmoins, nous comprenons qu’il soit pratique pour les sociétés et leurs experts-comptables de recevoir cette demande de paiement via Peppol. Cela correspond mieux au fonctionnement des logiciels comptables et au traitement d’autres documents entrants. C’est pour cela que nous mettons tout en œuvre pour pouvoir envoyer le décompte de la cotisation à charge des sociétés via Peppol.

Vous payez par domiciliation ? Voici quelques points à surveiller

Vous travaillez avec une domiciliation ? Dans ce cas, vous ne devez rien faire pour vos décomptes trimestriels ordinaires. Nous mentionnons dans la demande de paiement que le montant sera prélevé automatiquement.

Vous recevez vos décomptes via UBL ? Dans ce cas, il est important de savoir comment cette notification est créée.

Dans les messages UBL, nous indiquons que le paiement s’effectue par domiciliation si le décompte trimestriel précédent a été payé par domiciliation ou POM. Cela ne signifie pas toujours que le paiement actuel se fera automatiquement. Vérifiez donc toujours que le paiement a effectivement été effectué, surtout dans les situations suivantes :

• Un paiement POM (domiciliation unique)
• Lorsqu’une domiciliation a échoué, par exemple en raison d’un solde insuffisant

Important : UBL n’affiche pas tout ce que vous devez payer
Le but d’UBL, c’est que votre décompte trimestriel soit automatiquement intégré dans votre comptabilité.
Les montants que vous devez payer ne sont pas tous envoyés via UBL.

Les éléments suivants ne vous sont pas envoyés via UBL :

• Régularisations
• Arriérés de cotisations
• Majorations
• Frais

Ne basez donc pas vos paiements exclusivement sur les documents UBL.

Consultez toujours My Xerius pour obtenir un aperçu complet des paiements à effectuer.

Vous avez un doute ? Contactez-nous.